Зарплата и кадры в 1С:ЗУП: как устроена работа в программе

Что такое 1С:ЗУП и для кого она

Конфигурация «Зарплата и управление персоналом» предназначена для автоматизации кадрового учёта и расчёта заработной платы на предприятиях различного масштаба по законодательству РФ, включая предприятия со сложной юридической структурой, унитарные предприятия и некоммерческие организации (глава 1 «Общая характеристика программы»). Она рассчитана на четыре роли, которые в малой организации совмещает один человек: кадровик, табельщик, расчётчик и ответственный за налоги и отчётность.

Персональные данные хранятся с сохранением прежних значений и историей изменений документов: видно, кто и что менял. Программа соответствует требованиям Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ — регистрируются события доступа к персональным данным, формируется согласие на их обработку. Кадровые события оформляются приказами по унифицированным формам: приём — Т-1, перевод — Т-5, увольнение — Т-8, личная карточка — Т-2. По времени поддерживаются гибкие графики, включая сменные и суммированный учёт, график отпусков Т-7, приказы о сверхурочной работе и простое. По расчёту — поставляемые и настраиваемые начисления, сторнирование при вводе сведений «задним числом», средний заработок, удержания, займы, выплаты через банк, кассу и раздатчика, расчётные листки и отчёты.

Базовая версия предназначена для небольших предприятий с одним пользователем (глава 23 «Особенности базовой версии»): в ней не поддерживаются учёт нескольких организаций в одной базе, одновременная работа нескольких пользователей и изменение конфигурации, а воинский учёт и история изменения штатного расписания при начальной настройке не предлагаются. При переходе на ПРОФ накопленные данные сохраняются.

Из чего складывается работа: четыре участка

Работа устроена как конвейер: настройка задаёт правила, кадры и учёт времени поставляют факты, расчёт превращает факты в суммы, отчётность отражает результат. Ошибка на любом участке проявляется дальше по цепочке, поэтому причину расхождения ищут с начала, а не с формы отчёта.

• Настройка — возможности программы, учётная политика, подразделения и должности, графики, права.
• Кадры — штатное расписание, приём, перевод, совместительство, увольнение, воинский учёт.
• Время и отсутствия — графики и табель, отпуска, больничные, командировки, сверхурочные.
• Расчёт — начисления и премии, средний заработок, пособия, аванс и НДФЛ, удержания.
• Отчётность и бухучёт — 6-НДФЛ, взносы, ЕФС-1, статистика, данные для проводок.

Интерфейс не фиксирован: нужная функциональность указывается в начале работы и меняется позже (глава 2 «Выбор используемых возможностей и настройка программы»). Включённая возможность добавляет команды, документы, справочники и начисления, невыбранная не отображается — отсюда частый вопрос «почему у меня нет такого документа».

Настройка: что задаётся до первого расчёта

Предприятие в программе — это одна или несколько организаций. Пока организация одна, поле её выбора в формах скрыто; со второй оно появляется автоматически (глава 3 «Описание структуры предприятия»). Общая база удобна тем, что персональные данные, начисления и удержания вводятся один раз, а доступ пользователей можно ограничить конкретными организациями.

Место работы описывается подразделением и должностью, а структура подразделений используется в кадровых приказах и отчётных формах, при начислении, выплате и исчислении НДФЛ — последнее критично, если подразделение зарегистрировано в другом налоговом органе. Если указано, что расчёт и выплата ведутся по организации в целом, вводить документы по подразделениям нельзя. Помощник начальной настройки, перенос данных и права доступа — в статье «Начальная настройка 1С:ЗУП».

Кадровый блок: расписание, приём, перевод, увольнение

Явного требования составлять штатное расписание закон не содержит, но его отсутствие вызывает вопросы при проверках и осложняет увольнение по сокращению; составлять его рекомендовано по унифицированной форме Т-3 (глава 4 «Ведение штатного расписания»). Вести расписание в программе тоже необязательно, но тогда при приёме и переводе должность выбирается из полного списка, а начисления назначаются вручную.

Что даёт включённое расписание: печать формы Т-3, выбор должности из списка конкретного подразделения, автоматическое заполнение состава и размера начислений по позиции, контроль соответствия приказов расписанию и анализ расстановки. Позиция — должность в подразделении с условиями труда и количеством штатных единиц; её уточняют разрядом, не заводя отдельные должности «Токарь 5 разряда» и «Токарь 6 разряда».

Основной объект учёта — сотрудник; сотрудниками считаются и работники по трудовым договорам, и договорники по договорам ГПХ (глава 5 «Учет кадров и формирование фонда оплаты труда»). При нескольких трудовых договорах человек представлен одним физическим лицом и несколькими сотрудниками: персональные данные хранятся один раз, условия работы и суммы — отдельно по каждому договору. НДФЛ при этом исчисляется с учётом всех доходов физического лица у налогового агента, поэтому дублирование человека несколькими физлицами ломает расчёт налога. Оформление приёма, перевода, совмещения и совместительства разобрано в статье «Штатное расписание и кадровые документы в 1С:ЗУП».

Увольнение всегда расчётное: все причитающиеся суммы выплачиваются в день увольнения, а если работник в этот день не работает — не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте (ст. 140 ТК РФ). Норма императивна и не зависит от согласия работника: по разбору «Когда производить расчет с сотрудником при увольнении в день подачи заявления?» выплата позже даты увольнения влечёт проценты по ст. 236 ТК РФ (без заявления работника) и штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ — для организаций от 30 000 до 50 000 руб. Состав окончательного расчёта — в статье «Расчёт при увольнении».

Отпуска, больничные и командировки

Ежегодные отпуска, болезнь и отпуска по уходу за ребёнком регистрируются и оплачиваются всегда, остальные виды отсутствий подключаются в настройках расчёта зарплаты (глава 9 «Отпуска, командировки и прочие отсутствия»). Такие документы регистрируют и время, и сохраняемый средний заработок.

Программа ведёт остатки ежегодных отпусков: право на дни задаётся для отпуска в целом, для позиции штатного расписания и для сотрудника в кадровых документах, причём итоговыми считаются данные кадровых документов. Разовый отпуск по коллективному договору (например, три дня на бракосочетание) ежегодным не является — остаток по нему не ведётся и компенсация при увольнении не выплачивается. Право на ежегодный отпуск с сохранением места работы и среднего заработка установлено ст. 114 ТК РФ, продолжительность — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) (разбор аудиторов 1С:ИТС о дополнительных выходных днях по уходу за ребёнком-инвалидом). Виды отпусков, график, перенос, продление и отзыв — в статье «Отпуска в 1С:ЗУП», расчёт суммы — в статье «Расчёт отпускных».

Отпускные выплачиваются за три календарных дня до начала отпуска. Если отпуск начинается с первого числа, зарплата за предыдущий месяц на дату выплаты ещё не рассчитана: после её начисления средний заработок пересчитывается, положительная разница доплачивается, а отрицательную работодатель по своей инициативе удержать не вправе (ст. 137 ТК РФ) — «Как платить отпускные и отражать их в 6-НДФЛ, если отпуск начинается с первого рабочего дня месяца?».

Больничные регистрируются документом «Больничный лист», который заодно рассчитывает пособие (глава 10 «Больничные листы и другие пособия»); средний заработок для пособий считается по своим правилам, и его исходные данные хранятся отдельно. Пособие за первые три дня нетрудоспособности платит работодатель (п. 1 ч. 2 ст. 3 Закона № 255-ФЗ), остальное — СФР (разбор аудиторов 1С:ИТС о болезни в учебном отпуске). Обмен идёт по электронным больничным: в течение трёх рабочих дней со дня закрытия ЭЛН фонд направляет работодателю сведения для исчисления пособия за его счёт (п. 23.2 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010) — «Когда при выплате пособия нужно учитывать доходы у другого страхователя?». Порядок расчёта — в статье «Расчёт больничного и пособий в 1С:ЗУП».

За время командировки за работником сохраняется средний заработок (ч. 1 ст. 167 ТК РФ), порядок установлен п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства России от 16.04.2025 № 501 (разбор о приостановлении работы в командировке); у совместителей средний заработок сохраняет направляющий работодатель («Как оплачивать командировку внутреннему совместителю?»). Оформление, суточные и выходные в поездке — в статье «Командировки в 1С:ЗУП».

Воинский учёт

Воинский учёт ведут все организации независимо от формы собственности (п. 7 ст. 8 Закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ) по Положению, утв. постановлением Правительства России от 27.11.2006 № 719, и методическим рекомендациям Генштаба ВС РФ. Обязанность не снимается, даже если в штате один человек — генеральный директор, он же единственный учредитель (разбор аудиторов 1С:ИТС). Если военнообязанных работников менее 500, обязанности выполняет один работник по совместительству (п. 12 Положения) — «Как вести воинский учет в обособленных подразделениях организации?».

В программе это отдельная возможность, которую нужно включить. Она хранит сведения, заполняет раздел личной карточки и формирует документы для военкоматов: приказ об организации учёта и бронирования, план работ, расписку в приёме документа воинского учёта, сведения о гражданине и его приёме или увольнении, листок сообщения об изменениях, списки для сверки (глава 6 «Ведение воинского учета»). Порядок работы кадровика — в статье «Воинский учёт у работодателя в 1С:ЗУП».

Учёт времени и повышенная оплата

Режим работы задаётся графиком: общие графики назначаются при приёме и при необходимости уточняются индивидуально на месяц (глава 11 «Учет времени»). Ключевое правило: если документы об отклонениях не введены, программа считает время полностью отработанным по графику — этих данных достаточно для табеля Т-13, повременной оплаты и среднего заработка. Производственный календарь поставляется с праздничными днями и переносами выходных и заполняется на новый год при обновлении программы.

Основания повышенной оплаты различаются. Сверхурочная работа оплачивается исходя из зарплаты по действующим системам оплаты труда, включая стимулирующие и компенсационные выплаты: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ), а по желанию работника оплата заменяется дополнительным отдыхом. Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). Ночным считается время с 22 до 6 часов, такие часы оплачиваются повышенно независимо от того, была работа сверхурочной или в выходной («Нужно ли отдельно оплачивать ночные часы при работе сверхурочно или в выходные дни?»). Оформление приказами, начисления и пересчёт стоимости часа — в статье «Оплата работы в выходные, праздники и сверхурочно».

Средний заработок: механизм, от которого зависят пять выплат

Средний заработок — общая база для отпускных и компенсации за отпуск, оплаты командировки, выходного пособия и других случаев сохранения заработка. Порядков расчёта два, и путать их нельзя. «Трудовой» средний считается по ст. 139 ТК РФ и Положению, утв. постановлением Правительства России от 24.04.2025 № 540 (ранее применялось Положение, утв. постановлением Правительства России от 24.12.2007 № 922); расчётный период — 12 месяцев, предшествующих месяцу сохранения заработка, причём месяцем считается период с 1-го по последнее число (п. 10 Положения № 540 в разборе выплаты отпускных). Пособия за счёт СФР считаются по Закону от 29.12.2006 № 255-ФЗ и Положению, утв. постановлением Правительства России от 11.09.2021 № 1540 («Как считать средний заработок для выходного пособия при увольнении в 2025 году?»).

В программе данные для пособий хранятся отдельно от данных для «трудового» среднего; можно настроить начисление, рассчитываемое из среднего заработка, и назначить доплату до среднего отдельным документом (глава 1 документации). Общий разбор — расчётный период, состав выплат, исключаемые периоды, премии, индексация — в статье «Средний заработок»: при расхождении любой «средней» выплаты причина чаще не в формуле, а в составе базы и исключаемых периодах.

Расчёт зарплаты за месяц: один документ и его источники

Окончательный расчёт выполняет документ «Начисление зарплаты и взносов»: он заполняется автоматически по зарегистрированным сведениям, а на его закладках считаются начисления штатным сотрудникам (включая доначисления и перерасчёты прошлых месяцев), оплата по договорам ГПХ, пособия по уходу за детьми, удержания, НДФЛ, погашение займов и страховые взносы (глава 15 «Расчет зарплаты и взносов»). Вводить его следует после всех первичных документов; для увольняющегося или уходящего в отпуск расчёт выполняется прямо в документах этих событий.

Начисления заполняются из трёх источников: плановые начисления сотрудника, начисления с зарегистрированным в месяце временем и начисления с введёнными значениями показателей. Строки формируются по каждому рабочему месту: по подразделениям при переводе внутри месяца, по основному месту, совместительствам и подработкам. Учитывается приоритет: если отпуск закрывает месяц целиком, оплата по окладу в документ не попадёт. Правки вручную запоминаются и выделяются жирным шрифтом, но документация рекомендует устранять причину, иначе править придётся каждый месяц.

Данные, меняющиеся из месяца в месяц (процент премии, объёмные показатели), вводятся документами журнала «Данные для расчета зарплаты», причём начисление может попадать в расчёт только при введённом значении показателя (глава 14). Суммы, начисляемые до окончательного расчёта — отпускные, пособия, премии, материальная помощь, — оформляются межрасчётными документами (глава 12), а натуральные и незарплатные доходы регистрируются только для исчисления НДФЛ и взносов и в ведомости не попадают (глава 13). Настройка премий и их учёт в среднем заработке — в статье «Премии и индексация зарплаты».

Аванс, выплата и НДФЛ

Аванс — это заработная плата за первую половину месяца, а не произвольная доля оклада: он считается пропорционально отработанному времени с 1-го по 15-е число и меняется вместе с числом рабочих дней, поэтому фиксированный размер аванса в локальном нормативном акте установить нельзя («Можно ли установить аванс в фиксированном размере?»). Отсюда техника: при точном расчёте вводится межрасчётный документ, при фиксированной сумме или проценте от тарифа достаточно ведомости.

Ведомости заполняются автоматически и формируют печатные формы или файлы для банка; ведомость можно оформить и без предварительного начисления — тогда может образоваться задолженность сотрудника перед организацией (глава 16 «Выплата зарплаты»). Место выплаты задаётся на трёх уровнях — организация, подразделение, сотрудник — и определяет вид ведомости: карточка зарплатного проекта, произвольный счёт, касса, раздатчик.

НДФЛ исчисляется документами расчёта, а удерживается при выплате: в «Начислении зарплаты и взносов» — на отдельной закладке, при межрасчётных выплатах — в самом документе, а в документах «Больничный лист», «Отпуск» и «Материальная помощь» налог считается всегда (глава 18 «НДФЛ и отчетность в ФНС»). На расчёт влияют вид дохода по классификатору, права на вычеты и статус налогоплательщика.

Срок уплаты зависит от даты выплаты. По разбору «Как платить отпускные и отражать их в 6-НДФЛ…» налог удерживается в день фактического перечисления дохода, а уплачивается: при выплате с 1-го по 22-е число включительно — не позднее 28-го числа этого месяца, с 23-го по последнее число — не позднее 5-го числа следующего месяца (п. 6 ст. 226 НК РФ), с переносом при выходном. Поэтому ведомость с датой, не совпадающей с фактическим перечислением, уводит сумму в чужой период. Способы расчёта аванса и удержание налога с него — в статье «Аванс и НДФЛ с него в 1С:ЗУП».

Удержания: база, лимиты, очерёдность

Постоянные удержания не вводят вручную каждый месяц: условия расчёта и период действия описываются отдельными документами, а суммы удерживаются при очередных расчётах (глава 7 «Назначение удержаний»). Исполнительные документы и соглашения об уплате алиментов оформляются документом «Исполнительный лист»: удержание назначается суммой, процентом или долей от заработка либо от прожиточного минимума региона получателя. В базу входят все начисления по зарплате и иные доходы должника, а выплаты по договорам ГПХ, призы и подарки учитываются безусловно.

Границы заданы законом: по исполнительным документам удерживается не более 50 % заработной платы и иных доходов, а при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда здоровью, вреда в связи со смертью кормильца и ущерба от преступления — не более 70 % (п. 2, 3 ст. 99 Закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ; аналогичные правила в ст. 138 ТК РФ). Если суммы не хватает, она распределяется по очередям ст. 111 Закона № 229-ФЗ: алименты — первая очередь с лимитом 70 %, кредиты — четвёртая с лимитом 50 %, следующая очередь удовлетворяется после полного погашения предыдущей («Как производить удержания, если есть алименты с задолженностью и кредит?»). Работа с исполнительными листами и перечисление взыскателю — в статье «Удержания из зарплаты в 1С:ЗУП».

Отчётность, бухучёт и исправление прошлых периодов

Отчётность — следствие всего учёта за месяц. Страховые взносы начисляются документами «Начисление зарплаты и взносов» и «Увольнение»; тариф и ставка взносов от несчастных случаев задаются в учётной политике, на расчёт влияют статус застрахованного лица, инвалидность и характеристики должности (глава 19 «Страховые взносы и отчетность в фонды»). По НДФЛ ведётся учёт исчисленного, удержанного и перечисленного налога, по обособленным подразделениям — раздельно (глава 18), отправка идёт через «1С-Отчетность» (глава 22). Действующие формы — 6-НДФЛ и справки о доходах, отчётность по взносам, персонифицированные сведения, ЕФС-1 — разобраны в статье «Зарплатная отчётность в 1С:ЗУП».

Начисления и удержания превращаются в данные бухгалтерского учёта документом «Отражение зарплаты в бухучёте»: перечень видов операций закрытый, а способ отражения позволяет разнести затраты по счетам. Результат берут отчётом по рекомендуемым проводкам либо синхронизируют с «1С:Бухгалтерией 8» ред. 3.0 (глава 20).

Ошибки и запоздавшие документы отражаются документами текущего периода: исходная копия сохраняется, а исправление учитывается в зависимых расчётах, выплатах и отчётности (глава 21 «Исправление прошлых периодов»). Документ-исправление становится доступен, когда за период введена ведомость на выплату зарплаты либо зарплата отражена в бухучёте; от правок «задним числом» защищает дата запрета изменения данных, а документ об отсутствии прошлого периода сам сторнирует менее приоритетные начисления.

Навигация по кластеру: 14 разборов по темам

Обзор отвечает на вопрос «как устроено», разборы — «как сделать».

Частые ошибки в работе с 1С:ЗУП

• Ищут документ, который не включён. «Пропавший» документ обычно означает выключенную возможность (глава 2 документации).
• Правят результат расчёта вместо причины. Ручные исправления запоминаются, и править придётся каждый месяц: документация рекомендует менять плановые начисления и настройки, а не суммы (глава 15).
• Не введены документы об отклонениях. Без них программа считает время полностью отработанным по графику (глава 11).
• Один человек заведён несколькими физлицами. Несколько договоров — это несколько сотрудников при одном физлице; дублирование ломает расчёт НДФЛ (глава 5).
• Аванс задан фиксированной суммой. Зарплата за первую половину месяца считается пропорционально отработанному времени (разбор аудиторов 1С:ИТС).
• Дата ведомости не совпадает с фактической выплатой. От неё зависят срок перечисления НДФЛ и период отчётности (разбор по срокам уплаты налога).
• Расчёт при увольнении переносят «на удобный день». Все суммы выплачиваются в день увольнения, согласие работника от ответственности не освобождает (ст. 140 ТК РФ в разборе аудиторов).
• Смешивают два порядка среднего заработка. Для отпусков и командировок — Положение № 540, для пособий — Закон № 255-ФЗ и Положение № 1540 (разбор аудиторов).

Частые вопросы о 1С:ЗУП