Штатное расписание и кадровые документы в 1С:ЗУП

Зачем нужно штатное расписание и обязательно ли оно

Штатное расписание — внутренний документ работодателя с перечнем структурных подразделений, наименований должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации, сведениями о количестве штатных единиц, тарифных ставках (окладах) и надбавках. Составлять его можно по унифицированной форме № Т-3, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, либо по форме, самостоятельно утверждённой работодателем (ч. 2 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ) — см. «Нужно ли утверждать новое штатное расписание, если нет изменений?».

• Прямой обязанности нет, риски есть. Явного требования составлять расписание законодательство не содержит, но отсутствие документа может вызвать вопросы при проверках, привести к штрафам и осложнить увольнение по сокращению штатных единиц; составлять его рекомендовано по форме Т-3 (глава 4 «Ведение штатного расписания» документации 1С:ЗУП 3).
• Срок действия работодатель определяет сам. Расписание, утверждённое на период, по его окончании утверждается заново даже без изменений; бессрочное и не менявшееся переутверждать не нужно.
• Изменения вносит приказ руководителя или уполномоченного им лица. Работодатель сам формирует структуру организации, штатный состав и численность и сам определяет условия оплаты труда, поэтому вправе, например, уменьшить оклад по должности, ставшей вакантной, — сделать это целесообразно до приёма нового работника («Можно ли уменьшить оклад по должности после увольнения работника?»).
• Смена директора документы не обнуляет — переутверждать расписание, должностные инструкции и ПВТР не требуется («Нужно ли заново утверждать кадровые документы при смене генерального директора?»).

Ведение расписания в программе даёт печать формы Т-3, выбор должности при приёме и переводе только из позиций выбранного подразделения, автозаполнение начислений, контроль соответствия приказов расписанию и анализ фактической расстановки. Перейти на ведение можно позже: расписание сформируется автоматически по текущей расстановке. Выплаты при закрытии позиций и сокращении штатных единиц разобраны в материале расчёт при увольнении.

Как включается и на чём строится расписание

Ведение штатного расписания — опциональная возможность: при описании позиции указывается число вакансий, состав и размеры начислений сотрудников на этой позиции (глава 2 «Выбор используемых возможностей и настройка программы»). Рядом включаются смежные настройки: работа на неполной ставке — неполные штатные единицы, приказы на них и графики неполного времени; разряды (категории) и тарифные группы — позиция уточняется разрядом вместо отдельных должностей «Токарь 6 разряда» и «Токарь 5 разряда»; доплата за совмещение; подработки, недоступные в базовой версии; индексация заработка. Порядок включения возможностей и ввода начальных данных описан в материале настройка 1С:ЗУП.

Место работы сотрудника характеризуется подразделением и должностью, структура организации описывается набором подразделений в справочнике «Подразделения» — в простейшем случае достаточно одного (глава 3 «Описание структуры предприятия»). Иерархия может быть любой сложности, особенности вышестоящих подразделений распространяются на нижестоящие. Под должностью понимаются также профессии и специальности; уточнять её подразделением не нужно: вместо «Начальник 32-го участка» заводится «Начальник участка». Для должности указываются сведения, влияющие на страховые взносы, персонифицированную отчётность и воинский учёт, а отдельно описываются условия труда.

Позиция штатного расписания

Расписание хранится в справочнике «Штатное расписание» как набор позиций. Позиция — строка расписания: определённая должность в определённом подразделении с определёнными условиями труда и количеством штатных единиц. Одинаковые должности с одинаковыми условиями описываются одной позицией; при разных условиях труда заводятся разные позиции.

• Условия труда позиции — право на отпуск, текстовое описание работы, график (подставляется в приказы и учитывается при расчёте ФОТ позиции; по умолчанию берётся из подразделения, а при отсутствии — из организации), класс условий труда и другие сведения для взносов и отчётности в ПФР.
• Начисления и ФОТ. Условия оплаты определяются месячным фондом оплаты труда — набором начислений с размерами показателей; корректируется не итог, а результат конкретного начисления. Вклад районного коэффициента, северной надбавки и надбавки за вредность редактируется в отдельных полях.
• Бронирование. Позицию можно забронировать за сотрудником: она считается занятой, но принятым сотрудник не считается, а после решения о начале работы приём дооформляется.

Когда расписание ведётся, документ приёма или перевода заполняется по условиям выбранной позиции, а править их можно прямо в приказе. Приказ проверяется на соответствие расписанию, но зарегистрировать его допускается и при несоответствии; расхождения анализируются отчётом «Соблюдение штатного расписания».

Три частых вопроса по содержанию позиций решаются так. Дробные ставки в форме Т-3 указываются долями: в графе 4 — неполная штатная единица, в графе 5 — полный оклад по должности, в графе 9 — их произведение, то есть при 0,5 ставки и окладе 60 000 руб. в графе 9 отражается 30 000 руб. («Как внести в штатное расписание сведения о неполных штатных единицах?»). Отдельную единицу под вредные условия труда создавать не нужно: указывается общее количество единиц по должности, а класс (подкласс) условий труда включается в трудовой договор («Нужно ли для должности с вредными условиями создавать отдельную единицу?»). «Вилка» окладов рискованна: работникам гарантирована равная оплата за труд равной ценности (ч. 2 ст. 22 ТК РФ), поэтому при одинаковом функционале и одинаковых требованиях к квалификации оклад должен быть одинаковым, иначе работодателя могут привлечь к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ со штрафом до 50 000 руб. Разные оклады по одной должности допустимы, если квалификация сотрудников и сложность или объём их работы различаются, а надбавки и премии за стаж, опыт и результат могут различаться и при равных окладах («Можно ли в штатном расписании для одной должности установить вилку окладов?»).

Два варианта ведения и изменение расписания

При ведении без истории позиции добавляются прямо в справочник, и для них нужно отметить факт и дату утверждения — в отчёты попадают только утверждённые. Изменение начислений позиции не переносится на занимающих её сотрудников автоматически: для них вводится документ «Изменение плановых начислений». Другой путь — закрыть позицию, создать новую и оформить перевод сотрудников.

В варианте с историей работают три документа. «Утверждение штатного расписания» служит и для первого описания расписания, и для изменений, затрагивающих несколько подразделений; изменения относятся к месяцу и действуют с его начала. «Изменение штатного расписания» предназначено для локальных правок: позволяет изменить расписание с любой произвольной даты и подобрать в документ имеющиеся позиции. «Индексация штатного расписания» отражает индексацию заработка без ввода двух предыдущих документов: указываются индексируемые показатели и коэффициент, а позиции с тарифными группами и разрядами индексируются документом «Утверждение тарифной группы». Как индексация влияет на выплаты и средний заработок — в материале премии и индексация.

При первом вводе «Утверждения» позиции заполняются командой «Дополнить по текущей кадровой расстановке», а месяц начала действия рекомендуется брать не позже месяца первых кадровых событий в программе. Месяц последующих изменений должен быть больше месяца предыдущих — задним числом изменения не вносятся, редактируется документ прошлого периода. Действующую позицию нельзя удалить из таблицы, но можно отметить закрытой.

Изменение расписания не заменяет работу с трудовыми договорами: при увеличении окладов по соглашению сторон и при индексации уведомлять за два месяца не нужно, а при одностороннем изменении условий по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, работника уведомляют письменно не позднее чем за два месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ) — см. «Нужно ли уведомлять сотрудников за 2 месяца об увеличении оклада или об индексации?».

Отчёты по штатному расписанию

Все отчёты строятся только по действующим позициям — утверждённым и не закрытым на дату отчёта. Штатное расписание (Т-3) — унифицированная форма по постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 № 1; по умолчанию начисления выводятся в рублях как вклад в ФОТ, но в настройках можно выводить проценты и коэффициенты либо комбинированно, например «12 000 (8)». Анализ и Соблюдение штатного расписания сопоставляют план и факт с автоматическим комментарием вида «Превышена штатная численность», а Штатная расстановка и Заполненность штатного расписания показывают занятость ставок.

Приём на работу и трудовой договор

В программе разведены физическое лицо и сотрудник: сотрудник — это физлицо, с которым заключён один трудовой договор, поэтому два договора с одним человеком дают двух сотрудников и одно физическое лицо. Дублирование физлиц ломает расчёт НДФЛ и отчётность, которые ведутся сводно по человеку; дубли объединяются помощником «Объединение личных карточек», а второго сотрудника заводят из раздела «Работа» карточки физлица (глава 5 «Учет кадров и формирование фонда оплаты труда»).

Создания сотрудника недостаточно: приём регистрируется документом «Прием на работу» с приказом по форме Т-1, для приказа Т-1а используется «Прием на работу списком», а всех фактически работающих на момент начала эксплуатации оформляют документом «Начальная штатная расстановка». В документе указываются организация и подразделение, трудовая функция — должностью или позицией расписания, вид занятости, график работы, плановые начисления и количество ставок. С даты приёма выполняются начисления и отсчитывается стаж; испытательный срок, номер и дата договора используются только в печатных формах. При ведении расписания доступна проверка документа на соответствие ему, при включённой настройке — автоматически при проведении.

Дата приёма выбирается сторонами свободно: принять сотрудника можно в выходной или праздничный день (ст. 56, 57 ТК РФ). Приказ издавать необязательно, поскольку трудовые отношения оформляет договор; изданный приказ должен соответствовать договору (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Форма ЕФС-1 подаётся не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или заключения договора («Можно ли принять на работу сотрудника в выходной или праздничный день?»).

Трудовой договор не должен содержать условия, ограничивающие права работников или снижающие уровень гарантий: они не применяются (ч. 2 ст. 9 ТК РФ). Типичные нарушения — зарплата один раз в месяц, пониженный оклад на время испытания, испытание для тех, кому оно запрещено, увеличенные сроки испытания или предупреждения об увольнении, сокращённый отпуск, запрет работать у конкурентов, штрафы за дисциплинарные проступки. Ответственность — по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ: от 10 000 до 20 000 руб. для должностных лиц, от 5 000 до 10 000 руб. для ИП и от 50 000 до 100 000 руб. для организаций («Какие условия нельзя включать в трудовой договор?»). Что из зарплаты удерживать действительно можно и в каких пределах — в материале удержания из зарплаты.

При приёме на неполную ставку оклад в договоре и приказе указывается в полном размере: если по расписанию оклад 30 000 руб., указывается эта сумма и отдельно отмечается приём на 0,5 должностного оклада. В графе 6 подраздела 1.1 формы ЕФС-1 после кода по ОКЗ указывается «НЕПД» при неполном дне или «НЕПН» при неполной неделе («Как указать размер оклада при приеме совместителя?»).

Кадровый перевод и изменение условий труда

Документ «Кадровый перевод» регистрирует изменение любых условий труда, кроме организации, в том числе временное: перемещение в другое подразделение, изменение должности (позиции) и количества штатных единиц, разряда, вида занятости, графика работы, условий оплаты, способа расчёта аванса и полагающихся отпусков. Менять можно одно условие или несколько сразу с любой даты месяца, формируется приказ по форме Т-5. Рядом работают «Изменение оплаты труда», «Кадровый перевод списком» с приказом Т-5а, «Изменение графика работы списком», «Перемещение в другое подразделение» с отдельным приказом Т-5 на каждого и «Перевод к другому работодателю» для перехода между организациями внутри базы.

• Перевод оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору, новый договор не заключается, поэтому испытательный срок при переводе не устанавливается: по ч. 1 ст. 70 ТК РФ испытание возможно только при приёме на работу («Можно ли установить работнику испытательный срок при переводе на другую должность?»).
• Назначение руководителем — тоже перевод. Увольнять сотрудника не нужно: заключается дополнительное соглашение, издаётся приказ со ссылкой на него, а запись в трудовую книжку вносится не позднее пяти рабочих дней с указанием в графе 4 решения единственного участника («Можно ли перевести на должность генерального директора уже работающего сотрудника?»).
• Временный перевод, ставший постоянным. В книжку вносится только запись о постоянном переводе: в графе 2 — дата фактического начала исполнения обязанностей при временном переводе, в графе 4 — реквизиты обоих приказов (абз. 6 п. 10 Порядка, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н) — «Какой приказ указывать, если временный перевод стал постоянным?».
• Временного работника перевести нельзя. Срок перевода не должен выходить за рамки срочного договора, а сам договор заключается на период отсутствия конкретного работника, поэтому он расторгается и заключается новый («Как перевести временного работника на другую должность?»).
• Смена смены переводом не является, если не меняются должность и подразделение: приказ о переводе не издаётся, меняется график работы («Как оформить перевод сотрудника из одной смены в другую?»).

Совместительство, совмещение и подработки

Работа по совместительству выполняется только в свободное от основной работы время (ст. 282 ТК РФ), а дополнительная работа в порядке совмещения — параллельно основной, в течение установленной продолжительности рабочего дня (ст. 60.2 ТК РФ). Сравнение приведено в материале «Совместительством или совмещением оформить работнику полторы ставки?».

Документ «Совмещение должностей» назначает доплату при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объёма работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника. Доплата устанавливается на срок или бессрочно, а указанная причина влияет на порядок расчёта и на печатные формы приказа и дополнительного соглашения. Приказом устанавливается размер на целый месяц, фактическая доплата пересчитывается по отработанному времени в днях, досрочная отмена регистрируется документом «Отмена совмещения».

Когда дополнительная работа носит массовый характер, оба способа неудобны: совместительство меняет штатную расстановку, а при совмещении нельзя назначить несколько разных начислений замещаемой должности. Для таких случаев служит «Назначение подработки»: сотрудник не занимает ставку по расписанию, учитываются все начисления замещаемого сотрудника и отдельный график.

• Внутреннее совместительство по той же должности возможно. Работать по совместительству можно и по той профессии или должности, по которой выполняется основная работа, при соблюдении лимита: не более 4 часов в день и не более половины месячной нормы рабочего времени (ст. 284 ТК РФ). Ту же дополнительную работу допустимо оформить и увеличением объёма работы по ст. 60.2 ТК РФ — выбор способа за работодателем («Можно ли оформить внутреннее совместительство по основной должности?»).
• Внешнему совместителю можно оформить совмещение с письменного согласия: запрета нет, но продолжительность совмещения не должна превышать продолжительность работы по совместительству, а размеры доплаты ТК РФ не ограничены («Можно ли оформить внешнему совместителю дополнительную работу по совмещению должностей?»).

Какие кадровые документы формирует программа

Формы Т-2 и Т-4 соответствуют постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 № 1; данные для них вводятся по ссылкам «Образование, квалификация», «Семья» и «Трудовая деятельность», где указываются также стаж и северная надбавка. Аналитику дают отчёты «Штатные сотрудники», «Кадровые изменения» и «Среднесписочная численность», а повседневную работу собирает рабочее место «Работа с кадрами».

Порядок ведения и хранения кадровых документов

• Заявления о приёме и увольнении хранятся, если подаются. Сроки закреплены в Перечне типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236, и исчисляются с 1 января года, следующего за годом подготовки документов к архивному хранению: по п. 434 Перечня — 50 лет для сданных в архив до 01.01.2003 и 75 лет для сданных после («Должен ли работодатель хранить бумажные заявления о приеме и увольнении?»).
• Личные дела в коммерческой организации необязательны — обязанность установлена для государственных и муниципальных служащих. Если дела ведутся, порядок закрепляется локальным актом; в деле могут храниться анкета, резюме, заявление о приёме, копии документов об образовании, медицинские справки, трудовой договор и личная карточка («Может ли работодатель хранить копию паспорта в личном деле работника?»).
• Копии паспорта, СНИЛС, ИНН и военного билета хранить нельзя. Обработка персональных данных ограничивается заранее определёнными и законными целями (ч. 2 ст. 5 Закона № 152-ФЗ), а требовать ИНН работодатель не вправе; за обработку персональных данных, не соответствующую целям сбора, ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ предусматривает штраф от 50 000 до 100 000 руб. для должностных лиц и ИП и от 150 000 до 300 000 руб. для организаций. Работник предъявляет оригиналы документов по ст. 65 ТК РФ и забирает их обратно; исключение — бумажная трудовая книжка («Должен ли работник передавать работодателю оригиналы своих документов?»).
• Лицевые счета Т-54 и Т-54а вести необязательно — с 01.01.2013 унифицированные формы не обязательны, но расчётный листок выдавать нужно (ст. 136 ТК РФ). По ст. 296 Перечня лицевые счета хранятся 75 лет при делопроизводстве, законченном до 01.01.2003, и 50 лет после; ведомости и расчётные листки по ст. 295 Перечня — 6 лет, а при отсутствии лицевых счетов — 50 или 75 лет («Обязан ли работодатель вести лицевые счета сотрудников?»).

Трудовые книжки: бумажные и электронные

Работодатель обязан вести бумажные трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего свыше пяти дней, если работа для него основная (ч. 3 ст. 66 ТК РФ), — правило применяется всегда, когда работник не выбрал электронную книжку (ст. 66.1 ТК РФ). Флажок «Отразить в трудовой книжке» в программе этой обязанности не отменяет, а сведения по форме ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281, подаются независимо от формы ведения книжки («Нужно ли продолжать вести бумажные трудовые книжки при флажке "Отразить в трудовой книжке"?»).

• Способ ведения определяется по книжке. Есть запись о переходе на ЭТК — книжка возвращается работнику и ведётся только электронная форма; записи нет, а последняя запись об увольнении — книжка ведётся на бумаге. Электронная книжка ведётся и когда вместо бумажной работник представил справку СТД-Р или СТД-СФР, а фиксировать выбор, сделанный у прежнего работодателя, новый работодатель не обязан («Нужно ли фиксировать выбор новым работником способа ведения трудовой книжки у прежнего работодателя?»).
• Книжку с записью об увольнении принимают и ведут. Отсутствие записи о выдаче на руки означает, что заявление о переходе на ЭТК не подавалось: за работником сохраняется право на бумажную книжку и право перейти на электронную позже (ч. 4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) — «Нужно ли вести бумажную трудовую книжку, предъявленную при трудоустройстве?».
• Заявление об ЭТК в день трудоустройства. Порядок такой: оформить приём с записью в бумажную книжку, получить заявление, внести запись о выборе электронного способа ведения и выдать книжку на руки (п. 35 Порядка, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н; письмо Минтруда России от 31.07.2023 № 14-6/ООГ-5052) — см. «Заполнять ли бумажную трудовую книжку, если сотрудник выбрал ЭТК сразу после трудоустройства?».

Типичные ошибки

• Дублирование физических лиц при втором трудовом договоре — один человек с двумя договорами должен быть двумя сотрудниками и одним физлицом.
• Расписание утверждено позже первых кадровых событий — события регистрируются не в соответствии с расписанием, а изменить его задним числом нельзя.
• Правка позиции без изменения начислений сотрудников — новые условия не переносятся автоматически, нужен документ «Изменение плановых начислений».
• Ожидание, что программа не пропустит приказ вне расписания — провести приказ можно и при несоответствии, расхождения видны в отчёте «Соблюдение штатного расписания».
• Отдельная штатная единица под вредные условия и «вилка» окладов по одной должности — первое не требуется, второе рискованно.
• Испытательный срок при переводе — новый договор не заключается, поэтому испытание не устанавливается.
• Оклад совместителя в договоре «в половинном размере» — указывается полный оклад по расписанию и отдельно приём на 0,5 должностного оклада.
• Совмещение оформляют как совместительство — для совмещения не нужны отдельный договор, запись в книжку и сведения ЕФС-1.
• Хранение копий паспорта, СНИЛС, ИНН и военного билета в личном деле — риск штрафа по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ.
• Отказ вести бумажную книжку «потому что есть электронная» — пока нет заявления о переходе на ЭТК, книжку принимают и ведут.

Частые вопросы