Командировки в 1С:ЗУП: оформление, оплата времени и суточные

Какая поездка признаётся командировкой

Место постоянной работы — место расположения организации или её обособленного подразделения, работа в которой обусловлена трудовым договором (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства России от 16.04.2025 № 501). Новые правила применяются с 1 сентября 2025 года и по содержанию аналогичны прежним по постановлению от 13.10.2008 № 749 — «Как оформить и оплатить командировку в ЛНР, ДНР, Запорожскую и Херсонскую области?».

• Поездка в филиал или представительство вне места постоянной работы признаётся командировкой (п. 3 Положения № 501).
• Место назначения не обязано быть конкретной организацией: можно указать город или страну, цель определяет работодатель — «Является ли командировкой поездка для поиска клиентов?».
• Поездка внутри «своего» населённого пункта командировкой не является, а выезд в населённый пункт, отличный от указанного в трудовом договоре, — является — «Можно ли признать командировкой поездку из места работы к месту проживания?».
• Служебные поездки при разъездном характере работы командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ), но выезды таких сотрудников в другие города оформляются командировками — «Можно ли сотрудника с разъездным характером работы отправлять в командировку?».

Минимальный и максимальный сроки не установлены: срок определяет работодатель с учётом объёма, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения № 501, письмо Роструда от 24.05.2024 № ПГ/10179-6-1). Поездка длится от одного дня до нескольких месяцев, поэтому однодневный выезд на семинар тоже оформляется командировкой — «Как оформить посещение бухгалтером однодневного семинара?».

Кого нельзя направить и у кого нужно согласие

Условие о командировках не входит в число обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ), и его отсутствие не даёт права отказаться от поездки. Ограничения установлены прямыми нормами ТК РФ — «Может ли работник отказаться от командировки?». Направить в командировку нельзя:

• работника в период действия ученического договора (ч. 3 ст. 203 ТК РФ);
• беременную женщину (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);
• работника до 18 лет, кроме несовершеннолетних творческих работников из перечня, утв. распоряжением Правительства России от 04.07.2023 № 1777-р (ч. 1, 3 ст. 268 ТК РФ), и несовершеннолетних спортсменов (ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ).

Только с письменного согласия и при отсутствии запрета по состоянию здоровья по медицинскому заключению, выданному в порядке приказа Минздрава России от 14.09.2020 № 972н, направляются (ч. 2 ст. 167, ч. 2–3 ст. 259 ТК РФ): инвалиды любой группы (ИПРА медицинским заключением не является); женщины с детьми до трёх лет; матери и отцы, воспитывающие без супруга детей до 14 лет, и опекуны таких детей; работники с детьми-инвалидами; работники, ухаживающие за больными членами семьи по медицинскому заключению; родитель ребёнка до 14 лет, если второй работает вахтовым методом; работники с тремя и более детьми до 18 лет — пока младшему не исполнится 14.

Испытательный срок направлению не мешает и на дни поездки не продлевается: работник продолжает выполнять обязанности по трудовому договору (письмо Роструда от 25.04.2011 № 1081-6-1) — «Нужно ли продлевать испытательный срок на период командировки?».

Оформление: решение работодателя, приказ, аванс

В любую командировку работник направляется по решению работодателя (п. 3 Положения № 501). Приказ составляется по унифицированной форме № Т-9 (№ Т-9а), утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, либо по самостоятельно разработанной форме (ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). В нём указывают наименование работодателя, Ф. И. О. и должность работника, структурное подразделение, срок, место назначения и цель поездки — «Оплачивать ли проезд, если работник остался в месте командировки после её окончания?».

• Порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или ЛНА, например Положением о командировках (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 9 Положения № 501).
• Аванс выдаётся до поездки — на проезд и наём жилья, а также суточные за весь период, включая время в пути, выходные и праздничные дни (п. 8 Положения № 501).
• Подотчётные суммы можно перечислить на карту: порядок закрепляют в ЛНА, в платёжном поручении указывают, что средства подотчётные, основанием служит заявление работника либо распорядительный документ руководителя по аналогии с п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У — «Можно ли перечислить командированному работнику деньги под отчёт на зарплатную карту?».
• Бюджетные учреждения применяют решение о командировании ф. 0504512 (приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н) со служебным заданием, сроками, условиями проезда и проживания и расчётным размером расходов. Оно подписывается электронной подписью, отдельный приказ не требуется (письмо Минфина России от 15.03.2023 № 02-07-10/22153) — «Можно ли подписывать решения о направлении в командировку электронной подписью?».
• Отмена поездки оформляется приказом в произвольной форме с указанием причины и ознакомлением работника под подпись; билеты возвращают, бронирование отменяют, штрафы работодатель вправе возместить — «Что делать с командировкой мобилизованного сотрудника?».

Срок командировки, дни отъезда, приезда и дни в пути

Днём отъезда считаются текущие сутки, если транспорт отправляется до 24 часов включительно, и последующие — если после 00 часов. День приезда определяется так же: это сутки с 00 до 24 часов, в течение которых прибыло транспортное средство. Учитывается и время проезда до станции, пристани или аэропорта за чертой населённого пункта (п. 4 Положения № 501) — «Как определить срок командировки, если сотрудник уезжает ночью, а возвращается утром?».

• Фактический срок подтверждают проездные документы (п. 7 Положения № 501); они же подтверждают стоимость проезда.
• При поездке на служебном, личном или арендованном транспорте срок подтверждается служебной запиской работника с приложением путевого или маршрутного листа, счетов, квитанций, чеков (п. 6 Положения № 501, письмо Минтруда России от 06.09.2024 № 14-6/ООГ-5304).
• Средний заработок сохраняется за все дни командировки, включая дни в пути и время вынужденной остановки (п. 7 Положения № 501); суточные положены за все дни нахождения в командировке (п. 9 Положения № 501).
• Выход на работу в день отъезда или приезда оставлен на усмотрение сторон: обязать работника выйти организация не вправе. Если он вышел, а средний дневной заработок ниже зарплаты за этот день, производится доплата.

Если работник задержался в месте командировки по собственному желанию, приказ о продлении не издаётся: обратный проезд оплачивается при условии, что он вышел на работу в установленный день, а наём жилья и суточные за эти дни не выплачиваются (письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 30.05.2025 № 77/77/2-11-25-ПО/10-11415-25-СП). Если сразу после командировки начался ежегодный отпуск, компенсировать обратный билет работодатель не обязан (письмо Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37456-6-1).

Как оплачивается время командировки

За дни поездки начисляется не оклад, а средний заработок (ст. 167 ТК РФ), рассчитанный по п. 9 и 13 Положения, утв. постановлением Правительства России от 24.04.2025 № 540. Уменьшение этой суммы может быть признано неполной выплатой причитающихся работнику сумм со штрафом для организации от 30 000 до 50 000 руб. по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ — «Можно ли оплачивать командировку исходя из оклада?».

• Замена среднего заработка зарплатой недопустима: там, где ТК РФ предусматривает сохранение среднего заработка, исчисляется именно он (письмо Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0).
• Доплата до оклада законом не запрещена. Если средний ниже зарплаты, начисляются две суммы — средний заработок и доплата (письмо Минтруда России от 03.08.2016 № 14-1/ООГ-7105); закреплённая в ЛНА или договоре, она учитывается в расходах по ст. 255 НК РФ — «Можно ли за период командировки начислять сотруднику зарплату, а не средний заработок?».
• Оплачиваются дни по графику командирующей организации (п. 7 Положения № 501, письма Минтруда России от 25.12.2013 № 14-2-337, от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).
• Сроки выплаты среднего заработка законом не установлены: Минтруд рекомендует применять сроки выплаты зарплаты по ст. 136 ТК РФ и закрепить их в ЛНА (письма от 27.06.2019 № 14-1/ООГ-4422, от 13.05.2024 № 14-6/ООГ-2888) — «Может ли сотрудник приостановить работу в командировке?».
• Аванс за первую половину месяца не начисляется, если отработанных дней в ней нет: за период командировки оплата труда не положена — «Как платить аванс сотруднику, который находится в командировке?».
• Совместителю средний заработок сохраняет командировавший работодатель (п. 7 Положения № 501). Если поездка только по основной работе, оформлять и оплачивать командировку по совместительству оснований нет, а выплаты по совместительству в расчёт среднего не включаются (письмо Минтруда России от 05.03.2018 № 14-2/В-149) — «Как оплачивать командировку внутреннему совместителю?».

Приостановить работу по ч. 2 ст. 142 ТК РФ работник вправе и в командировке, но только при задержке заработной платы: средний заработок, суточные и возмещение расходов в состав зарплаты не входят, и приостановление может быть расценено как прогул (определение Второго КСОЮ от 17.06.2020 по делу № 88-9752/2020). Правила расчётного периода и состава выплат разобраны в материале средний заработок.

Выходные дни в командировке и дни отъезда в выходной

Оплата труда работника, привлекаемого к работе в выходные или нерабочие праздничные дни во время командировки, производится по трудовому законодательству (п. 5 Положения № 501): по ч. 1 ст. 153 ТК РФ — не менее чем в двойном размере либо в одинарном с предоставлением по желанию работника другого дня отдыха — «Как оплачивать командировку сотруднику со сменным графиком работы?».

По размеру оплаты работы в выходной существуют две точки зрения: исходя из оклада с начислением стимулирующих и компенсационных выплат либо в размере двойного среднего заработка. Выбранный вариант стоит закрепить в локальном акте. Подробнее — в материале оплата выходных и сверхурочных.

Суточные и возмещение расходов

Работодатель возмещает расходы на проезд, наём жилого помещения, суточные и иные затраты, произведённые с разрешения или ведома работодателя (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения определяются коллективным договором или ЛНА (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 9 Положения № 501).

• Размер суточных нормируется только для работников федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов и федеральных государственных учреждений (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). Для остальных организаций он не ограничен и не требует обоснования — «Установлен ли максимальный размер суточных при командировках по России?».
• Задолженность по подотчёту не основание не платить суточные: запрет на выдачу подотчётных при непогашенном подотчёте отменён Указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У — «Можно ли не выплачивать суточные при задолженности по подотчётным суммам?».
• Класс комфортности проезда определяет работодатель: проезд в вагоне СВ учитывается по пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, если не превышает размеры из локальных актов, а должности с правом на повышенный класс перечисляются в колдоговоре или ЛНА — «Можно ли признать расходы на проезд в командировку в СВ?».
• Проживание без подтверждающих документов оплатить придётся: норм, позволяющих не возмещать такие расходы, нет, но ЛНА может ограничить выплату минимальной суммой — «Нужно ли оплачивать проживание, если командированный не представил подтверждающих документов?».

Сверхнормативная часть суточных облагается взносами, а НДФЛ с неё удерживается после возвращения работника: датой получения дохода признаётся последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ), поэтому налог удерживается из последующих выплат. Для взносов «на травматизм» размер в п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ прямо не прописан; из пояснений отделения СФР по Москве и Московской области (письмо от 04.04.2025 № 14-05-14/97742л) следует, что суточные при командировках по России освобождены от них в фактически выплаченной сумме. Как исчисленный налог и взносы попадают в 6-НДФЛ и расчёт по страховым взносам, разобрано в материале отчётность по зарплате.

По возвращении работник в течение трёх рабочих дней представляет авансовый отчёт и производит окончательный расчёт по авансу, приложив документы о найме жилья, проезде и иных расходах (п. 23 Положения № 501). Применяется форма № АО-1, утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55; валютные реквизиты заполняются только при выдаче средств в валюте. Если аванс выдан в рублях, а билет куплен за валюту, стоимость пересчитывается по справке банка, а при её отсутствии — по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчётной суммы — «Как определить стоимость билета, приобретённого командированным работником за иностранную валюту?». Документы на иностранном языке переводятся на русский, перевод может сделать и сотрудник компании (письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

Однодневные поездки и командировки в новые регионы

Однодневная поездка признаётся командировкой, но суточные при ней не выплачиваются: работнику, который может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства, не возмещаются (абз. 4 п. 9 Положения № 501). Прочие затраты возмещаются в размерах, определённых локальным актом.

• Целесообразность ежедневного возвращения оценивает руководитель с учётом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера задания и необходимости создания работнику условий для отдыха (абз. 5 п. 9 Положения № 501). Если дорога затруднена, поездку оформляют многодневной командировкой с суточными — «Как оформить поездку на несколько дней в соседний город?».
• Выплату при однодневной поездке можно предусмотреть в ЛНА, но называть её там «суточными» не следует — это важно и для НДФЛ, и для взносов; в налоговом учёте она отражается как прочие расходы по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ — «Как оформлять поездки директора на личном автомобиле к контрагентам?».

Для командировок в ДНР, ЛНР, Запорожскую и Херсонскую области действует особый порядок по постановлению Правительства России от 28.10.2022 № 1915: средний заработок в двойном размере (пп. «а» п. 1), суточные 8 480 руб. за каждый день, безотчётные суммы (п. 1), проживание — по подтверждённым затратам, но не более 7 210 руб. в сутки. Правила применяются к работникам организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам, и работникам иных организаций, принимающих непосредственное участие в работах по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры; размер выплат указывается в решении работодателя о направлении в командировку (п. 2 Постановления № 1915). Такие суточные освобождены от НДФЛ и взносов на ОПС, ОМС и ОСС, безотчётные суммы — в пределах 700 руб. за день, взносами на травматизм суточные не облагаются в размере не более 700 руб. за день — «Как оформить и оплатить командировку в ЛНР, ДНР, Запорожскую и Херсонскую области?».

Оформление командировки в 1С:ЗУП по шагам

Возможность включается отдельно: программа позволяет регистрировать командировки, формировать приказы и производить их оплату по среднему заработку, и она выбирается в настройках расчёта зарплаты — «Глава 2. Выбор используемых возможностей и настройка программы». Пока настройка не включена, документ «Командировка» недоступен.

1. Проверьте настройку. Для внутрисменных командировок возможность дополнительно предусматривают в настройках начислений и удержаний — «Глава 9. Отпуска, командировки и прочие отсутствия».
2. Введите документ «Командировка». Им регистрируются периоды пребывания сотрудника в командировке; помимо отсутствия документ начисляет сохраняемый средний заработок.
3. Выберите порядок выплаты. Командировочные выплачиваются вместе с зарплатой или в межрасчётный период; во втором случае в документе рассчитываются налог на доходы и прочие постоянные удержания.
4. Для группы сотрудников используйте «Командировку группы» — она предназначена для оформления нескольких сотрудников и печати списочного приказа по форме Т-9а.
5. Работу в выходной оформите отдельно. Факт внеплановой работы регистрируется документом «Работа в выходные и праздники», оплата выполняется начислениями «Оплата работы в праздничные и выходные дни» либо «...без повышенной оплаты», если предоставляются отгулы — «Глава 11. Учёт времени».
6. Проверьте расчёт. Начисление «Оплата командировки» выполняется документом «Командировка» («Приложение 1. Настройка начислений и удержаний») по формуле «СреднийЗаработокОбщий × ВремяВДняхЧасах × КоэффициентИндексацииСреднегоЗаработка».

Показатели формулы объясняют почти все расхождения в сумме — «Глава 15. Расчёт зарплаты и взносов»: СреднийЗаработокОбщий — среднедневной или среднечасовой заработок в зависимости от вида графика сотрудника (суммированный учёт времени или нет), рассчитанный при оформлении длительной командировки документом «Командировка»; ВремяВДняхЧасах — дни или часы с видом времени «Командировка» (К) в периоде начисления; КоэффициентИндексацииСреднегоЗаработка — коэффициент индексации, пришедшейся на период командировки.

Табель и отчётность по дням командировки

• Отдельный ввод табеля не требуется. Отчёт «Табель учёта рабочего времени» (Т-13) строится по плановому графику сотрудника — общему или индивидуальному, — по зарегистрированным отклонениям и данным документов уточнения фактического времени. Если документы отклонений не введены, считается, что сотрудник полностью отработал время по графику — «Глава 11. Учёт времени».
• Документ «Табель» уточняет фактическое время, но не заменяет первичные документы: для оплачиваемых неявок их ввод обязателен, иначе оплата не рассчитается. Табель вводится после них и до окончательного начисления зарплаты.
• Дни командировки не относятся к отработанным. В расчётной ведомости № Т-51 в графах 6 и 7 указываются отработанные рабочие и выходные дни, а сумма среднего заработка отражается в графах «Начислено» — «Нужно ли в расчётной ведомости по форме № Т-51 указывать дни нахождения в командировке?».
• У внешнего совместителя, который едет в командировку по основному месту работы, дни отпуска без сохранения зарплаты обозначаются кодом «ДО» или «16», если работодатель не утвердил собственные обозначения; такой порядок Роструд рекомендует закрепить в трудовом договоре по совместительству (письмо от 18.12.2025 № ТЗ/9786-6-1) — «Как оформить дни внешнему совместителю, если он едет в командировку по основному месту работы?». Оформление самого отпуска за свой счёт разобрано в материале виды отпусков.

Типичные ошибки

• Командировку оплачивают по окладу. За время поездки сохраняется средний заработок; оплата ниже него — неполная выплата причитающихся сумм со штрафом по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ.
• Доплату до оклада начисляют вместо среднего заработка. Начислять нужно две суммы: средний заработок и доплату по локальному акту или договору.
• Суточные платят только за рабочие дни. Они положены за каждый день командировки, включая выходные, праздники и дни в пути.
• При однодневной поездке выплачивают «суточные». В этом случае суточные не положены, а выплату по ЛНА так не называют.
• Работу в выходной оплачивают средним заработком без приказа. Такой день оплачивается по ст. 153 ТК РФ, на привлечение издаётся приказ.
• За выходной, в который работник не работал, начисляют средний заработок. Он сохраняется за дни работы по графику командирующей организации.
• День отъезда берут из приказа, а не по факту. При отправлении транспорта после 00 часов днём отъезда считаются последующие сутки, а при поездке на личном транспорте срок подтверждает служебная записка с документами о маршруте.
• Отказывают в возмещении проживания из-за отсутствия чека. Не возмещать нельзя, но ЛНА может ограничить сумму, а взносами неподтверждённое проживание облагается полностью.
• Не удерживают НДФЛ со сверхнормативных суточных. Доход признаётся на последний день месяца утверждения авансового отчёта.
• В ЗУП вводят табель без документа «Командировка». Оплату за неявку без первичного документа программа не рассчитает.

Частые вопросы