Зарплатная отчётность в 1С:ЗУП: НДФЛ, страховые взносы, ЕФС-1

Какие отчёты по зарплате формирует ЗУП и куда они уходят

Вся регламентированная отчётность заполняется из одних учётных данных: кадровых документов, начислений, удержаний и ведомостей. По разделу 1.4 документации «Глава 1. Общая характеристика программы» в ЗУП ведётся учёт исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ, формируется регистр налогового учёта по НДФЛ с детализацией до даты выплаты конкретного дохода, готовятся справки о доходах и форма 6-НДФЛ, а по результатам расчёта взносов строится карточка учёта по страховым взносам. Справки в документации названы формой 2-НДФЛ — это терминология её редакции: с отчётности за 2021 год справка о доходах сдаётся в составе расчёта 6-НДФЛ, а 2-НДФЛ в налоговый орган не представляется (подробнее — в разделе о 6-НДФЛ).

Таблица ниже описывает механику программы: какие данные под какой блок отчётности накапливаются. Названия форм в ней приведены так, как их перечисляет документация редакции 3, а раздел 1.5 этой документации относится к прежнему порядку — там ещё фигурируют РСВ-1, РВ-3, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-4, СЗВ-М, СЗВ-К, 4-ФСС и сведения в рамках пилотного проекта ФСС. Эти формы отменены, поэтому перечень форм используйте только как описание возможностей программы и обязательно сверяйте с актуальным составом отчётности и своим релизом конфигурации.

Отправка выполняется из программы: по главе 22 «Прочая отчетность» сервис «1С-Отчетность» подключается в карточке организации на закладке «ЭДО» по ссылке «Заявление на подключение к 1С-Отчетности», а при договоре 1С:ИТС уровня ПРОФ используется бесплатно для одного юрлица или ИП.

Отдельный контур — обособленные подразделения: по главе 3 «Описание структуры предприятия» суммы НДФЛ учитываются с привязкой к подразделениям, и для подразделения указывается, что оно зарегистрировано в другом налоговом органе и формирует собственную отчётность по НДФЛ. Как описать организацию, подразделения и учётную политику до первого расчёта, разобрано в статье настройка 1С:ЗУП.

Исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ

Налог проходит три состояния, и каждое регистрируется своим документом. По главе 18 «НДФЛ и отчетность в ФНС» он рассчитывается автоматически при заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» и ряда других документов.

• Исчисление при начислении зарплаты. Сумма считается в документе «Начисление зарплаты и взносов»: на закладке «НДФЛ» выполняется расчёт и регистрируются суммы предоставленных стандартных и имущественных вычетов.
• Межрасчётные выплаты. При выплате в межрасчётный период НДФЛ исчисляется самим документом: «Командировка», «Отсутствие с сохранением оплаты», «Оплата дней ухода за детьми-инвалидами», «Премия», «Простой сотрудников», «Разовое начисление». В «Больничном листе», «Отпуске» и «Материальной помощи» налог считается всегда.
• Окончательный расчёт за месяц. По главе 15 «Расчет зарплаты и взносов» налог за месяц исчисляется нарастающим итогом с учётом всех облагаемых доходов и налога, зарегистрированных другими документами; ручные правки не рекомендуются.
• Удержание — в ведомости. По главе 16 «Выплата зарплаты» в колонке «НДФЛ к перечислению» указываются суммы ранее исчисленного налога, удерживаемые по этой ведомости; их соответствие ранее исчисленному, но ещё не удержанному налогу рекомендуется контролировать. Та же механика работает и при выплате за первую половину месяца — см. аванс и НДФЛ с него.
• Зачёт и возврат. На закладке «Корректировки выплаты» заполняются суммы к зачёту или возврату из-за излишне удержанного НДФЛ (отрицательные) либо зачтённые в счёт ранее «отложенных» (положительные).

На результат влияют настройки, сделанные задолго до отчётности. Вид дохода НДФЛ в сочетании с другими параметрами влияет на ставку и указывается как параметр вида начисления, то есть виды доходов влияют на налог через использованные начисления. Стандартные вычеты вводятся документом «Заявления на вычеты» (досрочно снимаются документом «Прекращение стандартных вычетов»), имущественные и социальные в связи с обучением и лечением — документом «Уведомление НО о праве на вычеты».

Статус налогоплательщика выбирается при вводе персональных данных и влияет на ставку: помимо резидента и нерезидента предусмотрены высококвалифицированный иностранный специалист, участник программы переселения соотечественников, член экипажа судна из РМРС, беженец, гражданин страны — участника Договора о ЕАЭС и работающий по патенту. Для нестандартных ситуаций есть документы «Перерасчет НДФЛ», «Возврат НДФЛ» и «Операция налогового учета по НДФЛ».

По главе 20 «Формирование данных для бухгалтерского учета» суммы начисленного НДФЛ заполняются в разрезе сотрудника, вида операции и регистрации в налоговом органе (ОКТМО и КПП). Там же зафиксировано: с 2025 года вместо частных видов операций применяется единый вид «НДФЛ», суммы налога с превышения предельных величин отдельно не выделяются, а НДФЛ по всем ставкам учитывается на счёте 68.01 «НДФЛ исчисленный налоговым агентом».

Сроки перечисления НДФЛ и периоды удержания

Разбивка сумм в отчётности строится не на месяцах, а на периодах удержания налога. Механика на примере марта — апреля 2026 года разобрана в материале «Как платить отпускные и отражать их в 6-НДФЛ, если отпуск начинается с первого рабочего дня месяца?» (публикация 17.03.2026).

• Удержание — в день фактической выплаты. НДФЛ с отпускных, перечисленных 27.03.2026, удерживается в день перечисления, а уплачивается не позднее 06.04.2026, поскольку 5 апреля — выходной (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4, п. 6 ст. 226 НК РФ). При доплате пересчитанных сумм датой получения дохода является дата фактической выплаты.
• Периоды перечисления. В том же разборе для апреля 2026 года: выплата с 1 по 22 апреля включительно — уплата не позднее 28.04.2026; выплата с 23 по 30 апреля — не позднее 05.05.2026 (п. 6 ст. 226 НК РФ). Границы периодов и сроки заданы НК РФ и меняются — берите редакцию своего периода.

Практический вывод: дата документа выплаты в ЗУП определяет и срок перечисления налога, и строку отчётности, а ведомость с датой, не совпадающей с фактическим перечислением в банк, уводит сумму в чужой период. Эти же периоды удержания лежат в основе сумм, которые налоговый агент декларирует до наступления срока уплаты, поэтому уведомление об исчисленных суммах и раздел 1 расчёта 6-НДФЛ за тот же период должны сходиться. Порядок заполнения самого уведомления в использованных материалах 1С:ИТС не разбирается — сверяйте его с действующим порядком ФНС.

Сезонный сюжет — декабрьские выплаты. По материалу «Когда платить зарплату за декабрь 2024 года?» (публикация 02.12.2024, разбор для декабря 2024 года и января 2025 года) переносить выплату необходимо, если срок установлен с 1-го по 8-е число месяца либо на 29-е, 30-е или 31-е число: при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днём срок сдвигается на предшествующий рабочий день (ч. 8 ст. 136 ТК РФ). Правило общее, но конкретные даты переноса каждый год свои. Декабрьская ведомость меняет период удержания НДФЛ и отчёт, в который попадёт налог.

6-НДФЛ: как учётные данные попадают в разделы расчёта

Форма 6-НДФЛ доступна среди форм рабочего места «1С-Отчетность» и заполняется по тем же регистрам, из которых строится регистр налогового учёта. Порядок заполнения утверждён приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ — на него ссылается разбор аудиторов по отпускным, где показано соответствие сумм и строк.

• Раздел 1 — про сроки перечисления. По строке 020 указывается НДФЛ к перечислению с начала налогового периода по всем физлицам (п. 25 Порядка), строки 021–026 заполняются по срокам уплаты: налог с отпускных, выплаченных 27 марта и подлежащий уплате не позднее 6 апреля, показан по строке 026 расчёта за I квартал.
• Раздел 2 — про доходы и налог. Сумма отпускных отражается по строкам 120 и 131, исчисленный налог — по строке 140, удержанный — по строкам 160 и 166.
• Доплата — в периоде выплаты. НДФЛ с апрельской доплаты попадает в расчёт за полугодие: в разделе 1 по строке 021 (выплата с 1 по 22 апреля) либо 022, в разделе 2 — по строкам 120, 131, 140 и 160, далее в строку 161 или 162 по периоду удержания.
• Пересчёт внутри года. Если излишне выплаченные отпускные удержаны в том же налоговом периоде, раздел 1 за I квартал подаётся с актуальными данными, а в разделе 2 по строкам 140 и 160 остаются суммы до пересчёта; актуальные данные уходят в расчёт за полугодие.

Справка о доходах теперь часть расчёта: по материалу «Правомерно ли считать средний заработок для оплаты вынужденного прогула по данным справки о доходах?» с отчётности за 2021 год она сдаётся в составе расчёта 6-НДФЛ (приложение № 1), а справка 2-НДФЛ в налоговые органы больше не представляется. В программе справки реализованы как документы в двух вариантах — для налогового органа и для сотрудника — и формируются пачкой для списка сотрудников; в документации редакции 3 они по-прежнему называются справками по форме 2-НДФЛ.

По материалу «Можно ли при трудоустройстве требовать ИНН от работника?» в справке о доходах поле «ИНН в Российской Федерации» не заполняется при отсутствии ИНН (п. 32 Порядка) — сдачу это не блокирует. А вот дубль физического лица ломает расчёт: по главе 5 «Учет кадров и формирование фонда оплаты труда» дублирование физических лиц приводит к некорректным расчётам НДФЛ и отчётности.

Страховые взносы: настройки, начисление, уплата

По главе 19 «Страховые взносы и отчетность в фонды» взносы начисляются документами «Начисление зарплаты и взносов» и «Увольнение» со всех начислений, зарегистрированных как в самом документе, так и в прочих документах начислений, относящихся к его расчётному месяцу. Поэтому межрасчётные премии, больничные и отпуска попадают в базу того месяца, к которому относится расчётный документ, а не того, когда они введены.

• Тариф — в учётной политике организации. Там же указывается ставка взносов по страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
• Настройки видов начислений. Свойства начисления, влияющие на расчёт взносов, задаются на закладке «Налоги, взносы, бухучет»: новое начисление без проверки этой закладки тихо искажает базу.
• Характеристики физлица и должности. На исчисление влияют статус застрахованного лица и наличие инвалидности (карточка сотрудника, ссылка «Страхование»), а также характеристики должности — если их учёт предусмотрен в учётной политике. Там же начисляются доптарифы за занятых на вредных и тяжёлых работах, шахтёров и лётчиков.
• Нарастающий итог. По главе 15 взносы за месяц исчисляются нарастающим итогом с учётом всех облагаемых доходов, зарегистрированных другими документами; ручные правки не рекомендуются.

По материалу «Включать ли в расчет пособий суммы, облагаемые взносами по нулевому тарифу?» объектом обложения признаются выплаты в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию (п. 1 ст. 420 НК РФ), эти выплаты составляют базу (ст. 421 НК РФ), а необлагаемые поименованы в ст. 422 НК РФ. В материале «Нужно ли пересчитывать пособие после выплаты годовой премии за расчетный период?» (публикация 18.09.2024) приведены механика и срок: взносы исчисляются по итогам каждого месяца исходя из базы с начала расчётного периода за вычетом сумм, исчисленных по предшествующий месяц (п. 1 ст. 431 НК РФ), а сумма за месяц уплачивается не позднее 28-го числа следующего месяца (п. 3 ст. 431 НК РФ); взносы за декабрь 2023 года следовало уплатить не позднее 29 января 2024 года с учётом переноса срока.

Начислить взносы недостаточно: по главе 19 для полноценного формирования отчётности уплату регистрируют раздельно по видам платежей документом «Уплата страховых взносов в фонды». Отдельная ветка — добровольные страховые взносы: желание сотрудника регистрируют документом «Пачка документов ДСВ-1», удержание назначают документом «Удержание добровольных страховых взносов», а отчитываются документом «Реестр ДСВ-3». Эта глава описывает контур прежней отчётности в ПФР, поэтому названия форм и периодичность сдачи по ДСВ сверяйте с действующим порядком; сама механика удержания разобрана в статье удержания из зарплаты.

Персонифицированные сведения и расчёт по взносам

Ежемесячные персонифицированные сведения — часть налоговой, а не фондовой отчётности. По материалу «Когда при выплате пособия нужно учитывать доходы у другого страхователя?» с 01.01.2023 сведения о работниках и исполнителях по договорам ГПХ, включая информацию о заработке, страхователи ежемесячно сдают в налоговые органы (п. 7 ст. 431 НК РФ), а те направляют их в СФР. Если на дату назначения пособия сведений о заработке у фонда нет или они учтены не полностью, фонд в беззаявительном порядке пересчитает пособие, а страхователю направят уточнённые сведения — это напрямую влияет на суммы, о которых идёт речь в статье про расчёт больничного.

Отсюда прямая связь качества персональных данных с деньгами сотрудника. По материалу об ИНН при трудоустройстве (публикация 29.07.2026) в разделе 3 расчёта по страховым взносам ИНН застрахованного лица указывается при наличии (п. 13.7 Порядка заполнения РСВ, утв. приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@), аналогичное правило действует и для персонифицированных сведений (п. 3.4 Порядка их заполнения). Данные собираются в карточке физического лица, а анкетные формы программа готовит по главе 19: АДВ-1 на сотрудника без страхового свидетельства, АДВ-2 при изменении анкетных данных, АДВ-3 при его утрате. Глава описывает этот блок в терминах отчётности в ПФР, поэтому состав анкетных форм и адресата сверяйте с действующим порядком СФР.

Смена фамилии — случай, где легко перепутать формы: по материалу «Как сообщить в СФР о смене фамилии работника?» о новой фамилии сообщают формами АДВ-2 и АДВ-6-1, а подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не подаётся.

ЕФС-1: события, состав и сроки подачи

Порядок заполнения формы менялся: материалы 2024–2025 годов опираются на Порядок, утверждённый приказом СФР от 17.11.2023 № 2281, а в более позднем материале «Как принять обратно сотрудника, который ушел в отпуск с последующим увольнением?» (публикация 23.07.2026) речь идёт уже о Порядке, утверждённом приказом СФР от 17.11.2025 № 1462. Ниже пункты Порядка приведены по нумерации приказа № 2281, на который ссылались разобранные ответы аудиторов: перед сдачей сверьте формулировки и нумерацию с действующей редакцией. Форма заполняется на всех работников, включая совместителей и дистанционных, с которыми заключены или прекращены трудовые отношения либо оформлены кадровые изменения (п. 4, 12 Порядка), причём обязанность не зависит от способа ведения трудовой книжки. Кадровую сторону увольнения разбираем отдельно — в статье расчёт при увольнении.

Состав формы под событие фиксирован: по материалу об увольнении работника, лишённого права заниматься определённой деятельностью, представляется ЕФС-1 в составе титульного листа, подраздела 1 раздела 1 и подраздела 1.1 (п. 4, 12 Порядка). Подраздел 1.1 заполняется по графам: 2 — дата события, 3 — кадровое мероприятие («УВОЛЬНЕНИЕ», «ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)»), 5 — трудовая функция и подразделение, 6 — код по ОКЗ из пяти знаков «XXXX.X» (четыре знака — группа занятий, пятый — контрольное число, п. 46 Порядка), 7 — код и полная формулировка причины увольнения, 8–10 — документ-основание, его дата и номер. Наименования должностей и подразделений для граф 5 и 6 берутся из кадровой структуры, поэтому расхождения обычно тянутся от штатного расписания.

• Документ-основание при приёме — трудовой договор. По материалу «Нужен ли приказ о приеме на работу внутреннего совместителя?» основанием трудовых отношений является трудовой договор (ч. 1 ст. 68 ТК РФ), поэтому указание приказа в графе 8 некорректно; при совместительстве в графе 5 наряду с должностью указывается вид договора.
• Неполное время кодируется в графе 6: дополнительно к коду по ОКЗ указывается «НЕПД» при неполном рабочем дне и «НЕПН» при неполной рабочей неделе (п. 46 Порядка) — «Как указать размер оклада при приеме совместителя?», «Как оформить на работу студента дневного отделения?».
• Ошибочную запись отменяют, а не удаляют: формируется новый подраздел 1.1 в полном соответствии с первоначальными сведениями, а в графе 11 «Признак отмены записи» проставляется знак «X».
• Дата события и дата приказа расходятся: по материалу «Как рассчитать компенсацию за отпуск при увольнении мобилизованного…» в графе 2 указывается дата увольнения, а в графе 9 — дата издания приказа.
• Совмещение и временный перевод в форму не попадают — «Совместительством или совмещением оформить работнику полторы ставки?» и «Как перевести временного работника на другую должность?»; при приёме совместителя подраздел 1.1 подаётся.
• Ответственность. По материалу «Как внести в трудовую книжку запись, пропущенную по ошибке?» непредставление, опоздание и недостоверные сведения о трудовой деятельности влекут ответственность по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ — предупреждение или штраф от 300 до 500 рублей на должностное лицо. Материал опубликован 29.11.2022 и разбирает норму на отменённой форме СЗВ-ТД, поэтому размеры санкций сверяйте с действующей редакцией КоАП РФ.

Не всё, что уходит в СФР, относится к ЕФС-1: по материалу «Нужно ли направлять в СФР сведения о внешних совместителях?» сведения работника для выплаты пособия оформляются по приложению № 1 к приказу СФР от 22.04.2024 № 643 и передаются в фонд не позднее трёх рабочих дней с момента получения от работника (ч. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ), включая внешних совместителей.

Проверка данных перед сдачей и поиск расхождений

Проверять отчётность стоит не по итоговым цифрам формы, а по цепочке, из которой они собраны. Такой подход заложен и в программе: по главе 19 в рабочем месте отчётности в фонд выполняется вся цепочка — от формирования комплекта до проверки сведений (в том числе внешними программами проверки) и отправки через «1С-Отчетность». Сам комплект форм в этой главе описан по прежнему порядку отчётности в ПФР и ФСС, но последовательность работы от неё не зависит.

1. Сверьте настройки, а не суммы: для НДФЛ — вид дохода в карточке начисления и статус налогоплательщика, для взносов — тариф в учётной политике, закладка «Налоги, взносы, бухучет» и статус застрахованного лица.
2. Проверьте регистрацию в налоговом органе. НДФЛ учитывается в разрезе ОКТМО и КПП: сотрудник не в том подразделении уводит налог в чужой комплект отчётности.
3. Сравните исчисленный налог с удержанным: системное расхождение означает, что ведомость заполнена до пересчёта или проведена не в том периоде.
4. Проверьте даты выплат — от них зависят срок перечисления налога и строка раздела 1 — и регистрацию уплаты взносов документом «Уплата страховых взносов в фонды» раздельно по видам платежей.
5. Проверьте персональные данные: дубли физических лиц ломают расчёт НДФЛ и отчётность, отсутствие СНИЛС закрывается формой АДВ-1.
6. Закройте невыполненные перерасчёты в рабочем месте «Перерасчеты».

Исправления прошлых периодов и их влияние на отчётность

Логику исправлений из главы 21 «Исправление прошлых периодов» стоит знать до того, как расхождение найдено.

• Что такое «закрытый» период. Документы-исправления и перерасчёты доступны, если за период введена ведомость на выплату зарплаты за месяц либо зарплата отражена в бухучёте. От правок «задним числом» защищает дата запрета изменения данных.
• Документ-исправление вместо правки. По ссылке «Исправить» создаётся новый документ того же вида, условия исходного отменяются и сохраняются как черновик; в исправлении расчётного документа на закладке «Пересчет прошлого периода» сторнируются все его начисления.
• Сторнирование. Документ «Сторнирование начислений» отменяет начисления сторнируемого документа отрицательными суммами текущего периода и может доначислить суммы, не начисленные из-за сторнируемого события.
• Контроль перерасчётов. Автоматически необходимость перерасчёта регистрируется только по изменениям последних двух месяцев; отслеживать и запускать их можно в рабочем месте «Перерасчеты».
• Досрочное доначисление. Если период закрыт, применяется документ «Доначисление, перерасчет», иначе доначисление пройдёт при очередном начислении зарплаты.

Правка в кадровом или расчётном документе почти всегда означает пересмотр налоговой картины: документация отдельно отмечает, что перерасчёт НДФЛ и взносов и его влияние на отчётность рассматриваются в главах 18 и 19.

Типичные ошибки

• Ждут, что 6-НДФЛ «соберётся сам», хотя форма заполняется по регистрам, которые наполняются видами доходов начислений, вычетами и статусами сотрудников.
• Правят суммы налога прямо в документе: ручные исправления расчёта НДФЛ и взносов расходятся с регистрами.
• Путают исчисленный налог с удержанным: пока ведомость не проведена, удержанного налога нет.
• Проводят ведомость не той датой: дата выплаты определяет период удержания, срок перечисления и строку раздела 1 расчёта.
• Не регистрируют уплату взносов по видам платежей — отчётность собирается неполно.
• Добавляют начисление, не открыв закладку «Налоги, взносы, бухучет», хотя её свойства определяют базу по взносам и вид дохода НДФЛ.
• Заводят на сотрудника второе физическое лицо — дубль ломает расчёт НДФЛ и отчётность.
• Считают срок ЕФС-1 от даты события, а не от даты приказа: приказ «задним числом» сокращает срок подачи.
• Подают ЕФС-1 там, где она не нужна: при совмещении профессий, временном переводе и смене фамилии сведения не подаются.
• Удаляют ошибочную запись вместо отмены повторной записью с признаком отмены в графе 11.
• Игнорируют рабочее место «Перерасчеты»: правки старше двух месяцев автоматически не регистрируются.

Частые вопросы