Расчёт отпускных в 1С:ЗУП: средний дневной заработок, база расчёта и документы программы

Из чего складывается расчёт отпускных

Оплата отпуска начисляется в размере среднего заработка (ст. 139 ТК РФ). Расчёт распадается на четыре шага, и ошибка в любом из них даёт неверную сумму к выплате.

• Определить расчётный период - 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором за работником сохраняется средний заработок. Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число включительно, в феврале - по 28-е (29-е).
• Собрать базу - все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда, независимо от источника (п. 2 Положения № 540).
• Исключить лишнее - периоды по п. 5 Положения № 540 и начисленные за них суммы.
• Посчитать средний дневной заработок и умножить его на число оплачиваемых календарных дней отпуска.

С 1 сентября 2025 года порядок расчёта установлен Положением, утверждённым постановлением Правительства России от 24.04.2025 № 540. Как поясняет материал «Как рассчитать отпускные после отпуска по уходу за ребенком?», для отпусков с этой даты применяются новые правила, но сам порядок расчёта отпускных остался прежним при формальной смене нормативного акта. Содержательное изменение одно: расчётный период не может быть меньше 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска (п. 4 Положения № 540), и закрепить в ЛНА иной период нельзя.

Расчётный период и исключаемые периоды

Период отсчитывается от месяца отпуска, а не от даты приказа или выплаты. Отпуск с 5 октября 2025 года - расчётный период с 1 октября 2024 по 30 сентября 2025 года (материал «Как при расчете отпускных учитывать премию, которая выплачена после начала отпуска?»); отпуск с 1 апреля 2026 года - период с 1 апреля 2025 по 31 марта 2026 года (материал «Как платить отпускные и отражать их в 6-НДФЛ, если отпуск начинается с первого рабочего дня месяца?»). Общий механизм расчётного периода для всех выплат по среднему разобран в статье «Средний заработок».

В расчётный период включается только фактически отработанное время. По п. 5 Положения № 540 из него исключается период и начисленные за него суммы, если работник:

• получал средний заработок, кроме перерывов для кормления ребёнка: командировки, отпуска, дни сдачи крови и тому подобное;
• был в отпуске по беременности и родам или на больничном;
• не работал из-за простоя по вине работодателя либо по независящим от сторон обстоятельствам;
• не мог работать из-за забастовки, в которой сам не участвовал;
• брал дополнительные выходные дни по уходу за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты либо без сохранения.

Перечень воспроизведён в материалах «Как считать отпускные сотруднику, который работает неполное рабочее время?» и «Как считать средний заработок, если в расчетном периоде не было выплат?». Период и деньги исключаются вместе: нельзя выбросить дни отпуска, но оставить в базе отпускные за них. А вот неполное рабочее время исключаемым периодом не является: при графике с понедельника по четверг и отсутствии других отсутствий средний заработок считается как за полностью отработанный период, специального порядка Положение № 540 не предусматривает (определение Четвёртого КСОЮ от 02.11.2022 по делу № 88-24235/2022).

Какие выплаты входят в базу, а какие нет

Критерий один: выплата должна быть частью системы оплаты труда, установленной коллективным договором, соглашениями или ЛНА (ч. 2 ст. 135 ТК РФ). Источник выплаты значения не имеет (п. 2 Положения № 540), а выплаты, не относящиеся к оплате труда, в расчёт не берутся (п. 3 Положения № 540).

Есть и нижняя граница: по п. 18 Положения № 540 средний месячный заработок работника, полностью отработавшего в расчётном периоде норму рабочего времени и выполнившего нормы труда, не может быть меньше федерального МРОТ, хотя порядка расчёта отпускных из МРОТ законодательство не содержит. Материал «Могут ли отпускные быть ниже МРОТ?» уточняет: сравнивать нужно с МРОТ на момент ухода в отпуск, а при не полностью отработанном периоде п. 18 можно не применять.

Средний дневной заработок: две формулы

Различие сводится к делителю. Если в расчётном периоде нет периодов из п. 5 Положения № 540, работает базовая формула из ч. 4 ст. 139 ТК РФ и п. 10 Положения № 540.

Полностью отработанный период: средний дневной заработок = заработная плата, начисленная за расчётный период / 12 / 29,3.

В этом виде формула воспроизведена в материале «Как считать отпускные сотруднику, который работает неполное рабочее время?». Если хотя бы один месяц отработан не полностью, 29,3 берётся только по полным месяцам: расчёт идёт по правилам п. 10 Положения № 540 (материал «Как рассчитать компенсацию за отпуск при увольнении мобилизованного?»). Дальше - два шага по тексту п. 10.

Шаг 1. Количество дней в месяце, отработанном не полностью = 29,3 / количество календарных дней месяца × количество дней, приходящихся на отработанное время.

Шаг 2. Средний дневной заработок = заработок, начисленный за расчётный период / (29,3 × количество полностью отработанных календарных месяцев + количество дней в неполных календарных месяцах).

Результат умножается на число оплачиваемых календарных дней отпуска. Если, например, период с 1 марта по 30 сентября отработан полностью, неполных месяцев нет и делитель равен 29,3 × 7 (пример из материала «Как считать компенсацию отпуска, если сотрудник увольняется в последний день месяца?»; материал опубликован до 01.09.2025 и ссылается на Положение № 922, формула делителя в п. 10 Положения № 540 та же).

Если заработка в расчётном периоде не было

Выход в отпуск после декрета, возобновление приостановленного трудового договора, отпуск в месяце приёма: для таких случаев Положение № 540 предусматривает лестницу из трёх правил (материал «Можно ли платить отпускные исходя из МРОТ сотруднику, принятому на работу в месяце отпуска?»).

• Пункт 6. Нет зарплаты или отработанных дней за расчётный период либо за период, превышающий расчётный, либо период целиком состоит из исключаемого времени - берётся предшествующий период, равный расчётному: для отпуска в октябре 2025 года это период с 1 октября 2023 по 30 сентября 2024.
• Пункт 7. Заработка нет ни в расчётном периоде, ни до его начала - берётся зарплата за фактически отработанные дни в месяце наступления случая. Для принятого 3 октября и уходящего в отпуск с 16 октября средний заработок считается из выплат за 3-16 октября: при пятидневке сумма делится на 9 дней.
• Пункт 8. Заработка нет ни в расчётном периоде, ни до него, ни до наступления случая - средний заработок определяется исходя из тарифной ставки или оклада.

Гарантия «не ниже МРОТ» на принятых в месяце отпуска не распространяется: отработанных дней в расчётном периоде у них нет, и расчёт отпускных из МРОТ неправомерен.

Сложнее всего с выходом в отпуск сразу после отпуска по уходу за ребёнком: судебная практика по применению п. 6 разошлась между 12 месяцами, предшествующими первому отпуску по беременности и родам (эта же позиция в письме Минтруда России от 25.11.2015 № 14-1/В-972), сдвигом периода назад до появления выплат и расчётом из оклада по п. 8. Если после декрета работница вышла на работу хотя бы на несколько дней и в этом же месяце берёт отпуск, отпускные считаются из зарплаты за эти дни (определение Первого КСОЮ от 07.02.2022 № 88-1510/2022).

Премии в расчёте отпускных

Премии - самая частая причина расхождения ручного расчёта с расчётом программы. Порядок их учёта установлен п. 15 Положения № 540 и зависит от вида премии и периода её начисления.

Ежемесячные премии по материалу «Как при расчете отпускных учитывать премию, которая выплачена после начала отпуска?» учитываются при трёх условиях: премия начислена в расчётном периоде; за каждый показатель за месяц начислена только одна выплата; период отработан полностью либо премия начислена за фактически отработанное время.

Ключевое слово - «начислена», а не «выплачена» и не «за какой месяц». Материал «Как учитывать ежемесячную премию в среднем заработке - по месяцу начисления или по месяцу выплаты?» разбирает это на примере: при отпуске в ноябре 2025 года учитываются премии, начисленные с 1 ноября 2024 по 31 октября 2025, включая начисленную в ноябре 2024 года премию за октябрь. А при отпуске в октябре 2025 года премия за сентябрь, начисленная в октябре, в расчёт уже не попадает.

Если период отработан не полностью, премия, начисленная суммой без учёта отработанного времени, берётся пропорционально. Расчёт из материала «Как учитывать в среднем заработке ежемесячные премии сотруднику, отработавшему менее года?»: премий начислено 200 000 руб., в периоде 248 дней, отработано 208, значит учитывается 200 000 / 248 × 208 = 167 741,94 руб.

Годовые премии, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения (п. 15 Положения № 540). Отсюда прикладное следствие из материала «Как учитывать годовую премию при расчете отпускных?»: премию за 2024 год нужно учесть при отпуске в 2025 году, а отпускные, рассчитанные и выплаченные до её начисления, пересчитать.

• Если расчётный период отработан не полностью или из него исключались периоды по п. 5, премия учитывается пропорционально отработанному в расчётном периоде времени; правило не применяется, если премия выплачена за фактически отработанное время.
• Премия без учёта отработанного времени полностью учитывается только у тех, кто отработал весь расчётный период (письмо Минздравсоцразвития России от 05.03.2008 № 535-17).

Вывод материала: порядок выплаты премии - с учётом фактически отработанного времени или без него - стоит закрепить в ЛНА, иначе спор о базе расчёта неизбежен.

Повышение окладов и индексация среднего заработка

При повышении в организации, филиале или подразделении тарифных ставок, окладов, денежного вознаграждения средний заработок работников повышается (п. 16 Положения № 540). Право на индексацию даёт не любое повышение: по материалу «Как индексировать средний заработок, если при повышении окладов снизили надбавки?» оно должно быть одновременным и целиком по организации, филиалу или подразделению. Тот же вывод раньше делался по п. 16 Положения № 922 (материал «Нужно ли индексировать доплату до МРОТ при расчете среднего заработка?») - текст нормы при смене акта не изменился. Подробнее об индексации и премиях - в статье «Премии и индексация».

Коэффициент повышения определяется по каждому сотруднику делением последнего установленного оклада на оклады, установленные в каждом из месяцев расчётного периода для этого сотрудника.

• Учитываются тарифные ставки, оклады, денежное вознаграждение и выплаты, установленные к ним в фиксированном размере (проценты, кратность).
• Не учитываются выплаты, установленные к окладам в диапазоне значений.
• Выплаты в абсолютных размерах не повышаются: доплата до МРОТ или надбавка в твёрдой сумме в расчёте коэффициента не участвует (письмо Минздравсоцразвития России от 26.06.2008 № 2337-17), и если оклады подняли, а такую надбавку снизили, коэффициент считается только по окладам.

Повышение «задним числом» означает пересчёт всех сумм среднего заработка, выплаченных после даты повышения, доплату разницы и компенсацию по ст. 236 ТК РФ за срок задержки (материал «Как индексировать средний заработок при повышении окладов задним числом?» - разбор сделан по п. 16 Положения № 922, порядок индексации в п. 16 Положения № 540 тот же). Срок самой доплаты законом не установлен: по материалу «В какой срок доплачивать проиндексированные отпускные?» применяется понятие разумного срока, например ближайший день выплаты зарплаты, и безопаснее закрепить его в ПВТР или положении об оплате труда. При задержке компенсация по ст. 236 ТК РФ составит 1/150 ключевой ставки за каждый день.

За сколько дней платить

Продолжительность ежегодного отпуска исчисляется в календарных днях, и нерабочие праздничные дни, попавшие в отпуск, в число его календарных дней не включаются (ч. 1 ст. 120 ТК РФ). Выходные, в том числе перенесённые постановлением Правительства, учитываются.

Насколько результат зависит от формулировки заявления, показывает материал «Как платить отпускные за отпуск, который начнется 1 января 2026 года?»: отпуск «с 01.01.2026 по 14.01.2026» - это дни с 9 по 14 января и оплата за 6 дней, а отпуск «с 01.01.2026 на 14 календарных дней» продлевается на праздники и оплачивается с 9 по 22 января.

Компенсация вместо отпуска

Часть ежегодного отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть возмещена деньгами (ст. 126 ТК РФ). Какие отпуска бывают и сколько дней полагается по каждому - в статье «Виды отпусков». Если отпуска суммируются или переносятся на следующий рабочий год, компенсация назначается за часть каждого отпуска, превышающую 28 календарных дней, либо за любое количество дней из этой части.

• Компенсация без увольнения возможна, если работнику полагается основной отпуск более 28 календарных дней либо ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.
• Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день заменить компенсацией можно: запрета в ТК РФ нет, а сам отпуск является частью ежегодного оплачиваемого (материал «Можно ли заменить отпуск за ненормированный рабочий день денежной компенсацией?»).
• Замена отпуска компенсацией - право, а не обязанность работодателя, он может отказать (письмо Роструда от 11.10.2023 № ПГ/21367-6-1).

При увольнении правило другое: компенсация выплачивается за все неиспользованные дни отпуска (ст. 127 ТК РФ) пропорционально стажу, а средний заработок считается за 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения, по тем же формулам. Излишки стажа менее половины месяца отбрасываются, не менее половины - округляются до полного месяца (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, письмо Роструда от 09.08.2011 № 2368-6-1).

Отпуск авансом и удержание при увольнении

За первый год работы сотрудник может пойти в отпуск по истечении шести месяцев непрерывной работы и взять сразу все 28 календарных дней, хотя рабочий год ещё не отработан. Отсюда и «перерасходованные» дни. По материалу «Можно ли удержать отпускные за неотработанный отпуск при увольнении в порядке перевода?» при увольнении до окончания рабочего года, за который отпуск уже использован, работодатель может удержать отпускные за неотработанные дни (ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Ограничения жёсткие:

• удержание не должно превышать 20 % от суммы, выплачиваемой при увольнении (ст. 138 ТК РФ), иначе оно возможно только по заявлению работника;
• увольнение в порядке перевода (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) - обычное увольнение, в перечень «защищённых» оснований оно не входит (письмо Роструда от 23.06.2006 № 947-6);
• по ч. 2 ст. 137 ТК РФ удержание не производится при увольнении по основаниям п. 8 ч. 1 ст. 77, п. 1, 2, 4 ч. 1 ст. 81, п. 1, 2, 5, 6, 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Остальные выплаты последнего расчёта и порядок их начисления разобраны в статье «Расчёт при увольнении».

Отзыв из отпуска работает иначе. По материалу «Можно ли при отзыве из отпуска удержать отпускные?» выплаченные отпускные становятся излишне полученными суммами, но перечень удержаний в ст. 137 ТК РФ закрыт и такого основания в нём нет: работник возвращает деньги добровольно либо пишет заявление. Практичный вариант из того же материала: при расчёте следующих отпускных зачесть ранее выплаченную сумму, тогда взносы начисляются и НДФЛ удерживается только с разницы.

Как это оформляется в 1С:ЗУП

Периоды основного, дополнительного и оплачиваемого учебного отпуска регистрируются документом «Отпуск», причём основной и дополнительный отпуск показываются в нём раздельно (глава 9 документации «1С:Зарплата и управление персоналом», редакция 3).

• Планирование. График отпусков и форма Т-7 - документ «График отпусков», перенос - «Перенос отпуска», приказ на нескольких сотрудников по форме Т-6а - «Отпуска сотрудников».
• Право на отпуск. Справка по отпускам показывает, на сколько дней сотрудник имеет право и как оно сложилось. Ввести при этом можно период любой продолжительности - отпуск может быть предоставлен и авансом.
• Выплата. Отпускные выплачиваются вместе с зарплатой или в межрасчётный период; при межрасчётной выплате в документе рассчитываются и постоянные удержания (профвзносы, алименты). НДФЛ рассчитывается при любом способе выплаты, а материальная помощь к отпуску начисляется прямо в документе, если такая возможность выбрана в настройках.

Расчёт опирается на сведения о ранее выполненных начислениях, которые регистрируются автоматически при начислении зарплаты. Посмотреть и поправить их можно в калькуляторе среднего заработка - он вызывается в документе по кнопке с зелёным карандашиком. Вводить данные вручную имеет смысл, если программа эксплуатируется меньше года; введённое сохраняется для последующих расчётов. В главе 2 документации описана настройка «Сведения для расчёта общего среднего заработка принимать к учёту для расчёта пособий (и наоборот)», избавляющая от двойного ввода.

Как устроен расчёт внутри, видно по приложению 1 «Настройка начислений и удержаний»: документом «Отпуск» начисляются виды расчёта с назначениями «Оплата отпуска», «Компенсация отпуска» (она же начисляется документом «Увольнение»), «Материальная помощь к отпуску» и «Отпуск (за счёт ФСС) на период санаторно-курортного лечения», а в формулах участвуют показатели «Количество дней отпуска», «Средний заработок (общий)» и «Коэффициент индексации среднего заработка» по индексациям, проведённым в период отпуска.

Компенсация неиспользованных дней и удержание за отпуск авансом оформляются документом «Увольнение»: в нём автоматически заполняется количество неиспользованных либо перерасходованных дней, а сумма компенсации рассчитывается так же, как в документе «Отпуск». Возможность зарегистрировать удержание за неотработанный отпуск в программе есть всегда; для приказа по форме Т-8а предусмотрен документ «Увольнение списком» (глава 5 документации).

По главе 21 документации программа сама контролирует необходимость перерасчёта: при изменении расчётной базы среднего заработка, сведений о времени, вводе годовых премий или индексациях появляется уведомление, а документы собираются в рабочем месте «Перерасчёты» раздела «Зарплата» в таблице «Отпуска, больничные и др. межрасчётные документы». Пока период не закрыт, правку вносят в исходный документ; если расчёт и выплата уже прошли, вводится документ-исправление по ссылке «Исправить»: начисления сторнируются, а расчёт выполняется по новым условиям. Так же оформляются болезнь в отпуске и отзыв из отпуска.

Сроки выплаты, НДФЛ и расчётный листок

Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ч. 9 ст. 136 ТК РФ), срок исчисляется в календарных днях (письма Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1, от 22.03.2012 № 428-6-1). Выплатить раньше можно, позже нельзя даже по заявлению работника: по материалу «Можно ли по заявлению работника выплатить отпускные позже?» это нарушение с ответственностью по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ - предупреждение либо штраф от 10 000 до 20 000 руб. для должностных лиц, от 1 000 до 5 000 руб. для ИП, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций - и процентами по ст. 236 ТК РФ.

Заработную плату к отпускным не «подтягивают»: по материалу «Нужно ли выплатить зарплату работнику вместе с отпускными?» она выплачивается в сроки, установленные ПВТР, коллективным или трудовым договором, независимо от того, в отпуске сотрудник или нет. НДФЛ удерживается в день фактического перечисления работнику (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ), а срок перечисления налога зависит от периода удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ). Материал «Как платить отпускные и отражать их в 6-НДФЛ, если отпуск начинается с первого рабочего дня месяца?» приводит сроки на примере отпуска с 1 апреля 2026 года:

• отпускные выплачены 27 марта 2026 года - налог удерживается в этот день, а уплачивается не позднее 6 апреля 2026 года, поскольку 5 апреля выходной;
• доплата отпускных выплачена с 1 по 22 апреля - уплатить НДФЛ не позднее 28 апреля 2026 года;
• доплата выплачена с 23 по 30 апреля - не позднее 5 мая 2026 года.

Сроки для конкретного месяца выплаты проверяйте по действующей редакции п. 6 ст. 226 НК РФ и переносам выходных: разбор по датам аванса и зарплаты - в статье «Аванс и НДФЛ».

Отдельный случай - отпуск с 1 числа месяца (тот же материал): отпускные выплачиваются до окончания предыдущего месяца, когда зарплата за него не рассчитана. После её начисления средний заработок пересчитывается, а положительная разница доплачивается в срок, установленный работодателем: отпускными она уже не является. Отрицательную разницу удержать по своей инициативе нельзя (ст. 137 ТК РФ).

Расчётный листок отдельно на отпускные не нужен: по материалу «Нужно ли выдавать расчетный листок при выплате отпускных?» его достаточно выдать один раз при выплате зарплаты за месяц, но отпускные показываются в нём отдельной строкой, иначе работодателю грозит предупреждение или штраф.

Типичные ошибки

• Расчётный период отсчитывают от даты начала отпуска. Он всегда состоит из целых календарных месяцев, предшествующих месяцу отпуска.
• Из периода убирают дни, но оставляют суммы либо, наоборот, исключают дни при неполной рабочей неделе. Пункт 5 Положения № 540 исключает период и выплаты одновременно, а неполного рабочего времени в нём нет.
• Премию относят к месяцу, за который она начислена. Значение имеет месяц начисления, а не период премирования и не дата выплаты.
• Годовую премию игнорируют, если она начислена после отпуска. Премия за предшествующий календарный год учитывается, а выплаченные отпускные пересчитываются.
• Индексируют средний заработок при точечном повышении окладов или включают в коэффициент повышения выплаты в твёрдой сумме.
• Оплачивают праздничные дни, попавшие в отпуск. В число календарных дней отпуска они не входят.
• Удерживают отпускные при отзыве из отпуска или удерживают за отпуск авансом больше 20 % выплаты при увольнении. И то и другое допустимо только по заявлению работника.
• Оставляют документы «Отпуск» без перерасчёта. После индексации, ввода годовых премий или правки расчётной базы они попадают в рабочее место «Перерасчёты».

Частые вопросы