Аванс и НДФЛ с него в 1С:ЗУП: расчёт за первую половину месяца

Аванс с точки зрения ТК: почему это влияет на расчёт в ЗУП

В Трудовом кодексе РФ понятия «аванс» нет. Зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, точная дата устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором и не может быть позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). То, что бухгалтер называет авансом, юридически является зарплатой за первую половину месяца, и считать её нужно как зарплату.

• Расчёт — по фактически отработанному времени. Контролирующие органы указывали, что при выплате зарплаты два раза в месяц нельзя ограничиваться формальным выполнением ст. 136 ТК РФ: следует учитывать фактически отработанное время (письма Минтруда России от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660, от 20.03.2019 № 14-1/В-178, Роструда от 08.09.2006 № 1557-6) — материал «Как начислять аванс сотруднику, который полмесяца был в отпуске?».
• Сумма меняется от месяца к месяцу. Зарплата за первую половину месяца рассчитывается пропорционально отработанному времени (выполненной норме труда) за период с 1-го по 15-е число, поэтому зависит от числа рабочих дней конкретного месяца: работодателю необходимо применять расчётный метод («Можно ли установить аванс (зарплату за первую половину месяца) в фиксированном размере?»).
• Фиксированный аванс в ЛНА неправомерен. Суды считают неправомерным установление аванса и в фиксированной сумме, и определённым процентом от оклада (определение Седьмого КСОЮ от 03.02.2022 № 88-1828/2022 по делу № 2-1496/2021), ту же позицию подтверждает Роструд.
• Обязательного «процента» законом не установлено: ни одна норма не требует, чтобы оплата за первую половину месяца равнялась оплате за вторую или составляла долю оклада — разбор на примере января 2026 года в материале «В каком размере платить аванс за январь 2026 года?».

Три способа расчёта аванса в 1С:ЗУП

Способ выплаты задаётся каждому сотруднику индивидуально и определяет, чем будет заполнена ведомость. По главе 16 «Выплата зарплаты» документации 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3, если в ведомости указано, что выплачивается аванс, документ заполняется суммами согласно установленным сотрудникам способам его выплаты.

• Процент считается от всего ФОТ: учитываются все начисления, составляющие фонд оплаты труда, ограничить базу только окладом возможности нет. ФОТ складывается из вклада плановых начислений, в карточках которых отмечено, что их следует включать в ФОТ (глава 5 документации ЗУП 3).
• Оплачиваемое отсутствие не исключает из ведомости: при плановом авансе сотрудники в оплачиваемом отпуске или на больничном в ведомость заполняются.
• Полноценный учёт невыходов — только через начисление. Документация прямо рекомендует: если учётная политика предполагает полноценный учёт невыходов при выплате авансов, вместо планового аванса используют начисление за первую половину месяца.
• Межрасчётные суммы подтягиваются в ту же ведомость, если их выплата установлена с авансом.

Где задаётся и меняется способ аванса

Способ расчёта аванса — условие оплаты труда, поэтому задаётся кадровыми документами (глава 5 документации ЗУП 3).

1. Приём на работу — дополнительно к условиям оплаты указывается способ расчёта аванса, который будет использоваться при оформлении его выплаты.
2. Кадровый перевод — регистрирует изменение любых условий труда, в том числе способа расчёта или размера аванса; доступен приказ по форме Т-5.
3. Изменение оплаты труда — меняет плановые начисления и порядок расчёта аванса с любой даты, без кадрового перевода.
4. Изменение аванса — массовое изменение всем сотрудникам организации, подразделения или произвольному списку; список заполняется работающими на дату изменения и правится вручную.

В документе «Изменение аванса» единую величину для суммы или процента задают по ссылке «Установить размер» и корректируют в таблице; в колонке «Прежнее значение» справочно показан действовавший размер, а для аванса расчётом за первую половину месяца она не заполняется. Через меню «Еще» в форму включается дата «по» — так аванс меняют временно.

Что учитывается в расчёте за первую половину месяца

Состав выплат определяют разъяснения Минтруда, приведённые в материале «Какие документы необходимо оформлять для расчета аванса и удержанного с него НДФЛ?».

• Оклад (тарифная ставка) за фактически отработанное время в период с 1-го по 15-е число.
• Надбавки за отработанное время, расчёт которых не зависит от оценки итогов работы за месяц в целом и от выполнения месячной нормы рабочего времени и норм труда: например, компенсационная выплата за работу в ночное время, надбавки за совмещение должностей, за профессиональное мастерство, за стаж (письма Минтруда России от 20.03.2019 № 14-1/В-178, от 18.09.2018 № 14-1/В-765, от 10.08.2017 № 14-1/В-725).
• Не входят выплаты, зависящие от итогов месяца. Премиальные и иные стимулирующие выплаты, зависящие от показателей работы за месяц, выплачиваются в зарплату за вторую половину месяца («Нужно ли при выплате аванса доплачивать до МРОТ?»).
• Единица измерения — по системе оплаты: если сотруднику установлена оплата по дням, за первую половину месяца учитываются дни, если по часам — часы («В каком размере платить аванс за январь 2026 года?»).

Порядок расчёта повышенных доплат разобран отдельно — см. оплату работы в выходные, праздники и сверхурочно. Признак «учитывать при расчёте первой половины месяца» и включение начисления в ФОТ отмечаются в карточках видов начислений, состав которых определяется при начальной настройке 1С:ЗУП.

МРОТ. Требование ч. 3 ст. 133 ТК РФ распространяется на месячную зарплату работника, полностью отработавшего норму, поэтому при выплате за первую половину месяца сравнивать сумму с МРОТ и доплачивать не нужно — это делается при расчёте за вторую половину месяца.

Округление. Трудовое законодательство не содержит норм, позволяющих округлять зарплату, а самостоятельное округление начисленной суммы — одностороннее изменение условий трудового договора. Округлить выплату можно только в пользу работника: округление в меньшую сторону означает выплату в неполном размере и может вызвать вопросы трудовой инспекции. Порядок закрепляют в коллективном договоре или ЛНА («Можно ли при выплате аванса округлить сумму до рублей?»).

Первичные документы. Для расчёта аванса и удержанного с него НДФЛ оформляются расчётная ведомость, табель учёта рабочего времени, приказы о надбавках и доплатах и другие влияющие на расчёт кадровые приказы. При перечислении на карту из форм, утверждённых постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, составляется только расчётная ведомость по форме № Т-51; сведения о фактически отработанных часах содержатся в табеле (ч. 4 ст. 91 ТК РФ), поэтому табель за первую половину месяца необходим.

Документ «Начисление за первую половину месяца» по шагам

Документ описан в разделе 12.4 главы 12 «Межрасчетные начисления и выплаты»: он предназначен для расчёта суммы аванса сотрудникам, выплата аванса которым установлена расчётом за первую половину месяца, и доступен, только если такой способ установлен кому-либо из сотрудников.

1. Проверьте способ аванса у сотрудников: если расчётный способ не выбран ни у кого, документа в программе не будет; массово перевести сотрудников можно документом «Изменение аванса».
2. Закройте первичные данные за первую половину месяца — кадровые приказы, отсутствия и данные учёта времени с 1-го по 15-е число.
3. Создайте документ на нужный месяц и заполните его — программа рассчитает начисления за первую половину месяца и НДФЛ.
4. Проверьте состав начислений. В карточках начислений и удержаний указывается, следует ли учитывать их при расчёте первой половины месяца.
5. Проведите документ — рассчитанные суммы заполняются затем в ведомости на выплату аванса.

Ключевая особенность: расчёт зарплаты и НДФЛ производится в документе только для определения суммы аванса, итоговые начисления за месяц регистрирует окончательный расчёт.

НДФЛ при выплате аванса: где исчисляется и где удерживается

Механика разделена на два шага: налог исчисляется документом, которым зарегистрирован доход, а удерживается при выплате — в ведомости.

• Исчисление. При расчётном способе НДФЛ рассчитывается в документе «Начисление за первую половину месяца» вместе с суммой начислений и только для определения суммы аванса (глава 12 документации ЗУП 3).
• Удержание. В колонке ведомости «НДФЛ к перечислению» указываются суммы ранее исчисленного налога, которые удерживаются (будут зарегистрированы как удержанные) при выплате по этой ведомости. Редактировать их вручную, как правило, не требуется, но рекомендуется проконтролировать, что они соответствуют ранее исчисленному, но ещё не удержанному налогу (глава 16 документации ЗУП 3).
• Момент регистрации. Ведомости в банк, перечислений на счета и в кассу считаются оплаченными без дополнительных документов: при проведении списывается задолженность перед сотрудниками и может регистрироваться удержанный НДФЛ.
• Незачисление отменяет удержание. Загруженное из банка «Подтверждение зачисления зарплаты» с данными о незачисленных суммах корректирует сведения: зарплата считается невыплаченной, НДФЛ — неудержанным. Без электронного обмена факт отражается документом «Сведения о незачисленной зарплате».

Налоговое основание для удержания при каждой выплате, включая выплату за первую половину месяца: дата фактического получения дохода — день его выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ), налог удерживается при фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ), а срок перечисления в бюджет зависит от даты выплаты (удержания) — п. 6 ст. 226 НК РФ. Универсального «до 28 числа» здесь нет: конкретную дату уплаты каждый раз определяют по периоду, в котором налог удержан. Как это считается, показано на примере из материала 1С:ИТС «Как платить отпускные и отражать их в 6-НДФЛ, если отпуск начинается с первого рабочего дня месяца?» (публикация от 17.03.2026, разбор для выплат весны 2026 года):

• выплата с 1 по 22 апреля 2026 года включительно — уплатить НДФЛ не позднее 28.04.2026;
• выплата с 23 по 30 апреля 2026 года — уплатить не позднее 05.05.2026;
• если срок приходится на выходной, он переносится: налог с выплаты 27.03.2026 (период удержания — вторая часть марта) уплачивается не позднее 06.04.2026, поскольку 5 апреля — выходной.

Границы периодов удержания и даты уплаты установлены п. 6 ст. 226 НК РФ и меняются вместе с ним, поэтому приведённые числа — это иллюстрация к конкретным месяцам 2026 года, а не постоянное правило. Практический вывод общий: закреплённая в ЛНА дата аванса определяет период удержания и срок перечисления налога — аванс, выплаченный 20-го и 25-го числа, может попасть в разные периоды удержания.

Ставка НДФЛ в программе вручную не задаётся: она определяется видом дохода в сочетании с другими параметрами и статусом налогоплательщика согласно действующему законодательству. Для этого используется классификатор видов доходов НДФЛ, вид дохода указывается как параметр вида начисления, а виды и размеры вычетов периодически меняются законодательством и при своевременном обновлении конфигурации отражаются в программе автоматически (разделы 18.1 и 18.2 главы 18 «НДФЛ и отчетность в ФНС»).

Как заполняется ведомость на выплату аванса

Ведомость переводит рассчитанные суммы в факт выплаты и удержание налога; принципы работы описаны в разделе 16.3 главы 16 документации ЗУП 3.

1. Выберите вид ведомости по месту выплаты — в банк (в рамках зарплатного проекта), перечислений на счета, в кассу или через раздатчика. Место выплаты задаётся для организации, подразделения или сотрудника и определяет, чья задолженность попадёт в документ.
2. Укажите, что выплачивается аванс: от этого напрямую зависит, какие суммы будут помещены в документ.
3. Проверьте месяц выплаты. Учитываются документы, месяц начисления которых соответствует указанному месяцу выплаты; этим же месяцем задолженность считается погашенной, а даты документов на заполнение сумм не влияют.
4. Настройте округление и процент выплаты по ссылке рядом с кнопкой «Заполнить»; после изменения настроек ведомость перезаполняют.
5. Проконтролируйте колонку «НДФЛ к перечислению» — суммы должны соответствовать ранее исчисленному, но ещё не удержанному налогу.
6. Сформируйте печатные формы или файл для банка. Из ведомости в кассу формируются платёжная ведомость Т-53 или расчётно-платёжная Т-49; расчётная ведомость Т-51 доступна в разделах «Отчеты по зарплате» и «Отчеты по выплатам».

Для зарплатного проекта с электронным обменом указание проекта в ведомости обязательно, иначе файл для банка не сформируется, а номера лицевых счетов должны быть заполнены у всех сотрудников этого проекта. Если проект не указан, лицевые счета не заполняются: они имеют смысл только в пределах конкретного проекта.

Что происходит при окончательном расчёте за месяц

Окончательный расчёт выполняет документ «Начисление зарплаты и взносов» по итогам месяца в целом (глава 15 документации ЗУП 3). Он заполняется автоматически по всем зарегистрированным сведениям: начисления месяца с доначислениями и перерасчётами, оплата по договорам ГПХ, пособия по уходу за детьми, удержания по исполнительным листам и профсоюзные взносы, НДФЛ и корректировки выплаты, займы и НДФЛ с материальной выгоды по ним, страховые взносы.

• Аванс не становится начислением месяца. Суммы документа «Начисление за первую половину месяца» служат только для определения суммы аванса.
• НДФЛ считается нарастающим итогом на закладке «НДФЛ» с учётом всех облагаемых доходов и налога, зарегистрированных другими документами; исправлять результаты вручную не рекомендуется.
• Излишне удержанный налог обрабатывается на закладке «Корректировки выплаты»: суммы к последующему зачёту или возврату либо зачтённые в счёт ранее «отложенных».
• Ведомость на зарплату гасит остаток. Она заполняется по начислениям месяца и межрасчётным документам с выплатой «с зарплатой», с учётом сальдо на начало месяца и сумм, которые планировалось выплатить с авансом или в межрасчётный период, но выплачены не были.
• Возможна задолженность сотрудника. Ведомости оформляются и без предварительного начисления сумм — тогда может образоваться задолженность сотрудников перед организацией. Её анализирует отчёт «Задолженность по зарплате», возврат отражается документом «Возврат сотрудником задолженности».

Сроки выплаты, изменение дат и ответственность

• Точная дата, а не период («10-го числа следующего месяца», а не «не позднее 10-го числа»); срок закрепляется в ПВТР, коллективном или трудовом договоре — в любом из этих документов (письмо Минтруда России от 23.09.2016 № 14-1/ООГ-8532), см. «Когда платить зарплату за декабрь 2025 года?».
• Изменение срока — только через документы: в коллективный и трудовые договоры — дополнительным соглашением, в ЛНА — приказом, с ознакомлением работников под подпись. Процедура обязательна даже при разовом переносе («Можно ли в декабре 2024 года перенести сроки выплаты аванса?»).
• Совпадение с выходным. Если день выплаты совпадает с выходным или нерабочим праздничным днём, выплата производится накануне (ч. 8 ст. 136 ТК РФ), менять ЛНА не требуется.
• Промежуток между выплатами. Сама по себе выплата раньше срока прав работника не нарушает (письмо Минтруда России от 12.11.2018 № 14-1/ООГ-8602), но она не должна приводить к тому, что следующая произойдёт позже чем через полмесяца. Если до следующей выплаты остаётся больше двух недель, аудиторы 1С:ИТС рекомендуют промежуточную выплату за фактически отработанные дни («Когда платить зарплату за декабрь 2025 года?»).
• Раз в месяц нельзя даже по заявлению работника: норма ч. 6 ст. 136 ТК РФ императивна (письмо Роструда от 01.03.2007 № 472-6-0) — «Можно ли по заявлению работника выплачивать ему зарплату раз в месяц?».

За неполную или несвоевременную выплату по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ грозит предупреждение или штраф: должностным лицам 10 000–20 000 руб., ИП 1 000–5 000 руб., организациям 30 000–50 000 руб. Повторная невыплата в течение года со дня привлечения к ответственности — по ч. 7 ст. 5.27 КоАП РФ: должностным лицам 20 000–30 000 руб. или дисквалификация на 1–3 года, ИП 10 000–30 000 руб., организациям 50 000–100 000 руб. Кроме того, выплата зарплаты раньше или позже установленной даты нарушает положение ч. 6 ст. 136 ТК РФ о выплатах каждые полмесяца, что также может послужить основанием для привлечения к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (разбор аудиторов 1С:ИТС по выплатам за декабрь 2025 года).

При задержке возникает материальная ответственность: компенсация минимум 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день просрочки, для расчёта берётся ставка, действующая в период задержки (ст. 236 ТК РФ). Она начисляется со дня, следующего за днём выплаты по ЛНА, по день фактического расчёта включительно и не зависит от того, воспользовались ли работники правом приостановить работу по ст. 142 ТК РФ (п. 2 письма Минтруда России от 25.12.2013 № 14-2-337). Порядок выплаты задержанной суммы работодатель определяет сам, но расчётный листок должен содержать суммы за первую и вторую половины месяца, компенсацию и общую сумму выплаты (письмо Роструда от 03.07.2024 № ПГ/12276-6-1) — «Как правильно выплатить работнику задержанную заработную плату?». В программе для этого есть документ «Компенсация за задержку выплаты заработной платы»: его регистрируют до заполнения ведомости на выплату задержанных сумм, дни просрочки определяются на дату документа с учётом плановой даты выплаты зарплаты из карточки организации.

Отпуск, командировка, вахта и «короткие» месяцы

• Часть месяца в отпуске. Аванс считается по фактически отработанным дням, а при их отсутствии не полагается. Пример из материала 1С:ИТС: при зарплате 40 000 руб. и отпуске с 5 по 14 ноября 2025 года аванс начисляется за 1 отработанный день из 19 рабочих — 2 105,26 руб., выплата за вторую половину месяца — 21 052,63 руб. (за 10 дней). Сами отпускные считаются по другим правилам — см. расчёт отпускных.
• Дата аванса приходится на отпуск. Зарплату за отработанные дни первой половины месяца выплачивают в установленный день аванса, а не досрочно: досрочная выплата создаёт разрыв больше полумесяца до следующей выплаты — нарушение с ответственностью по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Если зарплата наличными и работник не может её получить, сумма депонируется («Когда платить аванс, если дата выплаты приходится на отпуск?»).
• Командировка. За её период оплата труда не положена, поэтому при командировке всю первую половину месяца аванс не выплачивается: сотрудник получает средний заработок, сроки выплаты которого законодательством не установлены, а Минтруд рекомендует закрепить их в ЛНА («Как платить аванс сотруднику, который находится в командировке?»).
• Междувахтовый отдых. Если дни с 1-го по 15-е отмечены в табеле как междувахтовый отдых, отработанных дней нет и оснований платить аванс тоже: обязанность платить дважды в месяц возникает, если в каждой половине отработано хотя бы по одному дню (часу) — «Нужно ли выплачивать аванс за период междувахтового отдыха?».
• Месяцы с длинными праздниками. Меньший аванс законен, если рабочих дней в первой половине месяца меньше. Пример из материала о выплатах за апрель и май 2026 года: за первую половину мая 2026 года зарплата выплачивается за 9 рабочих дней при пятидневке и за 11 при шестидневке, а при датах выплат 25-го и 10-го числа зарплата за апрель выплачивается 8 мая (10 мая — воскресенье), аванс за май — 25 мая, зарплата за вторую половину мая — 10 июня.
• Декабрь. Переносить срок обязательно, только если он попадает на нерабочие новогодние дни: для декабря 2025 года это период с 31.12.2025 по 11.01.2026, и тогда зарплату нужно выплатить 30 декабря 2025 года. Более раннюю дату (например, 29 декабря) и промежуточную выплату за фактически отработанные дни января закрепляют в ЛНА (разбор для декабря 2025 года).

Отражение в отчётности и бухучёте

• 6-НДФЛ. Порядок заполнения утверждён приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@: в разделе 1 по строке 020 указывается налог к перечислению с начала налогового периода, строки 021–026 заполняются в зависимости от сроков уплаты удержанного налога; в разделе 2 выплата отражается по строкам 120 и 131, исчисленный налог — по строке 140, удержанный — по строке 160 с детализацией по периодам удержания (строки 161, 162). Разбор строк — в материале 1С:ИТС по выплатам и 6-НДФЛ.
• Регистр налогового учёта по НДФЛ формируется в программе как форма ведения учёта по налогу, а форма 6-НДФЛ доступна среди форм рабочего места 1С-Отчетность (раздел 18.5 главы 18 документации ЗУП 3; описание справки 2-НДФЛ в том же разделе устарело). При выплате работодатель обязан извещать работника в письменной форме о составных частях зарплаты, размерах компенсации за нарушение срока выплаты и общей сумме к выплате (ст. 136 ТК РФ). Сроки сдачи и состав остальных форм — в статье об отчётности по зарплате.
• Бухучёт НДФЛ. Суммы начисленного налога заполняются в разрезе сотрудника, вида операции и регистрации в налоговом органе (ОКТМО и КПП). С 2025 года вместо отдельных видов операций («НДФЛ с дивидендов», «НДФЛ расчеты с бывшими сотрудниками» и др.) используется единый вид операции «НДФЛ», а налог с превышения предельных величин отдельно не выделяется: НДФЛ по всем ставкам учитывается на счёте 68.01 «НДФЛ исчисленный налоговым агентом» (глава 20 «Формирование данных для бухгалтерского учета»).

Типичные ошибки

• Аванс закреплён в ЛНА фиксированной суммой или процентом от оклада. Порядок признан неправомерным, за неполную выплату предусмотрена ответственность по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ.
• Плановый аванс при реальных невыходах. При способах «суммой» и «процентом» исключаются только сотрудники с неоплачиваемыми отсутствиями; при частичной занятости сумма останется прежней.
• Ведомость заполняют, не проведя «Начисление за первую половину месяца», либо принимают этот документ за окончательный расчёт: зарплата и НДФЛ считаются в нём только для определения суммы аванса.
• Не проверяют колонку «НДФЛ к перечислению» — в ней должен стоять ранее исчисленный, но ещё не удержанный налог.
• Незачисление сумм банком не отражают. Пока не загружено подтверждение зачисления или не введены «Сведения о незачисленной зарплате», выплата и удержание НДФЛ остаются зарегистрированными.
• В аванс включают премии, зависящие от итогов месяца, и доплачивают до МРОТ, хотя сравнение с МРОТ производится по месячной зарплате при выполненной норме.
• Округляют аванс в меньшую сторону. Округление допустимо только в пользу работника и закрепляется в ЛНА.
• Переносят дату аванса «разово», не меняя документы, или выплачивают аванс досрочно перед отпуском сотрудника, создавая разрыв больше полумесяца до следующей выплаты.
• Путают месяц выплаты в ведомости. Учитываются документы, месяц начисления которых совпадает с месяцем выплаты; дата документа на это не влияет.

Частые вопросы