Отпуска в 1С:ЗУП: виды, оформление, перенос и отзыв

Виды отпусков: что различает программа и что различает законодательство

Часть видов отпусков есть в поставке 1С:ЗУП, остальные добавляются в справочник «Виды отпусков и их описание». При записи вида отпуска в список автоматически создаётся начисление для оплаты или регистрации отсутствия, а для ежегодных — ещё и компенсация этого отпуска (глава 9 «Отпуска, командировки и прочие отсутствия» документации 1С:ЗУП 3).

Ключевое деление в программе — ежегодный отпуск или нет. Ежегодные — те, право на которые сотрудник имеет за рабочий год: по ним ведётся остаток и выплачивается компенсация при увольнении. Например, 3 дня отпуска на бракосочетание по коллективному договору ежегодными не являются — ни остатка, ни компенсации по ним нет.

Со стороны законодательства: право на ежегодный оплачиваемый отпуск с сохранением места работы и среднего заработка установлено ст. 114 ТК РФ, основной отпуск — 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ), удлинённый положен несовершеннолетним (31 день), инвалидам (не менее 30 дней) и педагогам. Неполное рабочее время продолжительность не уменьшает: сотрудник с четырёхчасовым днём имеет право на полные 28 дней («Сколько дней отпуска полагается сотруднику, который работает по 4 часа в день?»). Нерабочие праздничные дни в отпуск не включаются (ч. 1 ст. 120 ТК РФ), а выходные, включая перенесённые Правительством, учитываются («Изменится ли с 1 сентября 2026 года количество дней отпуска?»).

Основания дополнительных отпусков задаёт не программа. За вредность отпуск положен, если условия труда по спецоценке отнесены к вредным 2, 3, 4 степени либо к опасным (ч. 1 ст. 117 ТК РФ); при классе 2 и подклассе 3.1 права нет, но работодатель вправе установить отпуск сам — коллективным договором или ЛНА («Положен ли дополнительный отпуск при классе условий труда 2 и 3.1?»). Отпуск за ненормированный рабочий день — не меньше трёх календарных дней (ч. 1 ст. 119 ТК РФ), должность должна быть в перечне ЛНА, а условие о ненормированном дне — в трудовом договоре («Можно ли заменить отпуск за ненормированный рабочий день компенсацией?»). Переход с 28 на 30 дней при инвалидности оформляют допсоглашением («Как изменить продолжительность ежегодного отпуска инвалиду?»).

Право на отпуск, рабочий год и стаж

Право на ежегодный отпуск описывается на трёх уровнях, и итог определяют кадровые документы сотрудника (глава 9 документации 1С:ЗУП 3):

1. вид отпуска — можно указать, что он положен всем сотрудникам, и задать количество дней в год (так описан основной отпуск);
2. позиция штатного расписания — если отпуск положен не всем, право задаётся в карточке позиции;
3. кадровые документы сотрудника — «Прием на работу», «Начальная штатная расстановка», «Кадровый перевод»: если права позиции изменили после приёма, на сотрудника это автоматически не повлияет.

Если число дней зависит от стажа (такие отпуска распространены в госучреждениях), в карточке вида отпуска настраивается шкала зависимости, а достижение порогового стажа программа отслеживает регламентным заданием. Дни отпуска за вредность и процент надбавки задаются в карточке должности или условий труда и заполняются при оформлении сотрудника автоматически (глава 2 документации).

Рабочий год в программе — календарный год начиная с даты приёма или дня назначения (изменения) права на отпуск. Право определяется с точностью до месяца по Правилам, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169: излишки менее половины месяца отбрасываются, половина и более — округляются до полного месяца. Периоды, зарегистрированные документами «Отпуск без сохранения оплаты» (сверх 14 дней в году), «Отпуск по уходу за ребенком» и «Прогул, неявка», в стаж не входят, рабочий год на них продлевается (глава 9 документации) — как и требует ч. 2 ст. 121 ТК РФ («Как считать дни отпуска, если в него попадает День России?»).

«Вредный» отпуск полной продолжительности полагается отработавшим в этих условиях не менее 11 месяцев в рабочем году (п. 8 Инструкции, утв. постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 21.11.1975 № 273/П-20), при меньшей отработке — пропорционально; авансом он не предоставляется. Единого подхода нет: по позиции Минтруда и Роструда минимальные 7 дней полагаются за сам факт работы во вредных условиях, поэтому порядок расчёта стоит закрепить в ЛНА («Как считать стаж для дополнительного отпуска за работу во вредных условиях?»).

График отпусков: сроки, обязательность, изменения

Очерёдность отпусков определяется графиком, который утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), то есть до 17 декабря включительно. Форма — унифицированная Т-7 либо своя. График обязателен и для работодателя, и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ), о начале отпуска предупреждают под подпись за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). За отсутствие графика — штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и ИП, от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. Микропредприятия и НКО, отказавшиеся от ЛНА, вправе график не утверждать, устанавливая даты письменным соглашением («Когда нужно утвердить график отпусков на 2026 год?»).

• Новые сотрудники. Менять утверждённый график ТК РФ не запрещает; отпуска принятых после утверждения в график вносят («Нужно ли менять график в связи с приемом новых сотрудников?»).
• Как оформляется изменение. В форме Т-7 заполняют раздел «Перенесение отпуска»: графу 8 «Основание (документ)» и графу 9 «Дата предполагаемого отпуска», причину — в графе 10 («Как внести изменения в график отпусков?»). Если сотрудник по согласованию уходит в другие даты и это отражено в графах 7–9, повторно знакомить с графиком не требуется («Нужно ли знакомить всех сотрудников с графиком при изменении отпуска у одного?»).
• Отпуск вне графика. Отдельным категориям отпуск даётся в удобное время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ): работнику с тремя и более детьми до 18 лет — до достижения младшим 14 лет; отказать в изменении даты нельзя («Может ли многодетный отец взять отпуск вне графика?»).
• Одновременный отпуск всех. Запрета нет, но решение согласовывают с сотрудниками и закрепляют в графике («Могут ли все сотрудники уйти в отпуск одновременно?»).

Заявление на отпуск по графику не нужно: утвердив график, работодатель уже согласился на эти даты и сам обязан уведомить работника. Заявление требуется при замене отпуска компенсацией (ст. 126 ТК РФ), реализации права на отпуск при увольнении (ст. 127), отпуске без сохранения зарплаты (ст. 128), отпуске до истечения 6 месяцев работы (ст. 122), а также когда графика нет или работник просит другие даты; основанием служит приказ Т-6 или Т-6а («Должен ли сотрудник писать заявление на отпуск?»). В программе график ведёт документ «График отпусков» с печатью Т-7; фактический отпуск удобно вводить на основании запланированного.

Оформление отпуска в 1С:ЗУП

Период основного, дополнительного и оплачиваемого учебного отпуска регистрируется документом «Отпуск», приказ на нескольких сотрудников (Т-6а) — документом «Отпуска сотрудников». Вместе с отпускными может начисляться материальная помощь к отпуску. Отпускные выплачиваются с зарплатой или в межрасчётный период; при межрасчётной выплате в документе рассчитываются и постоянные удержания сотрудника (профвзносы, алименты), а НДФЛ считается при любом способе выплаты (глава 9 документации 1С:ЗУП 3).

• Справка по отпускам. Прямо при заполнении документа видно, на сколько дней сотрудник имеет право и как это право сложилось.
• Отгул и неоплачиваемые дни регистрируются в самом документе «Отпуск», если предоставляются вместе с оплачиваемым отпуском.
• Доступность документов. Ежегодные отпуска, больничные и отпуска по уходу доступны всегда; учебные отпуска, отпуска без оплаты, командировки, отгулы, прогулы и простои включаются в настройках (глава 2 документации).
• Права при приёме. В документе «Прием на работу» сразу указываются положенные отпуска, изменить их можно «Кадровым переводом» (глава 5 «Учет кадров и формирование фонда оплаты труда»).

Учебный отпуск оформляется строже: основание — заявление работника и справка-вызов по форме, утверждённой приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 № 1368 («Вправе ли работодатель отозвать сотрудника из учебного отпуска?»). Если сотрудник разово берёт дни за несколько рабочих лет, в графе «период» приказа указывают период по графику, период с года последнего отпуска по текущий либо годы через запятую («Как оформлять приказ, если сотрудник разово использует отпуска за несколько лет?»).

Разделение на части, отпуск авансом и отпуска за прошлые годы

Отпуск делится на части по соглашению сторон, и хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ); оставшиеся 14 дней дробят по усмотрению сторон. Если работник ранее уже использовал часть меньше 14 дней, дальнейшее дробление нарушает норму и штрафуется по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ («Можно ли предоставить ежегодный отпуск не на 14, а на 10 календарных дней?»). Если о частях договориться не удалось, отпуск предоставляется целиком («Что делать, если с работником не удается договориться о размерах частей отпуска?»). Отпуск только на выходные оформлять не стоит: работник лишается еженедельного отдыха по ст. 111 ТК РФ («Может ли работодатель предоставить отпуск на выходные дни?»).

Отпуск авансом. Независимо от имеющегося права в документе можно указать период любой продолжительности или любое число дней компенсации. Рабочий период программа определяет сама, и он может не совпадать с календарным годом: если рабочий год продлевался из-за исключаемых периодов, если право прерывалось либо если отпуск даётся более чем за один рабочий год (глава 9 документации 1С:ЗУП 3).

Законодательная рамка отличается от механики программы. За первый рабочий год отпуск предоставляется по истечении 6 месяцев непрерывной работы, за второй и последующие — в любое время рабочего года по графику (ст. 122 ТК РФ). Дробить отпуск пропорционально отработанным месяцам ТК РФ не требует: норма 2,33 дня за месяц применяется при расчёте компенсации, а предоставление отпуска «в натуре» — только за фактически отработанное в рабочем году время — кодексом не предусмотрено. Поэтому после 6 месяцев работник может взять все 28 дней за текущий рабочий год, а за второй и последующие — полный отпуск в первый же месяц рабочего года, если так предусмотрено графиком («Должен ли работник использовать отпуск в том рабочем году, в котором он его заработал?», разъяснение от 13.05.2026). А вот давать дни за рабочий год, который ещё не начался, работодатель не обязан (материал о днях отпуска и праздниках).

Брать в текущем году отпуск за прошлый не запрещено, календарной очерёдности законодательство не требует, поэтому отпуск сразу за два года (56 дней) допустим («Может ли сотрудник взять ежегодный отпуск сразу за два года?»). Запрещено другое — не предоставлять отпуск два года подряд (ч. 4 ст. 124 ТК РФ, штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ); накопленные дни должны быть предоставлены, а при увольнении компенсируются за все годы (ч. 1 ст. 127 ТК РФ).

Перенос, продление и отзыв из отпуска

Ежегодный отпуск продлевается или переносится на срок, определяемый работодателем с учётом пожеланий работника, в частности при временной нетрудоспособности (ч. 1 ст. 124 ТК РФ). Продление происходит автоматически — на дни болезни, совпавшие с отпуском (п. 18 Правил, утв. постановлением НКТ СССР от 30.04.1930 № 169). Праздничные дни днями отпуска не являются, поэтому на совпавший с больничным праздник отпуск не продлевается («Насколько продлить отпуск, если болезнь пришлась на праздничные дни?»). При переносе статус дней не меняется: праздник внутри перенесённой части не входит в её календарные дни и не оплачивается, дата выхода сдвигается («Нужно ли продлевать перенесенный отпуск на праздничный день?»). Если во время отпуска начался отпуск по беременности и родам, неиспользованную часть переносят по больничному и заявлению, в том числе на период после отпуска по уходу («Можно ли перенести часть отпуска, если она совпала с отпуском по беременности и родам?»).

Отзыв возможен только с согласия работника (ч. 2 ст. 125 ТК РФ); неиспользованная часть предоставляется в удобное для него время в текущем рабочем году либо присоединяется к отпуску за следующий. Исчисление отпуска в часах ТК РФ не предусмотрено, поэтому отзыв возможен только на полный день («Как при отзыве из отпуска на несколько часов компенсировать это время?»).

• Отказ выйти — не прогул. Выход по вызову работодателя — право, а не обязанность (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2) — «Можно ли уволить сотрудника, не согласного с отзывом из отпуска?».
• Отпускные не удерживаются. Перечень ст. 137 ТК РФ такого основания не содержит: работник возвращает деньги добровольно либо сумма зачитывается при расчёте следующих отпускных («Можно ли при отзыве из отпуска удержать отпускные?»).
• Из учебного отпуска отзыва нет: он целевой и привязан к датам справки-вызова.

В 1С:ЗУП отзыв и продление в связи с болезнью регистрируются вводом документа-исправления — порядок описан в главе 21 «Исправление прошлых периодов» (глава 9 документации). Отдельного документа «Отзыв из отпуска» в программе нет.

Учебный отпуск: кому положен, сколько дней, как оплачивается

Оплачиваемый учебный отпуск для получения высшего образования предоставляется при одновременном соблюдении условий: программа бакалавриата, специалитета или магистратуры имеет госаккредитацию (ч. 1 ст. 173 ТК РФ); обучение успешно осваивается, что подтверждает справка-вызов; образование этого уровня получается впервые (ч. 1 ст. 177 ТК РФ); работа по основному месту, а не по совместительству (ч. 1 ст. 287 ТК РФ); форма обучения заочная или очно-заочная. Продолжительность — по 40 календарных дней на первом и втором курсах и по 50 на каждом последующем; для среднего профессионального образования — 30 дней на первом и втором курсах, 40 на третьем и последующих и до двух месяцев на итоговую аттестацию («Нужно ли продлевать или прерывать ежегодный отпуск, если он совпал с учебным?»).

• Уровень образования. Имеющееся среднее профессиональное образование получению первого высшего не мешает: это разные уровни («Положен ли учебный отпуск учащемуся со средним профессиональным образованием в вузе?»). Магистратура считается вторым высшим только для тех, у кого диплом специалиста или магистра; для бакалавра это продолжение образования, поэтому отпуск оплачивается («Оплачивать ли учебный отпуск при обучении в магистратуре?»). Если условия не выполняются, отпуск можно дать по ЛНА или коллективному договору («Входит ли учебный отпуск в стаж?»). Сотруднику, который учится дистанционно из-за границы, отпуск положен на общих условиях («Можно ли предоставить учебный отпуск сотруднику за границей?»).
• Сокращать нельзя. Отпуск короче, чем в справке-вызове, не соответствует законодательству, даже если об этом просит сам работник; ответственность — по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ («Может ли работодатель сократить учебный отпуск?»).
• Болезнь в учебном отпуске. Продление по ч. 1 ст. 124 ТК РФ распространяется только на ежегодные отпуска: за совпавшие дни платится средний заработок, а пособие назначается с первого дня после окончания отпуска («Нужно ли продлевать учебный отпуск, если сотрудник заболел?»).
• Совпадение с ежегодным. Два отпуска одновременно не предоставляются, перенести учебный нельзя, поэтому ежегодный прерывают отзывом с письменного согласия работника (материал о совпадении отпусков).

Отпуск без сохранения заработной платы

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам отпуск без сохранения зарплаты предоставляется по соглашению сторон (ч. 1 ст. 128 ТК РФ), а случаи, когда работодатель обязан его дать, перечислены в ч. 2 ст. 128 ТК РФ — например, при рождении ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников до 5 календарных дней. Максимальная продолжительность не ограничена и определяется соглашением; дополнительные случаи может предусматривать коллективный договор («Ограничена ли продолжительность отпуска за свой счет?»). В программе используется документ «Отпуск без сохранения оплаты»; им же регистрируется отсутствие в течение части смены.

Дни такого отпуска сверх 14 в году не входят в стаж для ежегодного основного отпуска, и рабочий год на них продлевается. Отсюда «сдвинутые» рабочие периоды в документах отпуска: это не ошибка программы, а корректный расчёт.

Отпуск по уходу за ребёнком

Отпуск по уходу до 1,5 или 3 лет и пособие регистрирует документ «Отпуск по уходу за ребенком»: он рассчитывает средний заработок и ставит пособие как плановое начисление. Если сотрудник получает зарплату параллельно с пособием, в документе снимают флажок «Не начислять зарплату и не выплачивать аванс во время отпуска» (глава 10 документации 1С:ЗУП 3). В стаж для ежегодного отпуска период не входит.

• Отпуск один, а не два. Законодательство знает только отпуск по уходу до 3 лет (ст. 256 ТК РФ), выплата пособия до 1,5 лет его не делит: работник пишет одно заявление и сам определяет период, сокращать его работодатель не вправе («До 1,5 или до 3 лет указывать в заявлении?»).
• Кто оформляет. Не только мать, но и иное лицо, фактически осуществляющее уход (ч. 2 ст. 256 ТК РФ), независимо от степени родства и совместного проживания; бабушке отказывают, только если в таком же отпуске мать («Может ли бабушка пойти в отпуск по уходу?»). Приёмному родителю отпуск не предусмотрен, но работодатель вправе его предоставить — без пособия («Положен ли отпуск по уходу приемному родителю?»). Двум родителям одновременно отпуск не оформляют: второй может взять его позже и без пособия («Может ли родитель оформить отпуск по уходу без пособия?»).
• Выход и возврат. При выходе на работу из отпуска по уходу до 1,5 лет пособие сохраняется (ч. 3 ст. 256 ТК РФ), сам отпуск прекращается, сообщать о выходе в СФР по СЭДО не нужно; при возобновлении работник пишет заявление, пособие заново не назначается («Как оформить выход из отпуска по уходу и возвращение в отпуск?»). День трёхлетия ребёнка — последний день отпуска («Когда выходить на работу из отпуска по уходу?»).

Остатки отпусков и деньги

Остатки программа ведёт по ежегодным оплачиваемым отпускам, смотреть их можно в отчётах «Остатки отпусков», «Фактические отпуска», «График отпусков (Т-7)», «Отсутствия сотрудников» и «Потери рабочего времени». Начальные остатки для принятых до начала эксплуатации вводятся в документе «Начальная штатная расстановка» либо отдельным документом «Ввод остатков отпусков» — он включается настройкой навигации; события до даты ввода остатков в расчёте не участвуют. При увольнении неиспользованные и перерасходованные дни заполняются автоматически (глава 9 документации 1С:ЗУП 3), компенсация считается так же, как в документе «Отпуск», и попадает в записку-расчёт Т-61 (глава 5 документации) — подробнее в материале расчёт при увольнении.

При переводе к другому работодателю программа и закон расходятся. В 1С:ЗУП при настройке «Использование переноса остатков отпуска при увольнении переводом» документ «Ввод начальных остатков отпусков» вводится прямо из документа «Перевод к другому работодателю» (глава 2 документации). По закону перевод — увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ: перенос дней не предусмотрен, их компенсируют деньгами, а право на отпуск по новому месту возникает через 6 месяцев («Можно ли при увольнении в порядке перевода перенести оставшиеся дни отпуска?»). Удержать оплату за неотработанный отпуск можно, но не более 20 % выплачиваемой суммы («Можно ли удержать отпускные при увольнении переводом?»).

Документ «Отпуск» регистрирует и сохраняемый средний заработок; сведения для него показывает калькулятор среднего заработка — корректировать их нужно, если программа используется меньше года. Правила расчёта разбираются в соседних материалах: расчёт отпускных и средний заработок.

Замена отпуска деньгами без увольнения возможна только для части свыше 28 календарных дней по письменному заявлению работника (ст. 126 ТК РФ) и является правом, а не обязанностью работодателя. Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день заменяется компенсацией независимо от того, использован ли основной; беременным женщинам, работникам до 18 лет и занятым во вредных условиях замена не допускается, кроме выплаты при увольнении («Можно ли заменить компенсацией дополнительный отпуск, если сотрудник не был в основном?»). У работника-инвалида удлинённый отпуск является основным, поэтому 2 дня сверх 28 тоже можно компенсировать («Можно ли заменить инвалиду отпуск денежной компенсацией?»).

Типичные ошибки

• Право на отпуск меняют в позиции штатного расписания и ждут, что оно изменится у сотрудников. Итоговые данные — в кадровых документах.
• Остатки считают по календарному году. Право возникает за рабочий год, а он продлевается на отпуск без оплаты сверх 14 дней, отпуск по уходу, прогулы и неявки.
• Отзыв и продление оформляют правкой проведённого документа вместо документа-исправления, а отпускные при отзыве удерживают из зарплаты, хотя ст. 137 ТК РФ такого основания не содержит (материал по отзыву).
• Учебный отпуск дают короче справки-вызова или накладывают на ежегодный (о сокращении, об отзыве из учебного отпуска), а ежегодный отпуск дробят без соблюдения правила 14 дней (материал о разделении).
• Новых сотрудников не вносят в утверждённый график, а по графику ждут заявления. Изменения вносить не запрещено, а отпуск по графику предоставляется без заявления, но с уведомлением за две недели под подпись (о графике, о заявлении).
• Накопленные отпуска не закрывают. Непредоставление отпуска два года подряд запрещено ч. 4 ст. 124 ТК РФ, при этом отпуск сразу за два рабочих года допустим (материал об отпуске за два года).

Частые вопросы