Воинский учёт у работодателя в 1С:ЗУП: постановка, сведения о сотрудниках и отчётность в военкомат

Кто обязан вести учёт и в отношении каких работников

Обязанность возложена на организации подпунктом 6 пункта 1 статьи 8 Федерального закона от 31.05.1996 № 61-ФЗ «Об обороне» и пунктом 7 статьи 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»; правила — в Положении о воинском учёте, утверждённом постановлением Правительства России от 27.11.2006 № 719: «Кто должен вести воинский учёт?».

• ИП учёт не ведут и отчётность не сдают: «Должен ли работодатель-ИП вести воинский учёт своих работников?».
• Компания с одним директором-учредителем учёт ведёт и встаёт на учёт в военкомате, если директор состоит в трудовых отношениях и военнообязан: «Нужно ли вести воинский учёт организации, у которой руководителем является единственный учредитель?».
• Учёт ведётся на военнообязанных и призывников (пункт 14 Положения).
• Женщины — только с военно-учётной специальностью из Приложения № 1 к Положению: радиотехника, информационные системы, программирование, лечебное дело, стоматология, фармация, издательское дело, картография и др.: «Необходимо ли организации вести воинский учёт в отношении женщин?».
• Предельный возраст пребывания в запасе установлен статьёй 53 Закона № 53-ФЗ; с 1 января 2024 года Федеральным законом от 24.07.2023 № 326-ФЗ он увеличен на 5 лет для солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов: солдаты до 55 лет относятся к третьему разряду, женщины с ВУС — до 45 лет, с офицерским званием — до 50: «Нужно ли вести воинский учёт, если в организации работают мужчины старше 50 лет и женщины?».
• Достигшие предельного возраста и не годные по здоровью снимаются с учёта, карточку по форме № 10 на них не оформляют: «Нужно ли оформлять карточку воинского учёта (форма № 10) на сотрудников организации старше 50 лет?».

Кто ведёт учёт внутри организации

Учёт ведёт лицо, уполномоченное руководителем. Численность определяется по пункту 12 Положения и пункту 18 Методических рекомендаций по ведению воинского учёта, утверждённых Генштабом Вооружённых Сил РФ 11.07.2017, исходя из числа состоящих на учёте на 31 декабря предшествующего года: «Сколько сотрудников, ответственных за ведение воинского учёта, должно быть в организации?».

• Директор может вести учёт сам при численности военнообязанных менее 500 — через внутреннее совместительство, совмещение либо запись в должностных обязанностях: «Может ли директор организации самостоятельно вести воинский учёт?».
• Кадровику обязанности передают только с его согласия — совместительством (статьи 60.1 и 282 ТК РФ) либо совмещением (статья 60.2 ТК РФ) с доплатой (статья 151 ТК РФ): «Можно ли возложить обязанности по ведению воинского учёта на кадровика?». Должность специалиста по воинскому учёту включают в штатное расписание: «Как оформить ведение воинского учёта сотрудником, если нет должности в штатном расписании?».
• Обязанности и квалификационные требования определяет работодатель по пунктам 30–32 Положения: «Какие должностные обязанности необходимо установить специалисту по воинскому учёту?», «Какие квалификационные требования предъявляются к специалисту по воинскому учёту?».
• В обособленных подразделениях при большом числе военнообязанных назначают ответственного в каждом, при небольшом достаточно одного; все они указываются в приказе: «Как вести воинский учёт в обособленных подразделениях организации?».

С чего начать: постановка на учёт и комплект документов

Нормативно утверждённого порядка постановки организации на учёт нет, процедура различается по муниципальным образованиям и уточняется в своём военкомате: «Что делать организации, которая никогда не вела воинский учёт?». Обычно подают копии учредительных документов, карточку учёта организации по форме № 18, приказ об организации воинского учёта и назначении военно-учётного работника, план работ и должностную инструкцию, после чего получают справку о постановке на учёт.

Внутренний комплект документов:

• приказ об организации воинского учёта с ответственными лицами (Приложение № 4 к Методическим рекомендациям) и план по организации воинского учёта граждан (Приложение № 17);
• карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту, по форме № 10 (Приложение № 22 к Инструкции, утв. приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 № 700) на каждого такого работника, с картотекой;
• журнал проверок воинского учёта и бронирования (Приложение № 29 к той же Инструкции) и номенклатура дел (Приложение № 1 к Правилам, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).

Приказ и план согласовываются с военкоматом до утверждения руководителем и представляются ежегодно, до начала очередного календарного года; точные сроки не установлены: «В какой срок организация должна сдать в военкомат план работы по воинскому учёту на 2026 год?».

Как включить воинский учёт в 1С:ЗУП

Программа хранит сведения о воинском учёте, заполняет соответствующий раздел личной карточки и формирует документы и отчётные формы для военкоматов по Положению о воинском учёте и методическим рекомендациям Генштаба ВС РФ — глава 6 «Ведение воинского учёта» документации 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.

1. Включите функциональность: раздел «Настройка», ссылка «Кадровый учёт», флажок «Ведётся воинский учёт» — до настройки все возможности отключены. Флажок находится там же, где остальные настройки кадрового учёта в 1С:ЗУП. Специальный учёт включается флажком «Ведётся учёт бронирования граждан на период мобилизации и на военное время».
2. Настройте права доступа: информация по ведению воинского учёта секретная, допущенным сотрудникам настраивают права через профили доступа.
3. Перенесите или введите данные: с прошлой редакции работает штатный перенос, с другой программы переносят максимум доступного и вводят недостающее, при бумажном учёте — заполняют как для новой организации.
4. Укажите ответственного за военно-учётную работу (ВУР) в карточке организации — иначе не заполнятся автоматически приказ, план работ и первые девять пунктов карточки учёта организации.

Приказ «Об организации воинского учёта граждан, пребывающих в запасе» и одноимённый план работ печатаются из карточки организации: закладка «Учётная политика и другие настройки», ссылка «Воинский учёт». Карточка учёта организации по форме № 18 и остальные отчёты — по ссылке «Кадровые отчёты» раздела «Кадры», их содержание заполняется по данным личных карточек. При отключении учёта формы исчезают с экрана, но данные сохраняются.

Где заполняются сведения о воинском учёте сотрудника

При приёме на работу у пребывающих в запасе проверяют военные билеты либо выданные взамен временные удостоверения, у подлежащих призыву — удостоверения гражданина, подлежащего призыву; приём документа оформляется распиской. Сведения вводятся в карточке сотрудника по ссылке «Воинский учёт».

• Если записей о годности в билете нет, проставляется категория А; отсутствующий в справочнике военкомат вносят вручную.
• Графа «Отношение к воинскому учёту» определяет попадание в отчёты: работники с формулировками «Снят с воинского учёта по возрасту» и «Снят с воинского учёта по состоянию здоровья» в регламентированные списки и извещения не включаются.
• Мобилизационное предписание: при его наличии или при штампе в пункте 16 военного билета ставится галочка и указывается номер команды.
• Раздел «Бронирование» доступен при включённом специальном учёте: серия и номер удостоверения об отсрочке, номер перечня должностей, номера пункта и раздела перечня, дата оформления отсрочки.

Данные отражаются в личной карточке Т-2 в разделе «Сведения о воинском учёте», полноту контролирует отчёт «Анализ карточек воинского учёта». В карточке по форме № 10 в разделе IV отражаются только приём, переводы и увольнение; приказы об индексации зарплаты, изменении графика и неполном рабочем времени в неё не вносятся: «Нужно ли в карточке работника, подлежащего воинскому учёту (форма № 10), отражать приказы об индексации зарплаты и изменении графика работы?».

Какие документы и отчёты формирует программа

По главе 6 «Ведение воинского учёта» помимо карточек Т-2 реализованы формы общего воинского учёта по методическим рекомендациям Генштаба ВС РФ (в скобках — номер приложения): приказ об организации воинского учёта (4); план работы по воинскому учёту и бронированию (17); расписка в приёме документа воинского учёта (14); сведения о гражданине и принятии его на работу или увольнении (9); листок сообщения об изменениях (13); список для сверки (12); сведения о гражданах, состоящих и не состоящих, но обязанных состоять на воинском учёте (10). По образцам военкоматов формируются карточка учёта организации (форма № 18) и карточка оповещения о вызовах. Аналитические отчёты не сдаются, но упрощают подготовку форм: «Анализ карточек воинского учёта», «Анализ изменений личных данных сотрудников», «Принятые и уволенные военнообязанные сотрудники». Все они собраны в кадровых отчётах и в состав регламентированной отчётности по зарплате не входят.

Взаимодействие с военкоматом: что и когда подавать

Отчётность направляет работник, ответственный за ведение воинского учёта (пункт 32 Положения): «Какую отчётность и в какие сроки организация должна сдать в военкомат в 2025 году?».

• Списки 15- и 16-летних и первоначальной постановки подаются только по запросу: ежегодная подача отменена. Если военкомат не собрал сведения сам, до 15 сентября он направляет запрос, и тогда до 1 ноября подаются список граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке (Приложение № 6 к Положению), и анкеты на них (Приложение № 7).
• Куда подавать: в военкомат по месту жительства или пребывания работника либо в орган местного самоуправления; для иногородних правило то же: «В какой военкомат сообщать о приёме на работу и увольнении иногородних работников?».
• Форма извещения обновлена: с 5 августа 2023 года применяется Приложение № 2 к Положению в редакции постановления Правительства России от 25.07.2023 № 1211, срок сократился с двух недель до 5 календарных дней: «По какой форме уведомлять военкомат о приёме на работу и увольнении военнообязанного работника?».
• Электронная подача ограничена: до ввода Реестра воинского учёта сведения подаются почтой либо при личном обращении, для работодателей Москвы — через mos.ru: «Можно ли в электронном виде уведомить военкомат о приёме на работу военнообязанного работника?». Отдельных отчётов по мобилизованным законодательство не предусматривает: «Должны ли работодатели представлять в военкомат отчёты по мобилизованным сотрудникам?».

Актуализация сведений, извещения и сверка

По документации 1С:ЗУП изменения личных данных отслеживает отчёт «Анализ изменений личных данных сотрудников», по которому формируется «Листок сообщения об изменениях»: в графе «Содержание изменений» описывают произошедшее, и текст попадёт в графу 6 отчёта для военкомата. Документ регистрируется со статусом «листок не выдан», при вручении статус меняют на «листок выдан» с датой. Пока не установлен флажок «Корешок листка получен», сотрудник попадает в отчёт «Сведения об изменениях для военкомата».

Кадровые движения контролируют отчёты «Принятые и уволенные военнообязанные сотрудники» и «Принятые и уволенные сотрудники, подлежащие призыву», по которым заполняются «Извещения о приёме или увольнении военнообязанных сотрудников и призывников» — по сотруднику, подразделению, организации либо по военкоматам. Данные для сверки готовит «Список граждан для сверки с военкоматом».

Об изменении паспортных данных сообщать не нужно («Нужно ли сообщать в военкомат об изменении паспортных данных военнообязанного работника?»), о регистрации брака — необходимо в течение 5 календарных дней («Должна организация сообщить в военкомат об изменении семейного положения военнообязанного работника?»).

Повестки: оповещение работников

• Вручение — под подпись не менее чем за 3 календарных дня до даты явки, с освобождением работника от работы на указанное в повестке время; бланк карточки оповещения по месту работы формируется по ссылке «Кадровые отчёты — Отчётность для военкоматов».
• Работник отсутствует — в отпуске, на больничном или в командировке: порядок вручения повестки законодательно не урегулирован, работника можно пригласить в организацию звонком, письмом по электронной почте или заказным письмом с уведомлением: «Как поступить работодателю, если повестка о явке работника в военкомат пришла в организацию?».
• Отрезная часть подписывается работником с датой оповещения и передаётся в военкомат; оповестить может руководитель или уполномоченное лицо (пункт 2 статьи 31 Закона № 53-ФЗ).
• Отказ от получения фиксируется отметкой на повестке: дата отказа, должность, подпись, инициалы и фамилия вручавшего, подписи присутствовавших (пункт 2.2 статьи 31 Закона № 53-ФЗ).
• Журнал оповещения подтверждает исполнение обязанностей (пункт 18 Приложения к Методическим рекомендациям); форма не утверждена, журнал ведут в свободной форме: «Как оформлять журнал оповещения граждан о вызовах в военкомат?».

Отдельные категории работников

• Внешние совместители. Учёт ведётся и по основному месту работы, и по совместительству («Нужно ли вести воинский учёт в отношении внешнего совместителя?»). При этом в перечень документов при приёме по совместительству (статья 283 ТК РФ) документы воинского учёта не входят: военный билет совместитель предъявлять не обязан, а работодатель должен его запросить («Должен ли внешний совместитель предъявлять при приёме на работу военный билет?»).
• Работник без военного билета. Отказать в трудоустройстве нельзя: нужно запросить сведения письменно, в течение 3 рабочих дней направить в военкомат сведения о выявлении гражданина, не состоящего на учёте, но обязанного состоять (Приложение № 10 к Методическим рекомендациям), вручить направление и в течение 5 календарных дней уведомить военкомат о приёме с отметкой об отсутствии документа: «Как поступить, если сотрудник при трудоустройстве не представляет военный билет?». Направление оформляется по форме Приложения № 3 к Инструкции, утв. приказом Минобороны России, МВД России, ФМС России от 10.09.2007 № 366/789/197: «По какой форме организация должна оформить работнику направление для постановки на воинский учёт?».
• Хранение документов. Оригиналы военных билетов остаются у работников, забирать их организация не вправе: «Может ли работодатель хранить оригинал военного билета?».

Бронирование граждан, пребывающих в запасе

Забронированным предоставляется отсрочка от призыва по мобилизации (статьи 18 и 23 Федерального закона от 26.02.1997 № 31-ФЗ). Порядок утверждён постановлением Правительства России от 17.03.2010 № 156 с грифом «Для служебного пользования», перечень должностей и профессий — Инструкцией, утверждённой постановлением Межведомственной комиссии по вопросам бронирования граждан, пребывающих в запасе, от 03.02.2015 № 664с; перечень запрашивают в территориальной комиссии: «Как работодателю забронировать сотрудников при мобилизации?».

• План бронирования отдельным документом не оформляется — он входит в общий план по ведению воинского учёта.
• Список работников, подлежащих бронированию, составляется в свободной форме, утверждается руководителем и согласуется с военкоматом либо территориальной комиссией.
• Отсрочка не предоставляется автоматически: за удостоверениями обращаются в военкомат отдельно, они выдаются в течение 10 дней со дня окончания испытательного срока.

В 1С:ЗУП справочник «Перечень должностей для бронирования» заполняется утверждёнными военкоматом данными; в форме «Документы бронирования» создаётся «Ходатайство о бронировании» с выбором сотрудника, пункта перечня и мотива; после проведения доступны печатные формы «Ходатайство о бронировании в соответствии с перечнем (форма № 8)» и «Ходатайство об индивидуальном бронировании (форма № 2)»; по ссылке «Ходатайство удовлетворено, выполнить бронирование» формируется документ «Бронирование граждан», отмена — документом «Отмена бронирования». Отчётность: «Численность работающих и забронированных граждан запаса» (форма № 6), «Донесение о количестве граждан в запасе» (форма № 11/МУ), «Анализ обеспеченности трудовыми ресурсами». Должности лётно-подъёмного состава и плавсостава отмечаются в карточке должности.

Ответственность

• Непредставление сведений в военкомат: по нарушениям с 1 октября 2023 года штраф для должностных лиц от 40 000 до 50 000 рублей (статья 21.4 КоАП РФ); по более ранним применяется прежний штраф от 1 000 до 5 000 рублей, поскольку закон, отягчающий ответственность, обратной силы не имеет: «Какой штраф последует за несвоевременное сообщение о приёме военнообязанных, если нарушение было до 01.10.2023?». Срок давности — три года со дня совершения правонарушения (часть 1 статьи 4.5 КоАП РФ): «Каков срок давности привлечения к ответственности за непредставление сведений в военкомат?».
• Неоплата дополнительной работы по ведению учёта — предупреждение или штраф по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ: от 10 000 до 20 000 рублей для должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей для организации: «Какая ответственность грозит работодателю, если он не платит сотруднику за ведение воинского учёта?».
• За непостановку организации на учёт ответственность не наступает, но без неё затруднительно сдавать отчётность, а её несдача уже наказуема. Порядок проверок работодателей нормативно не определён: мобилизационная подготовка не относится к государственному и муниципальному контролю, поэтому военкоматы не проверяют организации по закону № 248-ФЗ: «Что делать организации, которая никогда не вела воинский учёт?».

Типичные ошибки

• Считают, что учёт нужен только крупным компаниям — обязанность не зависит от численности и формы собственности, а внешние совместители учитываются наравне с остальными.
• Держат срок «две недели» на извещение о приёме и увольнении — он применялся до 5 августа 2023 года, сейчас 5 календарных дней.
• Забирают военный билет на хранение вместо расписки в приёме документа.
• Отказывают в приёме без военного билета — вместо этого направляют в военкомат сведения о выявленном гражданине и вручают направление для постановки на учёт.
• Работают в 1С:ЗУП, не включив функциональность: без флажка «Ведётся воинский учёт» документы и отчёты недоступны.
• Не заполняют военкомат и отношение к воинскому учёту в карточке — не сформировать извещения в разрезе комиссариатов, а неверная формулировка исключает сотрудника из списков.
• Не отслеживают корешки листков сообщения и утверждают план работ и приказ без согласования с военкоматом.
• Ждут автоматической отсрочки после бронирования — за удостоверениями обращаются в военкомат отдельно.

Частые вопросы