Начальная настройка 1С:ЗУП и начало работы в программе

Что представляет собой 1С:ЗУП 3 и для кого она

Конфигурация «Зарплата и управление персоналом» предназначена для автоматизации кадрового учёта и расчёта заработной платы на предприятиях различного масштаба в соответствии с законодательством РФ, включая предприятия со сложной юридической структурой, унитарные предприятия и некоммерческие организации (глава 1 «Общая характеристика программы» документации 1С:ЗУП 3). Программа закрывает четыре участка: кадровый учёт с персональными данными и приказами по унифицированным формам; учёт времени с графиками, отсутствиями и табелем по унифицированной форме Т-13; расчёт зарплаты со средним заработком, удержаниями и выплатами; НДФЛ, страховые взносы и регламентированную отчётность. Из этого перечня на старте и выбирается востребованное предприятием. Что и по какой форме сдаётся сейчас — в материале отчётность по зарплате в 1С:ЗУП.

Отдельный вопрос — версия. Базовая предназначена для небольших предприятий, где с программой работает один пользователь и её не нужно адаптировать изменением конфигурации (глава 23 «Особенности базовой версии»). В ней не поддерживаются учёт нескольких организаций в одной базе, одновременная работа нескольких пользователей, изменение конфигурации, дополнительные отчёты и обработки, регистрация подработок. При начальной настройке в базовой версии не предлагаются возможности, не востребованные в небольших организациях, — учёт по источникам финансирования, воинский учёт, история изменения штатного расписания; все они остаются доступны для выбора при последующей настройке программы. Часть настроек по умолчанию установлена в характерное для небольшой организации положение: например, считается, что расчёт и выплата зарплаты производятся по организации в целом. При переходе на ПРОФ накопленные данные полностью остаются в новой программе.

С чего начинается работа в новой базе

Для быстрого старта предусмотрен помощник начальной настройки и ввода начальных данных — своего рода анкета, ответы на вопросы которой определяют и поведение самого помощника, и в итоге поведение всей программы (глава 2 «Выбор используемых возможностей и настройка программы»). Он закрывает четыре задачи.

1. Перенос данных из другой программы — первый шаг: если учёт уже вёлся, начинать нужно с него.
2. Выбор используемых возможностей; здесь же вносятся сведения о структуре предприятия и особенностях организаций.
3. Подключение распространённых начислений — без ручного добавления каждого в список начислений.
4. Ввод минимума данных — настроек для начала работы недостаточно, и помощник описывает рекомендуемый порядок ввода.

Два нюанса. От помощника можно сразу отказаться, но, однажды закончив работу с ним, вызвать его повторно штатными средствами нельзя — дальше те же настройки меняются в обычных формах. И если работа начинается с нуля, а не переносом данных, помощник создаёт и заполняет только пятидневку: остальные графики придётся настроить самостоятельно.

Выбор используемых возможностей и как он влияет на интерфейс

Часть возможностей востребована всеми, часть — только некоторыми, поэтому в начале работы явно указывается нужная функциональность; добавить или убрать её можно позже. При задействовании возможности появляются новые команды и кнопки, становятся доступны новые документы, справочники и начисления; невыбранный функционал не отображается. Централизованно возможности управляются в разделе Настройка командами Расчет зарплаты и Кадровый учет, а также Дополнительные настройки; часть задействуется прямо из форм объектов — карточки организации, подразделения, должности, начисления.

В том же перечне — настройки, которые потом переделывают «по факту»: контроль уникальности табельных номеров и представление сотрудников в отчётах и документах, где вместо ручного дополнения имени можно включить автоматическое — по виду занятости и признаку увольнения.

Сведения об организации и учётная политика

Сведения об организациях, нужные для автоматического заполнения отчётности и для расчёта зарплаты, НДФЛ и взносов, вводятся в карточке организации на нескольких закладках (глава 3 «Описание структуры предприятия»).

• Варианты наименования для экранных и печатных форм и коды, присвоенные ФНС, фондами и органом статистики.
• Руководители и ответственные лица — подставляются в печатные формы документов и отчётов.
• Префикс — при учёте нескольких организаций: добавляется к номерам документов, чтобы они различались в общих журналах.
• Флажок «У организации есть филиалы (обособленные подразделения)» устанавливают прежде, чем регистрировать обособленное подразделение с выделенным балансом.

Учётная политика организации прямо определяет результат расчётов: тариф страховых взносов выбирается именно в ней, там же указывается ставка взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев и производственных заболеваний, а учёт характеристик должности, влияющих на взносы, должен быть предусмотрен учётной политикой (глава 19 «Страховые взносы и отчетность в фонды»). Через неё же включается учёт по территориям выполнения работ и по условиям труда.

Районный коэффициент и северную надбавку перечислять в списке начислений помощника не нужно — они становятся доступны автоматически при заполнении соответствующих сведений об организации. Если в карточке организации отмечено, что начисляется надбавка по районному коэффициенту, и указан отличный от 1 коэффициент, то в документах по этой организации появляется поле для его размера, по умолчанию заполненное коэффициентом организации, и сотруднику назначается соответствующее плановое начисление; величину можно изменить прямо в документе, вплоть до 1 (глава 5 «Учет кадров и формирование фонда оплаты труда»); в базе может быть только по одному начислению с назначениями «Районный коэффициент» и «Северная надбавка» (приложение 1 «Настройка начислений и удержаний»). Здесь же задают место выплаты зарплаты — для организации, подразделения или отдельного сотрудника (глава 16 «Выплата зарплаты»).

Описание структуры предприятия

Предприятие в программе — это одна или несколько организаций; любое юридическое или физическое лицо с наёмными сотрудниками описывается в справочнике «Организации». Если организация одна, поле для её выбора в формах не показывается; при добавлении второй оно появляется автоматически. Вести несколько организаций в одной базе удобно при тесной связи: персональные данные, начисления и удержания вводятся один раз.

Место работы сотрудника характеризуется подразделением и должностью, а структура организации описывается набором подразделений в справочнике «Подразделения» — в простейшем случае достаточно одного. Структура едина сразу для нескольких целей: кадрового учёта, начисления зарплаты, выплаты (ведомости формируются отдельно по подразделениям) и исчисления НДФЛ — это важно, если подразделение зарегистрировано в налоговом органе, отличном от места регистрации организации. Иерархия может быть любой сложности, причём особенности вышестоящего подразделения автоматически распространяются на нижестоящие. В карточке подразделения задаются график работы (для подстановки в документы; на расчёт зарплаты сам по себе он не влияет и по умолчанию берётся из карточки организации), способ отражения зарплаты в бухучёте, место выплаты и территориальные условия для отчётности в ПФР — так эта настройка называется в документации и в интерфейсе, хотя отчётность о стаже подаётся теперь в СФР в составе ЕФС-1.

Территориально обособленные подразделения описываются двумя способами, и выбор делается один раз.

• Без отдельного баланса и расчётного счёта — в справочнике «Подразделения» с отметкой обособленности: указывают регистрацию в другом налоговом органе и отдельную отчётность по НДФЛ, иной районный коэффициент, территориальные условия для ПФР и регистрацию в органе Росстата. Отдельную отчётность по взносам и отдельный кадровый учёт вести нельзя.
• С отдельным балансом, счётом и начислением зарплаты — в справочнике «Организации» с указанием головной организации: собственная оргструктура, отдельные расчёт зарплаты и взносов, отдельная регламентированная отчётность. Учёт по головной организации и её обособленным подразделениям рекомендуется вести в одной базе.

Отдельный механизм — территории выполнения работ (удалённые офисы и участки, вахтовые посёлки, морские суда): от территории зависят оплата труда, взносы, учёт НДФЛ для уплаты в разные ИФНС, стаж и отражение затрат, а её структура не связана со структурой подразделений, поэтому работу на территории отражают кадровыми документами, табелем или документом «Перемещение между территориями».

Должности и условия труда

Под должностью понимаются также профессии и специальности — «трудовые функции» сотрудника по трудовому договору. Уточнять должность подразделением не нужно: место работы всегда описывается парой «подразделение + должность», поэтому вместо «Начальник 32-го участка» заводят «Начальник участка». Кроме наименования для должности указывают сведения, действующие для всех занимающих её сотрудников: влияющие на исчисление страховых взносов (если соответствующие особенности отмечены в учётной политике), используемые в персонифицированной отчётности и — если возможность выбрана в настройках кадрового учёта — для воинского учёта. Классы (категории) и разряды указываются в штатном расписании наряду с должностью, если выбрана соответствующая возможность его ведения.

Если работа на одной должности выполняется в разной обстановке (рентгеновский и «обычный» кабинет, горячий и «нормальный» цех), описываются условия труда: от них зависят надбавка за вредность, расчёт взносов и страховой стаж для отчётности в ПФР. Учёт условий доступен, если возможность выбрана в учётной политике, а работа в них регистрируется табелем.

Штатное расписание как основа кадровых документов

Явного требования составлять штатное расписание законодательство не содержит, но его отсутствие может вызвать вопросы при проверках, привести к штрафам и осложнить увольнение по сокращению штатных единиц; составлять его рекомендовано по унифицированной форме Т-3 (глава 4 «Ведение штатного расписания») — с оговоркой, что сама по себе унифицированная форма с 2013 года не обязательна и организация вправе утвердить свой бланк. Ведение расписания в программе тоже необязательно: без него при приёме и переводе придётся выбирать должность из всего списка, а не только характерных для подразделения, и вручную назначать начисления и их размер.

Включённое расписание даёт печать формы Т-3, выбор должности только из позиций выбранного подразделения, автозаполнение состава и размера начислений по позиции, контроль соответствия приказов расписанию и анализ фактической расстановки относительно плана. Перейти на ведение можно позже: расписание сформируется автоматически по текущей расстановке сотрудников.

Позиция — строка расписания: должность в подразделении с определёнными условиями труда и количеством штатных единиц (дробное доступно при включённой работе на неполной ставке). Одинаковые должности с одинаковыми условиями описываются одной позицией, при разных условиях труда — разными. Условия оплаты определяются месячным фондом оплаты труда — набором начислений с размерами показателей. На старте выбирается вариант ведения:

• без сохранения истории — позиции добавляются прямо в справочник «Штатное расписание» с отметкой факта и даты утверждения (в отчётах показываются только утверждённые), условия правятся в карточке позиции без сохранения прежних значений, закрытие отмечается флажком и датой;
• с сохранением истории — расписание меняется документами «Утверждение штатного расписания», «Изменение штатного расписания» и «Индексация штатного расписания», правка позиций прямо в справочнике невозможна, все изменения сохраняются, и к прежней версии можно вернуться, отменив проведение документов.

Первое утверждение в варианте с историей заполняется вручную, но если сотрудники уже оформлены в программе, позиции заполняются командой «Дополнить по текущей кадровой расстановке» в меню «Еще» таблицы позиций. Месяцем начала действия указывают месяц, с которого вариант утверждён, либо текущий, если расписание составляется впервые; документация рекомендует, чтобы он был не позже месяца первых кадровых событий в программе. Изменения задним числом не допускаются — правится документ прошлого периода. Чтобы изменение плановых начислений отразилось на уже работающих сотрудниках, на его основании вводится «Изменение плановых начислений». Подробный разбор позиций, приёма и переводов — в материале штатное расписание в 1С:ЗУП.

Производственный календарь и графики работы

Расчёт повременной оплаты и среднего заработка опирается на время, поэтому календарь и графики — обязательная часть начальной настройки (глава 11 «Учет времени»).

• Производственный календарь поставляется заполненным по законодательству РФ: по пятидневной рабочей неделе, с учётом нерабочих праздничных и предпраздничных дней и переносов выходных на конкретный год. Заполнен на текущий и несколько предыдущих лет, а при вступлении в силу очередного акта о переносах заполняется автоматически при обновлении программы.
• Ручная правка нужна, если предприятие в регионе с собственным составом праздничных дней либо переносы надо учесть до утверждения акта. Несколько календарей используют для организаций и подразделений в регионах с разным составом праздников.
• Графики работы описываются в справочнике «Графики работы сотрудников». В поставке предусмотрена только пятидневка; остальные заполняются автоматически по заданным свойствам — для шестидневки обычно приходится корректировать праздники, поскольку календарь соответствует пятидневке. Графики заполняются на конкретный год, и перед началом нового года их дозаполняют, предварительно убедившись, что на этот год заполнен производственный календарь.

Ввод начальных данных при переходе с другой программы

Первый шаг помощника — перенос данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 2.5, «1С:Зарплата и кадры 7.7» редакции 2.3 и «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 (последнее удобно при переходе на специализированную программу для зарплаты). Дальше выбирается база-источник и состав переносимой информации; перенос выполняется автоматически, а подробное описание процесса размещено на ИТС — ссылка есть в самом помощнике.

Ключевое решение — объём переноса. По умолчанию переносится минимум информации для начала учёта в новой редакции, а часть данных дозаполняется вручную через помощник начального заполнения: обычно это быстрее, чем выверка всего после полного переноса. Полный перенос захватывает кадровые данные и все суммы зарплаты, НДФЛ и взносов, а настройки программы устанавливаются автоматически по результатам анализа этих данных.

Если прежняя программа переносом не поддерживается или учёт вёлся без программы, часть данных загружается из файлов отчётности со сведениями о сотрудниках — ФИО, номера СНИЛС и ИНН, контактная информация. Здесь документация устарела: она называет такими файлами сведения персонифицированного учёта (СЗВ-6-…, разделы 6 формы РСВ-1) и сведения о доходах физических лиц (2-НДФЛ), а все эти формы отменены — персонифицированный учёт ведётся в составе ЕФС-1, сведения о доходах сдаются приложением к 6-НДФЛ. Сам механизм загрузки из файлов отчётности в помощнике остаётся, но перечень поддерживаемых форматов смотрите в актуальном релизе программы, а не в этом разделе документации. Остальное вводится штатными документами.

• «Начальная штатная расстановка» (журнал «Данные на начало эксплуатации») — массовое оформление приёма всех, кто уже фактически работает на момент начала использования программы: регистрирует основные условия сразу для нескольких сотрудников с определённого месяца, включая плановые начисления; реальную дату приёма уточняют в карточках.
• Остатки отпусков для принятых до начала эксплуатации вводят прямо в «Начальной штатной расстановке». Есть и отдельный документ «Ввод остатков отпусков»: по умолчанию он не выведен в интерфейс, но выводится через настройку навигации — шестерёнку в правом верхнем углу раздела «Главное». Он нужен, если учёт остатков налаживается после начала эксплуатации; события до даты ввода остатков при их расчёте не учитываются (глава 9 «Отпуска, командировки и прочие отсутствия»).
• Данные для среднего заработка при старте без переноса вводятся вручную в калькуляторах среднего заработка и учитываются при последующих расчётах; настройка «сведения для расчёта общего среднего заработка принимать к учёту для расчёта пособий (и наоборот)» избавляет от двойного ввода.
• «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации» — документ для отражения времени, оплаченного ещё в прежней программе; ему соответствует назначение начисления «Оплата предыдущими документами».

Сотрудников, которых заводят вручную, создают в справочнике «Сотрудники»: физическое лицо создаётся и «привязывается» автоматически. Явно указать сотруднику другое, ранее созданное физическое лицо или «отвязать» текущее нельзя, поэтому второй трудовой договор с тем же человеком оформляют новым сотрудником, созданным из раздела «Работа» карточки этого физического лица; допущенные дубли объединяют помощником «Объединение личных карточек». Трудовые отношения регистрирует документ «Прием на работу»: вид занятости, график работы, плановые начисления, количество ставок, способ расчёта аванса и положенные ежегодные отпуска. Порядок и виды отпусков, право на которые указывается уже здесь, разобраны в материале виды отпусков в 1С:ЗУП.

Пользователи и права доступа

Если с программой работает один пользователь, добавлять его в список не обязательно (приложение 2 «Сервисные возможности и администрирование»). Первому добавленному пользователю автоматически назначаются полные права, и он включается в поставляемую группу доступа «Администраторы». Права назначаются включением пользователя в группу доступа (при вхождении в несколько групп они складываются по «или»), а группе выбирается профиль — готовый шаблон прав. Режим конфигурирования для этого использовать не следует: настройка выполняется только группами доступа в режиме 1С:Предприятие.

Из разграничения прав вырастает многофункциональность документов: кадровику предлагается рабочее место по кадрам, расчётчику — по расчёту и выплатам, а один документ роли заполняют по частям. Кадровик без доступа к зарплате оформляет приём, указывая подразделение и должность; расчётчик указывает условия оплаты и «утверждает» документ флажком, а до утверждения документ считается недооформленным и выделяется в списках жирным шрифтом. Так оформляются приём и перевод, увольнение, больничный, отпуск, командировка, совмещение и премия.

Если в базе несколько организаций и за каждую отвечает свой расчётчик, включается настройка «Ограничивать доступ на уровне записей»: тогда всем, кроме администратора, данные по всем организациям недоступны, а в карточках групп доступа появляется закладка «Ограничение доступа» с перечнем доступных организаций. Более тонкий вариант — настройка «С точностью до физических лиц» с «Группами доступа физических лиц», которые выбираются в карточках физических лиц. Полноценного ограничения по подразделениям нет: расчёт НДФЛ и взносов ведётся в целом по физическому лицу, поэтому по подразделениям ограничивается лишь работа с позициями штатного расписания.

Что проверить перед первым расчётом

Окончательный расчёт выполняется по итогам месяца документом «Начисление зарплаты и взносов»: он заполняется автоматически по всем зарегистрированным сведениям и содержит закладки с начислениями и доначислениями, оплатой по договорам ГПХ, удержаниями, НДФЛ и страховыми взносами (глава 15 «Расчет зарплаты и взносов»). Расчёт окончательный, поэтому документ вводится после всех первичных. НДФЛ рассчитывается автоматически на закладке «НДФЛ», но, чтобы результат был верным, до расчёта должны быть внесены влияющие на него данные: настройки видов начислений, способ исчисления налога в организации, права сотрудников на стандартные вычеты и прочие их характеристики (глава 18 «НДФЛ и отчетность в ФНС»). Ставки и порядок исчисления налога документация приводит по прежним правилам — их берите из актуального релиза программы; как это устроено сейчас, разобрано в материале аванс и НДФЛ в 1С:ЗУП. На этапе настройки расчёт удобно выполнять по нескольким подобранным сотрудникам — как пробный.

После расчётов месяца и сдачи отчётности закрытый период защищают датой запрета изменения данных — общей или по разделам «Кадровый учет», «Зарплата», «НДФЛ», «Страховые взносы» и др. Ошибки, которые уже поздно править в исходном документе, исправляют документами текущего периода, а необходимость перерасчётов показывает рабочее место «Перерасчеты» в разделе «Зарплата» (глава 21 «Исправление прошлых периодов»).

Частые ошибки начальной настройки

• Помощник закрывают «чтобы не мешал». Повторно вызвать его штатными средствами нельзя, а часть возможностей — например, оплата труда в натуральной форме — задействуется только в нём либо непосредственно из списка начислений.
• Обособленное подразделение с балансом заводят как подразделение. Такие описываются в справочнике «Организации» после установки в карточке головной организации флажка о наличии филиалов.
• Штатное расписание утверждают позже первых кадровых событий. Тогда события будут зарегистрированы не в соответствии с расписанием.
• Меняют ФОТ позиции и ждут изменения начислений сотрудников. Нужен документ «Изменение плановых начислений».
• Забывают дозаполнить графики на следующий год. Сначала проверяют производственный календарь, затем дозаполняют графики.
• Настраивают права в конфигураторе. Права доступа настраиваются только группами доступа в режиме 1С:Предприятие.

Частые вопросы