Приёмка маркированного товара по ЭДО в 1С: электронный УПД, проверка кодов и расхождения

Как устроена приёмка маркированного товара по ЭДО

Перечень маркируемых товаров утверждён распоряжением Правительства РФ от 28.04.2018 № 792-р (материал «Правила маркировки обуви»), товарные группы и сроки собраны в материале «Маркировка товаров: перечень, сроки». Отличие от обычной поставки в том, что приёмка - это ещё и передача сведений в систему маркировки. Материал «Как работать с системой маркировки, если оптовый покупатель зарегистрирован в ней, но не имеет ЭДО?» описывает процедуру так:

• продавец формирует уведомление на основании УПД и передаёт его в ГИС МТ не позднее трёх рабочих дней со дня отгрузки, передачи или приёмки товаров (п. 64 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 05.07.2019 № 860), подписав усиленной электронной подписью;
• покупатель обязан подписать это уведомление УКЭП и направить в ГИС МТ в течение трёх рабочих дней со дня приёмки товаров, но не позднее передачи товаров третьим лицам (п. 65 Правил);
• принятые покупателем товары и коды маркировки будут переведены в ГИС МТ ему на баланс, а те, которые не были приняты, останутся на балансе у продавца.

Отсюда правило для регламента приёмки: пока покупатель не подписал электронный УПД, коды остаются чужими - товар физически на складе, а в системе маркировки принадлежит поставщику. Общие вопросы работы с входящим документом разобраны в статье «УПД в ЭДО».

Кто принимает товар по ЭДО, а кто нет

Подписывать уведомление обязан участник оборота. По материалу «Кто участвует в системе маркировки обуви?» данные о маркировке, вводе в оборот, обороте и выводе из оборота подают в ГИС МТ «Честный знак» производители, импортёры и продавцы - как оптовые, так и розничные (п. 2 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 05.07.2019 № 860). Не участвуют те, кто приобретает товар для целей, не связанных с последующей реализацией: по материалу «Должна ли организация регистрироваться в системе маркировки, если приобретает обувь только для своих работников?» организация, покупающая обувь для своих работников и не перепродающая её, не является участником оборота и не должна регистрироваться в ГИС МТ.

Сведения в такой сделке подаёт поставщик: по материалу «Нужно ли передавать в систему маркировки данные о продаже обуви организациям для собственных нужд?» продажа для собственных нужд без последующей реализации является выводом из оборота (п. 2 Правил), и продавец оформляет документ Отгрузка товаров ИС МП с операцией Продажа для собственных нужд покупателя и флажком Отгрузка неучастнику; подробнее - в статье «Вывод из оборота». Если поставщику о назначении товара не сообщили, коды придётся зарегистрировать на себя и вывести товар из оборота самому (материал «Нужно ли передавать данные в систему маркировки, если часть приобретенной обуви организация перепродает, а часть использует для собственных нужд?»).

Сети и филиалы принимают товар от лица организации: по материалу «Нужно ли подключать к ГИС МП обособленные подразделения организации (филиалы, торговые точки)?» идентификатор получает головная организация, учитывается только ИНН, а перемещения между подразделениями в ГИС МП не отражаются.

Что настроить до первой приёмки

Приёмка требует рабочего сертификата подписи там, где сверяются коды. По материалу «Как работать с маркировкой на нескольких рабочих местах? На каждое нужно иметь свой сертификат подписи?» на каждом рабочем месте, где ведётся работа с маркируемыми товарами, необходим доступный сертификат ЭЦП, связанный с организацией в ЦРПТ, - это места подбора и проверки при оптовых закупках и продажах, а также касса при включённом контроле статусов. Доступ организуют одним из трёх способов: сертификат на сервере; имеющийся сертификат на каждом рабочем месте; отдельный сертификат на каждое рабочее место.

Самым простым вариантом материал называет подписание на сервере: сертификат прописывается в форме Настройки интеграции с ИС МП по ссылке Настроить сертификаты для подписания сообщений и авторизации на сервере, а в форме Настройки электронной подписи и шифрования на закладке Программы устанавливаются флажки Проверять подписи и сертификаты на сервере и Подписывать на сервере. Отдельную подпись под маркировку заводить не обязательно: по материалу «Можно ли использовать уже имеющийся сертификат ЭЦП для работы в системе маркировки "Честный знак"?» подойдёт имеющийся сертификат аккредитованного удостоверяющего центра, если криптопровайдер поддерживается «1С-ЭДО».

Второй блок - контроль кодов. По материалу «Что выводится в графе "Статус проверки" в форме подбора и проверки маркируемой продукции?» флажки Контролировать статусы кодов маркировки и Контролировать статусы кодов маркировки при розничных продажах находятся в форме Настройки сканирования кодов маркировки, а проверка по владельцу выполняется при флажке Проверять кода маркировки по владельцу в меню по кнопке Еще формы подбора и проверки. Отключать их не стоит: настройки касаются только проверок на стороне программы и не снимают ответственности за оборот маркируемой продукции.

Третий блок - условия оператора ЭДО. По материалу «Взимается ли дополнительная плата за передачу кодов маркировки по ЭДО?» у «1С-ЭДО» отдельной платы за передачу кодов нет, получение кодов бесплатно, а плата другого оператора берётся с отправителя.

Порядок приёмки в 1С: от входящего УПД до подписи

Пошаговый сценарий для «1С:Бухгалтерии 8» задаёт материал «Поступление маркированных товаров»: информация о кодах маркировки передаётся в составе электронного документа (УПД, УКД), а владелец товара меняется после утверждения входящего документа и завершения документооборота с поставщиком. Ключевое требование - проверку кодов выполняют до утверждения электронного документа.

Шаг	Где в программе	Что делает оператор
1. Получение электронного УПД	Покупки - Текущие дела ЭДО - Отразить в учете	Убедиться в форме просмотра УПД, что коды переданы: они отражаются в разделе Номера средств идентификации товара
2. Создание документа поступления	Документ Поступление товаров: Накладная, УПД	Создать документ на основании полученного электронного УПД и открыть его до утверждения электронного документа
3. Открытие формы проверки	Закладка Товары документа поступления	Открыть форму подбора и проверки кодов маркировки
4. Подбор кодов	Форма подбора и проверки кодов маркировки	Подобрать товары сканированием кодов маркировки или штрихкодов упаковок: проверенным позициям автоматически ставится статус В наличии. Можно сканировать выборочно, остальным позициям выставив Статус проверки - В наличии вручную
5. Сверка по сводке	Вторая закладка формы проверки	Сводка по количеству кодов: зелёная пиктограмма - по товару проверены все коды в количестве из документа, красная - проверены ещё не все
6. Проведение документа	Документ поступления	Провести документ после проверки кодов; дальше - либо утверждение электронного документа, либо отработка расхождений
7. Утверждение и подпись	Покупки - Текущие дела ЭДО - Утвердить	Если претензий к поставщику нет - утвердить, подписать и отправить полученный документ

После завершения документооборота оператор ЭДО сам направит сведения о переданных товарах в ИС МП, и только тогда у кодов изменится владелец. Отдельной команды «передать коды» в программе нет: переход прав - следствие подписанного документа.

Есть и упрощённый путь - подписать документ без проверки поступившей продукции: коды тоже перейдут к покупателю, но сверки факта с документом не будет вовсе (материал «Как вести учет маркируемой обуви с большей детализацией, чем у поставщика?»). В конфигурациях, где документ поступления называется Приобретение товаров и услуг, добавляется шаг: проведённый документ указывают в форме полученного электронного УПД и только затем утверждают. Настройки, которые нужны до первой приёмки, собраны в статье «Начало работы с маркировкой».

Сопоставление номенклатуры и коды GTIN

Самая частая содержательная проблема приёмки - разная детализация учёта у поставщика и покупателя. Материал «Как вести учет маркируемой обуви с большей детализацией, чем у поставщика?» объясняет, откуда берётся правильный уровень: детализацию задаёт присвоение кодов GTIN. Производитель или импортёр описывает продукцию в каталоге GS46 исчерпывающим набором потребительских свойств (для обуви - вид, бренд, модель, материалы верха, подкладки и низа, цвет, размер, сведения о производителе), и каждому уникальному сочетанию присваивается свой GTIN.

Отсюда рекомендация: придерживаться правила «один код GTIN - одна позиция номенклатуры» (или одна характеристика) и требовать того же от партнёров; обособить часть товара с теми же свойствами материал предлагает через учёт по сериям, качеству или назначениям. Понять, чем отличаются строки входящего документа, помогает простое правило: GTIN соответствует 3-16 символам кода маркировки, а сами коды видны в разделе Номера средств идентификации. Как устроен код, разобрано в статье «Коды маркировки».

Ситуация во входящем документе	Как выглядит	Что делать при приёмке
Поставщик ведёт учёт по каждому GTIN, но не указывает все свойства в наименовании	Отдельная строка на каждый GTIN, названия строк одинаковые	В форме сопоставления будет отдельная строка по каждой позиции - их можно связать с разными позициями своей номенклатуры
Поставщик ведёт разные GTIN совместно	По одной строке товаров в разделе Номера средств идентификации указаны коды с различными GTIN	Сопоставить одну позицию поставщика с одной собственной номенклатурой, детализацию настроить на этапе проверки продукции
Маркировка остатков	У остатков GTIN с упрощённым описанием: разные модели, цвета и размеры могут иметь один GTIN	Документ поступления заполнить вручную, затем сканировать коды в форме проверки, указывая номенклатуру для каждого

Наименее трудозатратное решение материал во всех случаях видит в договорённости с поставщиком. Если договориться не удаётся, детализацию настраивают у себя: на второй закладке формы проверки отображается список всех кодов GTIN документа и их соответствие номенклатуре организации, и это соответствие можно поменять. После завершения проверки в таблицу Товары добавятся строки с указанной номенклатурой и количеством, а строку с наименованием поставщика следует удалить и сверить суммы с документом поставщика.

Для маркированных остатков сценарий жёстче: при автоматическом создании документа поступления механизмами ЭДО изменить детализацию учёта не получится, поэтому документ вводят вручную, а уже созданный автоматически удаляют, после чего в форме проверки считывают коды, выбирая номенклатуру для каждого. Форма проверки при этом изначально пустая, что осложняет сверку с электронным документом: материал советует включить контроль статусов, сверить количество кодов и проверить их наличие поиском по колонке Код маркировки (перейти к колонке и нажать Ctrl + F). Как такие коды появляются, описано в статье «Маркировка остатков».

Графа «Статус проверки»: что она показывает

Форма подбора и проверки маркируемой продукции - место, где приёмка либо подтверждается, либо останавливается. По материалу «Что выводится в графе "Статус проверки" в форме подбора и проверки маркируемой продукции?» в этой графе отражается результат проверки физического наличия кода среди отгружаемых или принимаемых товаров, а также результат проверки статуса и владельца кода в ИС МП. Важная деталь: при поступлении проверка статуса кода в ИС МП выполняется всегда - флажки контроля статусов управляют проверками при продажах. Исключение сделано для табака: контроль владельца и статуса выполняется только для продукции, произведённой с даты, указанной в форме Настройки сканирования кодов маркировки в реквизите Контролировать статусы с даты производства. Какой статус корректен, зависит от операции.

Операция	Статусы ИС МП для табачной и альтернативной табачной продукции	Статусы ИС МП для остальных товарных групп	Владелец
Поступление	В обороте	В обороте	Участник оборота, от которого получена продукция (продавец)
Возврат от участника оборота	В обороте	В обороте	Участник, от которого получена продукция (покупатель)
Продажа от первого участника (производителя/импортера)	Нанесен; Нанесен, не оплачен	В обороте	Участник, оформляющий продажу (продавец)

Если статус и владелец корректны, они в графе не указываются - вместо них выводится результат проверки фактического наличия. Код, не прошедший проверку при подборе, не добавляется с выдачей сообщения. Если коды уже в таблице и проверка выявляет некорректный статус или принадлежность, в графе отображается Статус: … и/или ИНН владельца … с текущими значениями из ИС МП, выделенные красным. После успешной проверки устанавливается статус фактического наличия Не проверялся: код корректен для системы маркировки, но физически ещё не сверен. Дальше он может принять одно из следующих значений.

Статус	Формулировка материала ИТС
В наличии	Код указан в документе поступления и присутствует среди фактически поступивших кодов маркировки
Отсутствует	Справочный материал: «код не указан в документе поступления, но присутствует среди фактически поступивших кодов маркировки». Пошаговый материал «Поступление маркированных товаров» формулирует иначе: статус присваивается отсутствующим кодам - тем, что числятся в документе поступления, но фактически не подтверждены
Не числился	Код не был указан в документе поступления, но присутствует среди фактически поступивших кодов маркировки
Отложен	Служебный статус, действует до закрытия формы проверки, предусмотрен для удобства пользователя

В справочном материале определения «Отсутствует» и «Не числился» совпадают дословно, и по ним статусы неразличимы. Разводит их пошаговая инструкция: Отсутствует - недостача по кодам (код был в документе, фактически не подтверждён), Не числился - излишек (кода в документе не было, фактически поступил). Это подтверждает и поведение программы: именно после статуса Отсутствует в документе включается флажок Есть расхождения.

Расхождения при приёмке: как разбирать

Расхождения бывают двух видов: по факту (код есть в документе, но его нет в коробке, или наоборот) и по системе маркировки (код физически есть, но в ИС МП у него не тот статус или не тот владелец). Первый вид отрабатывается штатным маршрутом из материала «Поступление маркированных товаров»:

• отсутствующим кодам в форме проверки присваивается статус Отсутствует, и в документе Поступление товаров: Накладная, УПД автоматически устанавливается флажок Есть расхождения;
• при проведении документа автоматически создаётся Акт о расхождениях; на его закладке Товары есть колонка Расхождения по кодам маркировки с излишками и недостачами - причём расхождения по кодам возможны и тогда, когда расхождений по количеству нет;
• по ссылке Результаты сверки по кодам маркировки поступившей продукции открывается форма с результатами проверки - на неё и стоит опираться в разговоре с поставщиком;
• Акт о расхождениях подписывается и отправляется поставщику кнопкой ЭДО;
• с исходным электронным УПД поступают одним из двух способов: подтвердить, если поставщик сделает корректировочный документ (УКД), либо отклонить, если поставщик внесёт изменения в исходный документ и отправит его заново;
• после получения исправительного УПД или УКД по ЭДО формируется документ Корректировка приобретения. Повторная проверка кодов маркировки не требуется: после утверждения полученного исправительного УПД или УКД операция будет отражена в ИС МТ в соответствии с фактически переданными кодами.

Отсюда практическое следствие: «принять как есть, а недостачу списать потом» - неверный сценарий. Расхождение по кодам фиксируется актом и закрывается корректирующим документом поставщика, иначе на баланс покупателя в ИС МТ уйдёт не тот состав кодов, который реально приехал. Возврат уже принятого товара - другая процедура: она предполагает, что коды были проверены и приняты.

Второй вид расхождений разбирается по ИНН, который программа выводит в графе; материал «Почему в форме проверки поступивших маркируемых товаров в графе "Статус проверки" указывается ИНН владельца?» даёт готовую развилку.

Чей ИНН показан	Что это значит	Действие
ИНН вашей организации (покупателя)	Поступление этих кодов уже оформлено: в личном кабинете ГИС МП либо документ поступления принят и утверждён без проверки. Может означать и дубль документа	Проверка не требуется; убедиться, что это не дубль
ИНН третьей организации	Коды могли быть заказаны и введены в оборот по одной организации, а проданы от имени другой, аффилированной с первой; либо поставщик ошибочно отправил те же коды другому получателю	Обратиться к поставщику: удостовериться, что коды принадлежат отправившей их организации, либо попросить привести документы в порядок

Увидев чужой ИНН, товар не пересканируют - выясняют, кто и когда уже оформил эти коды. При приёмке коробов и паллет учитывайте транспортную упаковку: по материалу «Что такое маркировка транспортной упаковки, агрегирование?» при её расформировании коды упаковки выводятся из оборота, а коды товара остаются в обороте.

Цену непроверенной приёмки показывает материал «Когда продавать обувь запрещено?»: по постановлению Правительства России от 21.11.2023 № 1944 с 1 ноября 2024 года запрещена продажа товара, сведения о маркировке или о вводе в оборот которого отсутствуют в системе «Честный знак», а также товара, выведенного из оборота. Допустимость продажи ККТ проверяет онлайн, и при запрете чек оформить не получится: проблемный код, пропущенный на приёмке, всплывёт на кассе.

Приёмка на комиссию и по агентскому договору

Комиссионная схема отличается не проверкой кодов, а тем, кто и в какой момент становится их владельцем. Материал «Поступление маркированных товаров» описывает её так.

• Поступление на комиссию у комиссионера. Документ Поступление товаров: Товары, услуги, комиссия создаётся на основании полученного от комитента электронного УПД, выполняется проверка кодов, затем документ утверждается, подписывается и выполняется обмен ЭДО. После этого владельцем кодов становится комиссионер.
• Закупка по комиссионному (агентскому) договору у комиссионера (агента). Отражается тем же документом: поставщик выставляет УПД как при обычной купле-продаже, и после завершения ЭДО владельцем кодов становится комиссионер (агент).
• Отгрузка закупленного товара комитенту (принципалу). Документ Передача товаров комитенту, коды указываются на вкладке Товары в форме подбора и проверки. Передача оформляется УПД со статусом 2 («Товарная накладная»), после завершения ЭДО владельцем кодов становится комитент (принципал).
• Отчёт комитенту. Документ Отчет комитенту (Отчет о закупках) содержит перечень товаров без кодов маркировки, в ИС МТ эта операция не отражается.
• Учёт у комитента (принципала). Поступление отражается документом Поступление товаров: Товары, услуги, комиссия, и перед утверждением электронного документа коды проверяются так же, как при обычной приёмке.

Вывод для комиссионера: коды проходят через его баланс дважды - приходят от поставщика и уходят комитенту, - поэтому оба документа проводятся по ЭДО. Отчёт комитенту эту цепочку не заменяет: в системе маркировки он не виден.

Коды не пришли после оформления ЭДО

Ситуацию, когда документ подписан, а кодов у покупателя нет, разбирает материал «Почему покупатель не получил коды маркировки после оформления ЭДО?».

• Поставщик некорректно оформил ЭДО. Нужно проверить в форме представления электронного документа у поставщика и покупателя, что коды в документе указаны.
• Поставщик передал некорректные коды - например, не в статусе «в обороте» или ему не принадлежащие; в 1С это возможно при снятых флажках контроля статусов. Оператор ЭДО корректность кодов не проверяет: он передаёт их все, а ГИС МП некорректные не отработает.
• У некоторых операторов ЭДО передача кодов маркировки является отдельной услугой - нужно убедиться, что услуга подключена.
• Технические проблемы при передаче кодов от оператора ЭДО в ЦРПТ.

Если всё проверено, материал рекомендует подождать сутки после отправления документа (столько в среднем идёт передача через оператора ЭДО), проверить в ЛК ГИС МТ статус обработки документа и обратиться в поддержку своего оператора ЭДО, уточнив дату отправки и реквизиты сторон, а если проблем с передачей никто не видит - в поддержку ЦРПТ. Судьбу конкретного кода проверяют в личном кабинете ГИС МТ (материал «Как сверить, списан ли в системе маркировки с организации код проданного товара?»).

Если проблема не в кодах, а в самом обмене, материал «Что делать, если произошел обрыв связи или зависание во время обмена с ГИС МП "Честный знак"?» советует убедиться, что используется актуальная версия программы 1С, и повторить обмен кнопкой Выполнить обмен в рабочем месте Обмен с ИС МП; причиной могут быть и временные сбои на серверах ГИС МП. Разбор типовых сообщений об отказе собран в статье «Ошибки обмена с "Честным знаком"», а случай, когда до 1С не доходит сам электронный документ, а не коды в нём, - в статье «Не приходят документы ЭДО».

Сканирование кодов при приёмке

Проверка поступившей продукции строится на сканировании. Материал «Что делать, если не получается отсканировать код маркировки?» задаёт порядок диагностики: проверить, что сканер прописан в списке подключаемого оборудования и настроен на работу с кодами GS1, затем в форме настроек оборудования нажать кнопку Тест устройства и отсканировать код - результатом должна быть строка вида 01… 21… ’GS’ 91 … ’GS’ 92 … Сканируют код при всех операциях, кроме розничных продаж, из формы подбора и проверки, а при розничных продажах - в рабочем месте кассира.

Работать можно и с кодами, которые в программу не заводились. Материал «Можно ли работать в программе 1С с кодами маркировки, полученными напрямую через ЛК ГИС МТ "Честный знак"?» поясняет: такие коды в программе не хранятся, вносить и сопоставлять их заранее не нужно - код считывается в форме подбора и проверки, а статус и принадлежность проверяются по данным ГИС МП; номенклатуру указывают вручную, если сопоставить автоматически не удалось.

Если ЭДО нет или товар пришёл из-за рубежа

Материал «Как работать с системой маркировки, если оптовый покупатель зарегистрирован в ней, но не имеет ЭДО?» описывает альтернативу: в переходный период в 1С поддерживается прямая передача данных о реализации в ГИС МП без ЭДО - продавец оформляет документ Отгрузка товаров ИС МП, а покупатель Приемка товаров ИС МП. Вариант временный: в будущем эти документы будут отменены в пользу ЭДО. Незарегистрированному покупателю отгружать нельзя: по материалу «Можно ли оптом продать обувь покупателю, который еще не зарегистрирован в системе маркировки?» при оптовой торговле все участники оборота должны быть зарегистрированы в ГИС МТ, иначе покупатель не получит коды в собственность, а реализация товара будет административным правонарушением.

Для импортёра приёмка устроена иначе: он не принимает коды по УПД, а сам обеспечивает их нанесение до пересечения границы РФ или до помещения товара под таможенные процедуры, а после ввоза вводит товары в оборот документом «Маркировка товаров» (материал «Как маркировать импортные товары?»).

Типичные ошибки при приёмке

• Электронный документ утверждают, не открыв форму проверки. Коды перейдут к покупателю, но сверка факта с УПД не выполнится.
• Расхождение «закрывают» правкой количества в документе. Штатный путь - статус Отсутствует, флажок Есть расхождения, Акт о расхождениях поставщику и корректировочный документ от него.
• Отключают контроль статусов кодов «чтобы не тормозило». Настройки касаются только проверок на стороне программы, не влияют на проверки ЦРПТ и не снимают ответственности за оборот.
• Чужой ИНН в графе «Статус проверки» пытаются «пересканировать». Дело не в сканере: либо поступление уже оформлено, либо это дубль документа, либо коды принадлежат третьей организации.
• Сопоставляют номенклатуру «как получится». Ориентир - один код GTIN на одну позицию номенклатуры или характеристику; GTIN виден в 3-16 символах кода маркировки.
• Ставят сертификат только на одно рабочее место. Сертификат ЭЦП, связанный с организацией в ЦРПТ, нужен на каждом месте подбора и проверки, включая кассу при включённом контроле статусов в рознице.

Частые вопросы