УПД в ЭДО: функции документа, форматы ФНС и работа с электронным УПД в 1С

Что такое УПД и какие функции он выполняет

УПД в ЭДО — это не отдельный «третий» документ, а формат электронного счёта-фактуры с дополнительной информацией. Именно так его описывает справочник «Электронный документооборот»: формат может выполнять функции счёта-фактуры, счёта-фактуры и первичного учётного документа одновременно, либо только первичного учётного документа.

• УПД(СЧФ) — документ выполняет функцию счёта-фактуры, применяемого при расчётах по НДС.
• УПД(СЧФДОП) — счёт-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав или об оказании услуг в одном документе; по сути соответствует бумажному УПД со статусом «1».
• УПД(ДОП) — только первичный учётный документ, счёт-фактура выставляется отдельно.

Формат УПД(СЧФДОП) состоит из двух файлов обмена. Первый — информация продавца: сведения, предусмотренные для счетов-фактур ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, плюс дополнительные сведения передающей стороны о сделке. Второй — информация покупателя: сведения принимающей стороны об оформляемой сделке. Файл информации покупателя может отсутствовать, если по гражданскому законодательству РФ составление двустороннего документа, удостоверяющего приёмку, не требуется.

Основание для вычета НДС даёт счёт-фактурная часть документа: по п. 1 ст. 169 НК РФ счёт-фактура служит основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм налога к вычету. Составлять счета-фактуры в электронной форме можно по взаимному согласию сторон сделки и при наличии совместимых технических средств (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ), а при реализации товаров, подлежащих прослеживаемости, электронная форма обязательна в силу п. 1¹ ст. 169 НК РФ, за исключением случаев, перечисленных в этом пункте (в частности, реализация физлицам для личных нужд и плательщикам НПД).

Форматы электронного УПД: чем утверждены и что действует

Формат счёта-фактуры и документа об отгрузке, включающего в себя счёт-фактуру, был утверждён приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ (зарегистрирован в Минюсте России 21.01.2019 № 53443, опубликован 22.01.2019); по справочнику «Электронный документооборот» он действует с 02.02.2019. Далее ФНС утвердила форматы счёта-фактуры, УПД, включающего счёт-фактуру, и УПД приказом от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (зарегистрирован 26.01.2024 № 77001, опубликован 29.01.2024).

Изменения в приложение № 1 к приказу № ЕД-7-26/970@ внесены приказом от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@ (зарегистрирован 23.12.2024 № 80692, опубликован 23.12.2024) — в интерфейсе «1С» это формат УПД 5.03 (ЕД-7-26/1032@). Полный список действующих форматов ведёт ФНС в перечне утверждённых форматов электронных документов.

Порядок самого обмена задаёт не формат, а приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н (зарегистрирован 12.03.2021 № 62737, вступил в силу 1 июля 2021 года, заменил приказ от 10.11.2015 № 174н). По п. 3 Порядка выставление и получение счетов-фактур в электронной форме идёт через операторов ЭДО; по п. 8 счёт-фактура считается выставленным, если продавцу поступило подтверждение оператора ЭДО, и датой выставления считается указанная в подтверждении дата поступления файла оператору. Срок остаётся общим — не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки (п. 3 ст. 168 НК РФ).

XML как формат обмена и загрузка готового файла

При обмене через операторов ЭДО стороны создают электронные документы в XML-форматах, разработанных ФНС: такие файлы одинаково обрабатывают все операторы ЭДО и прикладное ПО для ЭДО. К ним относятся первичные учётные документы и счета-фактуры, то есть и УПД во всех его функциях. Иначе устроены неформализованные документы — счёт на оплату, заказ, договор: их XML-форматы нормативными актами не регламентированы, операторы разрабатывают собственные, и присланный контрагентом «чужой» XML может отобразиться в программе как страница с кодом (см. о форматах электронных документов, поступающих от контрагентов в роуминге).

• Готовый XML из внешней системы. Если УПД формируется вне учётной базы (например, в личном кабинете маркетплейса), начиная с версии Модуля ЭДО 1.9.11.8 файл подставляется командой ЭДО → Просмотреть электронный документ, далее Ещё → Загрузить с диска.
• Ограничения загрузки. Замена файла доступна, если электронный документ сохранён, не подписан и имеет формализованный вид. При расхождении основных данных загрузка приостанавливается, программа выводит список различий.
• Произвольный документ. Начиная с версии Модуля ЭДО 1.9.12.13 сформированный xml-файл можно добавить в произвольный документ, а связь с документом учётной системы установить по гиперссылке «Подбор».

Как выставить и подписать УПД в 1С

Первый шаг — выбрать, что уйдёт контрагенту: УПД со счётом-фактурой внутри или отдельные документы. Настройка живёт в настройке отправки документов по конкретному контрагенту. В решениях на Библиотеке электронных документов 1.6 путь такой: Справочники → Контрагенты, выбрать контрагента и нажать ЭДО → Настройки отправки документов (см. смену форматов исходящих документов в справочнике 1С-ЭДО).

• УПД статус 1 (СЧФДОП). Установите флаг «Счёт-фактура и первичный документ в одном документе» и нажмите «Записать и закрыть» — все последующие документы по этой настройке формируются как УПД статус 1 по приказу от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@. В «1С:Бухгалтерии предприятия» версии 3.0.92.51 и выше формирование УПД статус 1 регулируется отдельным переключателем в документе реализации товаров и услуг.
• УПД статус 2 (ДОП). Убедитесь, что флаг снят, откройте Регламент ЭДО напротив документа учёта «Реализация товаров» или «Реализация услуг», в разделе «Формат электронного документа» выберите УПД 5.03 (ЕД-7-26/1032@) и нажмите «Готово». После этого документы реализации уходят как УПД статус 2, а «Счёт-фактура выданный» — как УПД статус 3.
• Отправка. Команда ЭДО → Отправить электронный документ доступна из списка документов реализации и из карточки документа информационной базы; из карточки электронного документа используется Подписать и отправить.
• Рабочее место. Пакетно документы подписываются и отправляются из папки «Исходящие» рабочего места «Текущие дела ЭДО» — гиперссылка в разделе Администрирование → Сервис, Руководителю → Сервис или Покупки → Сервис.

Подписание регламентировано законом, а не программой: файл информации продавца подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ), и отвечающей требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны продавца (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Файл информации покупателя подписывает ответственный за оформление факта хозяйственной жизни со стороны покупателя.

Как получить и принять входящий УПД

Входящие документы забираются командой Отправить и получить из рабочего места «Текущие дела ЭДО» (раздел Продажи → Сервис или Покупки → Сервис). В клиент-серверном режиме можно задать расписание получения в параметрах обмена: Администрирование → Обмен электронными документами.

• Где искать документ. Полученный электронный документ в зависимости от типа автоматически попадает в папку «Утвердить» рабочего места «Текущие дела ЭДО»; все входящие и исходящие документы отражаются в списке «Архив ЭДО».
• Что смотреть в карточке. На закладках формы просмотра отражаются подписи и статусы электронного документа, а также текст сопроводительной записки, если она есть.
• Отражение в учёте. На основании формализованного документа может создаться документ учётной системы — например, «Поступление (акты, накладные)». Для неформализованного входящего документа (pdf, word, excel, jpg) документ поступления создаётся только вручную, а затем связывается по ссылке «Подобрать».
• Согласие и отказ. При согласии получатель формирует, подписывает и отправляет информацию получателя. При несогласии документ отклоняется уведомлением об уточнении с указанием причины, а оператор ЭДО формирует участникам обмена соответствующие подтверждения.

Ход документооборота виден в колонке «Состояние ЭДО» — в списке документов учёта, в самом документе, в «Архиве ЭДО» и в карточке электронного документа. Ключевые состояния: «Не начат» (связь есть, документ ещё не сформирован), «Требуется подписание», «Требуется отправка» (при включённой отложенной отправке) и «Ожидается подтверждение оператора». Извещение о получении с 01.04.2016 не является обязательным документом и формируется покупателем по взаимному согласию сторон (п. 19 Порядка, утв. приказом № 14н). Если входящие не появляются вовсе, причина обычно в настройках обмена — разбор см. в материале не приходят документы ЭДО.

Чем УПД отличается от счёта-фактуры и от УКД

Отдельный электронный счёт-фактура закрывает только НДС-часть сделки: он служит основанием для вычета, но не подтверждает передачу товаров или приёмку услуг. УПД в функции СЧФДОП закрывает обе задачи одним документом и одним документооборотом, поэтому вместо двух комплектов файлов и подписей стороны ведут один.

• УПД против счёта-фактуры. Формат УПД — это формат счёта-фактуры с дополнительной информацией. Выбор между УПД(СЧФ), УПД(СЧФДОП) и УПД(ДОП) в 1С определяется флагом «Счёт-фактура и первичный документ в одном документе» и форматом, выбранным в регламенте ЭДО.
• УПД против УКД. УКД — универсальный корректировочный документ: корректировочный счёт-фактура и документ об изменении стоимости отгруженного. Он тоже состоит из файлов информации продавца и покупателя, причём файл покупателя может отсутствовать, если согласие покупателя двусторонним документом не оформляется. Формат по приказу от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ действовал с 31.05.2016 до 01.10.2021, ему на смену пришёл приказ от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@ (действует с 27.11.2020), а новые форматы корректировочного счёта-фактуры и УКД утверждены приказом от 19.01.2026 № ЕД-1-26/29@ (зарегистрирован 17.03.2026 № 85644, опубликован 19.03.2026).
• Когда какой документ. Изменение стоимости по согласованию сторон оформляется УКД, а ошибка в ранее выставленном документе — исправленным УПД: это разные сценарии, подменять один другим нельзя.

Исправление и аннулирование электронного УПД

Ошибки в выставленном УПД классифицируются по приложению № 7 к письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@: часть показателей одновременно относится и к счёту-фактуре, и к первичному документу, и существенные для счёта-фактуры ошибки мешают налоговому органу идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, работ или услуг.

• Исправление в первичных документах. В документе учёта выполните Создать на основании → Корректировка реализации, в поле «Вид операции» выберите «Исправление в первичных документах», внесите изменения, запишите и отправьте документ командой ЭДО → Отправить электронный документ. Состояние ЭДО прежнего документа сменится на «Завершён с исправлением».
• Корректировка по согласованию сторон. Тот же путь через «Корректировка реализации», но с видом операции «Корректировка по согласованию сторон» — так формируется корректировочный электронный документ.
• Аннулирование. Инициатор отправляет контрагенту предложение об аннулировании с указанием причины лишения документа юридической значимости; контрагент либо подписывает предложение, либо отправляет уведомление об уточнении с причиной отказа. Подробности — в материале про аннулирование и исправление документов.

Частые ошибки

• Отправка в устаревшем формате. УПД по приказу от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ отменён с 01.01.2020: при отправке такого документа возвращается ошибка с кодом 20017 и текстом о том, что документ отправлен в формате, утратившем силу. Решение — обновить программный продукт до актуального релиза.
• Формат меняют «задним числом». Смена формата действует только вперёд: с момента установки флага или выбора формата в регламенте ЭДО в новом виде формируются все последующие документы по этой настройке, уже созданные документы не переписываются.
• Ждут извещение о получении как обязательное. С 01.04.2016 извещение покупателя утратило статус обязательного документа и формируется по взаимному согласию сторон, поэтому выставленным документ считается по подтверждению оператора ЭДО.
• Пытаются заменить XML в подписанном документе. Загрузка файла с диска доступна только для сохранённого, неподписанного и формализованного электронного документа.
• Путают отклонение и аннулирование. До завершения документооборота несогласие оформляется уведомлением об уточнении, а лишение уже завершённого документа юридической значимости — предложением об аннулировании.
• Настройку ЭДО не проверяют перед первой отправкой. Базовые требования к подключению и обмену собраны в обзоре ЭДО в 1С.

Частые вопросы