ЭДО в 1С: как работает обмен, где искать разделы и что можно делать

Как работает ЭДО в 1С

Порядок обмена электронными документами регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», а право использовать электронные документы в гражданско-правовых отношениях следует из ст. 160 ГК РФ. Счета-фактуры выставляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки при наличии совместимых технических средств (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ).

Техническая цепочка одинакова для любой конфигурации. Инициатор обмена формирует документ, подписывает его и отправляет через оператора ЭДО получателю. Оператор фиксирует дату и время отправки, передаёт отправителю подтверждение даты получения, а получателю — подтверждение даты отправки.

Если запрошено извещение о получении, получатель формирует и подписывает его. При согласии с документом он отправляет информацию получателя, при несогласии — уведомление об уточнении с причиной отказа.

Обмениваться практически любыми юридически значимыми документами можно и напрямую, и через оператора ЭДО. Исключение — электронные счета-фактуры: обмен ими возможен только через оператора ЭДО в силу п. 3 Порядка, утверждённого приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н и действующего с 01.07.2021 (до этой даты применялся порядок, утверждённый приказом от 10.11.2015 № 174н).

При использовании квалифицированной подписи заключать отдельное соглашение об обмене с контрагентом необязательно; если применяются иные виды подписей, соглашение обязательно.

Что нужно для ЭДО и как подключить организацию

Перед первым подключением стоит проверить пять условий: без любого из них помощник подключения либо не запустится, либо остановится на шаге выбора сертификата.

• Программный продукт 1С с поддержкой ЭДО. Функциональность реализована в прикладных решениях на платформе «1С:Предприятие 8»; при необходимости обмен встраивается и в другие приложения этой платформы.
• Регистрация на Портале ИТС. Программа должна быть зарегистрирована на portal.1c.ru, а логин интернет-поддержки — сохранён в базе (раздел «Администрирование» — «Интернет-поддержка пользователей»).
• Криптопровайдер. Поддерживаются КриптоПро CSP и VIPNet CSP. Одновременная установка двух криптопровайдеров на одном рабочем месте не рекомендуется: сертификаты КриптоПро не работают с VIPNet и наоборот.
• Сертификат электронной подписи. Нужна усиленная квалифицированная электронная подпись аккредитованного удостоверяющего центра, соответствующая требованиям 63-ФЗ.
• Доступ в интернет. На рабочем месте или на сервере должен быть открыт доступ к ресурсам сервиса, включая 1c-edo.ru, login.1c.ru, webits.1c.ru, edo-integration.1c.ru и downloads.v8.1c.ru.

Регистрация в сервисе 1С-ЭДО и получение входящих документов бесплатны; оплата берётся за комплект электронных документов по сделке, а не за каждый отправленный документ. Месячный лимит бесплатных исходящих комплектов есть и у пользователей с тарифом, и у тех, кто тарифа не имеет: по данным справочника 1С-ЭДО — без тарифа 5, СтартЭДО 20, ИТС Техно 50, ИТС Проф 100.

Подключение выполняется из карточки организации командой «ЭДО — Подключить организацию»; если команды ЭДО не отображаются, нужно перейти в «Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами» и включить «Сервисы ЭДО».

Помощник просит выбрать сертификат и ввести пароль к закрытому ключу, затем — идентификатор: «Получить новый» при первом подключении или «Выбрать существующий», если организация уже была подключена и настройки с контрагентами нужно загрузить из сервиса. Далее указывается оператор ЭДО, подставляются юридический адрес, код налогового органа и e-mail для уведомлений, после чего регистрационные данные подписываются.

Идентификатор участника ЭДО — уникальный номер, который оператор выдаёт при регистрации; по сути это «адрес» организации в системе обмена. Посмотреть его можно в справочнике «Организации» командой «ЭДО — Учетные записи»: на вкладке «Основное» открытой учётной записи идентификатор копируется отдельной кнопкой. Подробности — о подключении ЭДО в 1С и об идентификаторе участника ЭДО.

Где в 1С найти ЭДО: рабочие места и разделы

Основное рабочее место — «Текущие дела ЭДО». Оно открывается по гиперссылке панели команд: в «1С:Бухгалтерии 8» это раздел «Продажи» — подраздел «Сервис» или «Покупки» — подраздел «Сервис»; та же ссылка встречается в разделах «Администрирование» и «Руководителю» в подразделе «Сервис». Набор разделов зависит от конфигурации и релиза, поэтому ориентируйтесь на подраздел «Сервис».

Завершённый документооборот хранится в «Архиве ЭДО»: по умолчанию он расположен в разделе «Администрирование» и доступен по ссылке внизу формы «Текущие дела ЭДО», при необходимости выводится в другой раздел через «Настройки — Настройки навигации». Из документа учёта в электронный документ переходят командой «ЭДО — Посмотреть электронный документ».

Отображение «Текущих дел ЭДО» настраивается под роль сотрудника: режим «Весь документооборот» показывает все документы, «К исполнению» — только подлежащие обработке, «Мои документы» — только те, за которые отвечает текущий пользователь.

Ответственным автоматически становится тот, кто выполнил получение документа; сменить его можно командой «Сменить ответственного», а движение документа видно в журнале действий по ЭДО. Начиная с версии модуля ЭДО 1.9.4.31 доступна область предпросмотра содержимого документа прямо в рабочем месте.

Как отправить документ по ЭДО

Отправка электронного документа выполняется одним из четырёх способов, и все они приводят к одному результату — подписанный документ уходит оператору ЭДО.

• Из списка документов. Команда «Отправить электронный документ» в меню «ЭДО» в форме списка документов реализации.
• Из карточки документа учёта. Та же команда «Отправить электронный документ» в меню «ЭДО» открытого документа информационной базы.
• Из карточки электронного документа. Команда «Подписать и отправить».
• Из «Текущих дел ЭДО». Команда «Подписать и отправить» в папке «Исходящие».

Если по одной сделке нужно передать несколько документов, начиная с версии модуля ЭДО 1.9.1 их объединяют в пакет командой «Добавить в пакет» в форме просмотра электронного документа: доступны файл с компьютера, файл из хранилища или документ базы, включая печатную форму как PDF-вложение. Формат берётся из действующей настройки отправки с контрагентом.

Для документов произвольной формы — договоров, актов сверки — предназначен «Произвольный электронный документ»: папка «Создать» рабочего места «Текущие дела ЭДО», команда «Создать произвольный документ», далее организация и контрагент, файлы и сопроводительная записка. Размер файла — от 100 байт до 60 Мб, транслитерация имени отключается в меню «Ещё».

Как получить документ и отразить его в учёте

Входящие документы загружаются командой «Отправить и получить» в «Текущих делах ЭДО». В клиент-серверном режиме расписание получения задаётся в параметрах обмена электронными документами («Администрирование» — «Обмен электронными документами»). Полученный документ в зависимости от типа попадает в папку «Утвердить», а весь обмен виден в «Архиве ЭДО».

В типовых решениях поддерживается автоматическая обработка входящих: если номенклатура контрагента сопоставлена или в документе содержатся услуги, система сама создаёт документ учётной системы по данным электронного документа. Перейти к нему можно по гиперссылке «Документ учёта» из формы просмотра электронного документа.

Способ обработки задаётся в разрезе видов входящих документов. В решениях на библиотеке электронных документов 1.6 это справочник «Контрагенты», команда «ЭДО — Настройки отражения в учёте»: для вида документа выбирается «Вручную в форме электронного документа» или «Не отражать», а кнопка «Заполнить по шаблону» применяет вариант «Все вручную». В решениях на библиотеке 1.1 путь другой: «Сервис — Обмен электронными документами — Настройки ЭДО».

На основании входящего неформализованного документа (pdf, word, excel, jpg) документ учёта создаётся только вручную, а затем подбирается ссылкой «Подобрать».

Состояния ЭДО: как понять, на каком шаге документ

Состояние ЭДО меняется автоматически по мере выполнения регламента обмена. Посмотреть его можно в столбце «Состояние ЭДО» списка документов учёта, в самом документе учёта, во вкладках «Входящие» и «Исходящие» Архива ЭДО и в карточке электронного документа.

Отклонить документ может только получатель: в «Текущих делах ЭДО» он выбирает документ, нажимает «Отклонить» и указывает причину для уведомления об уточнении. Отклонение означает отказ от подписания и то, что ценности не приняты; документ уходит в папку «На контроле» с состоянием «Ожидается исправление». Документ, подписанный обеими сторонами, лишается юридической значимости только аннулированием.

Что можно делать: документы, форматы и работа с ФНС

Сервис формирует электронные документы во всех действующих форматах, разработанных ФНС России, включая формат по приказу от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@, который позволяет создавать счёт-фактуру, документ реализации и универсальный передаточный документ, в том числе для маркируемых и прослеживаемых товаров.

Дополнительно поддерживается обмен рядом видов документов в формате CML 2.08. В типовых решениях для платформы 8.3 формат подбирается автоматически как наиболее подходящий для конкретного контрагента, при необходимости его меняют вручную в настройке отправки.

Кроме первичных документов и счетов-фактур через ЭДО передаются акт сверки взаимных расчётов, акт о расхождениях (ТОРГ-2), акт о приёмке выполненных строительных работ, корректировочные и исправительные документы, а также произвольные документы с вложениями. Разбор передаточных документов — в статье об УПД в ЭДО.

Электронные документы можно представлять в налоговый орган. Если они находятся в той же базе, где готовится ответ на требование, достаточно выбрать их командой «Выбрать из базы — Электронные документы 1С-ЭДО, 1С-Такском».

Если документы лежат в другой базе, их выгружают в специальный архивный файл из «Архива ЭДО» («Ещё — Выгрузить электронные документы для ФНС»); начиная с версии модуля ЭДО 1.9.2 доступен массовый выбор документов флагами и команда «Выгрузить — Для предоставления в ФНС». Печать законодательством не требуется: при печати создаётся копия, оригиналом считается сам электронный документ.

Подписывать документы можно не только сертификатом руководителя. С 1 марта 2022 года применяется машиночитаемая доверенность, а начиная с версии модуля ЭДО 1.9.6 в решениях «1С» поддержано подписание документов организации сертификатом физического лица с использованием МЧД: переход состоит из получения подписи физлица, оформления доверенности и регистрации сертификата представителя у оператора. Подробности — в статье о МЧД в 1С.

Частые ошибки при работе с ЭДО в 1С

• Ждут документы без принятого приглашения. Подключения организации недостаточно: контрагенту нужно отправить приглашение к обмену и дождаться его принятия — процедура обязательна и отражает взаимное согласие сторон.
• Пакет не распаковывается. Ошибка «Не удалось распаковать пакет электронных документов. Не настроена связь с контрагентом» означает, что настройка получения не в состоянии «Присоединен» либо отсутствует. Статус приглашения виден в настройке по контрагенту или на вкладке «Приглашения» Архива ЭДО; разбор — в статье о неприходящих документах ЭДО.
• Приглашение отправлено не на тот идентификатор. У одного контрагента может быть несколько учётных записей, поэтому идентификатор уточняют у получателя до отправки приглашения.
• Не найден сертификат. Отсутствие нужного сертификата в списке помощника означает, что он не установлен на этом рабочем месте. Паролей пользователей не знают ни техподдержка 1С, ни удостоверяющий центр: при безвозвратной утере пароля нужен выпуск нового сертификата.
• Команд ЭДО нет в карточке организации. Не включён флаг «Сервисы ЭДО» в разделе «Администрирование — Обмен электронными документами — Обмен с контрагентами».
• Ждут автоматического создания документа учёта там, где его не будет. По неформализованным вложениям документ учёта создаётся только вручную, как и при выбранном способе «Не отражать».
• Рассчитывают на автоматический роуминг там, где он не работает. Он включается автоматически, только когда обе стороны подключены через операторов, поддерживающих технологию 1С-ЭДО; в остальных случаях требуется настройка роуминга, а перечень доступных операторов разобран в статье об операторах ЭДО.

Частые вопросы об ЭДО в 1С