МЧД в 1С: машиночитаемая доверенность в электронном документообороте

Что такое МЧД и когда она нужна

Предприятию может потребоваться передать право подписания электронных документов сотрудникам своей или сторонней организации. С 1 марта 2022 г. для юридического заверения этих отношений можно использовать машиночитаемую доверенность — так формулируют это справочник 1С-ЭДО и справочник «Электронный документооборот».

МЧД определяется как электронная доверенность, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя: сотрудник подписывает документы УКЭП физического лица, прикладывая к ним МЧД.

• Доверитель — ответственное лицо, разрешающее выполнение операций другим организациям или физическим лицам по доверенности.
• Представитель — организация или физическое лицо, действующее от лица доверителя в рамках вверенных полномочий; это может быть как штатный сотрудник, так и сторонний представитель (физлицо, юрлицо или ИП).
• Хранение сведений — регистрация доверенностей и получение данных о них выполняются через распределённый реестр по технологии блокчейн; фирма «1С» является одним из держателей узлов этого реестра.
• Оплата — оформление МЧД не требует дополнительных оплат, из сопутствующих затрат остаётся только выпуск сертификата физического лица на работника.

МЧД можно оформить и на работника индивидуального предпринимателя, и на физлицо, которое не числится в штате: технических препятствий нет, лицо нужно добавить в справочник «Физические лица» информационной базы. Общий порядок обмена документами разобран в обзоре ЭДО в 1С.

Кто подписывает документы от имени организации

Документы организации подписывает либо лицо, действующее без доверенности (сертификат содержит реквизиты юрлица), либо представитель — своим сертификатом физического лица в связке с МЧД. Для работы с машиночитаемыми доверенностями представители должны получить отдельные сертификаты электронных подписей физических лиц, в которых указаны только их данные и нет реквизитов организации.

• Личная подпись сотрудника подходит. Если у работника уже есть личная подпись физлица, он может подписывать ею документы организации или ИП на основании МЧД.
• Где получить сертификат. Сертификат выдаёт любой аккредитованный удостоверяющий центр, получить его можно как до оформления МЧД, так и после; общие правила ФНС собраны в разделе «Применение электронной подписи».
• Филиалы и представительства. Руководители обособленных подразделений действуют на основании доверенности юридического лица (п. 3 ст. 55 ГК РФ); если подразделение использует собственный идентификатор участника ЭДО, в сведениях о доверителе указывается соответствующий филиал.
• Бумажная доверенность не запрещена. ЭДО не исключает применения бумажных доверенностей, но проверка полномочий в этом случае выполняется не автоматически, а вручную пользователем.

Нормативная база и сроки

Применение МЧД опирается на изменения в закон об электронной подписи и на требования к формам доверенностей. По карточке справочника 1С-ЭДО «Сертификат не действует с 01.09.2023» (SD0061964) Федеральным законом от 04.08.2023 № 457-ФЗ продлена возможность использования сертификатов электронной подписи без применения машиночитаемой доверенности до 31 августа 2024 года.

Обязательное применение таких доверенностей в ЭДО с контрагентами для подтверждения полномочий представителя, по материалу «Новое в справочнике» справочника «Электронный документооборот» по состоянию на 29.01.2024, планируется с 01.09.2024.

Срок действия самой доверенности законодательство не ограничивает: в МЧД на сотрудника можно указать любой срок полномочий, и это не мешает при необходимости отозвать её досрочно.

Оформление, регистрация и отзыв МЧД в 1С

Оформление выполняется из карточки организации: ЭДО – Машиночитаемые доверенности – Создать (см. «Оформление доверенности» в справочнике 1С-ЭДО). Если команды ЭДО в карточке организации не отображаются, включите сервисы ЭДО в разделе «Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами».

Функционал работы с электронными доверенностями вошёл в состав модуля ЭДО 1.9.6; в справочнике «Электронный документооборот» отдельно отмечено, что в «1С:Бухгалтерии 8» возможность МЧД доступна начиная с версии 3.0.120. Сохранение доверенности как черновика доступно начиная с версии модуля ЭДО 1.9.10.19.

1. Номер доверенности генерируется автоматически.
2. Срок действия должен быть не менее двух дней с момента регистрации.
3. Сведения о доверителе — указывается юридическое лицо или ИП, а также лицо, действующее без доверенности.
4. Сведения о представителе — данные сотрудника или стороннего представителя.
5. Полномочия — текстовое описание или значения из классификатора полномочий ФНС.
6. «Подписать и зарегистрировать» — подписание и регистрация МЧД в реестре ФНС выполняются автоматически.

После создания МЧД перед первым её использованием необходимо подождать около 15 минут. Затем сертификат представителя регистрируется у оператора ЭДО: карточка организации → «ЭДО – Учётные записи» → нужное подключение → вкладка «Сертификаты» → «Добавить». Отдельно оформлять доверенность у оператора не нужно: при добавлении сертификата представителя МЧД подбирается автоматически и направляется оператору. Порядок подключения самой учётной записи описан в материале подключение ЭДО в 1С.

Если доверенность утратила актуальность раньше срока, её отзывают командой «Ещё – Отозвать» в карточке МЧД. Статус в реестре меняется на «Отправлено заявление на отзыв», затем по команде «Ещё – Обновить статус из реестра ФНС» — на «Отозвана»; на обработку заявления может потребоваться 3–5 минут.

Восстановить отозванную доверенность нельзя — оформляется новая, в том числе копированием предыдущей. Изменить уже оформленную МЧД тоже нельзя: при расширении полномочий выпускается новая доверенность, а по прежней принимается решение об отзыве.

Полномочия в МЧД и правила их проверки

По умолчанию во время создания доверенности в ней указаны «Все полномочия». Справочник 1С-ЭДО прямо указывает: значение по умолчанию нужно убрать и поставить требуемые ограничения. Заполнить полномочия можно двумя способами.

• Из классификатора полномочий ФНС. Для каждого полномочия ведётся отдельная карточка с уже заполненными автоматическими правилами проверки, изменять их нельзя; в журнале доступны классификаторы «Единый формат» и «Формат 002».
• Текстом вручную. Допускается произвольная формулировка, например «Подписание Товарных накладных до 1 млн. рублей включительно». Текстовое описание полномочий доступно начиная с версии модуля ЭДО 1.9.9.
• Правила проверки полномочий. Вкладка появляется после регистрации в реестре ФНС только при варианте «Текстом вручную» и только если значение отличается от «Все полномочия» и «Полные полномочия».
• Обязательность правил. Если полномочия ограничены текстом, но правила автоматической проверки не заданы, использовать такую доверенность будет невозможно.

Правила задаются двумя способами: упрощённой настройкой (конструктор по сумме документа, видам документов и контрагентам, вошёл в состав модуля ЭДО 1.9.9.39) либо скриптом на языке «1С:Предприятия», который составляется ответственным сотрудником и выполняется в безопасном режиме.

Если входящий документ подписан по доверенности с ограниченными текстовыми полномочиями и правила не настроены, программа выдаёт предупреждение «Полномочия ограничены и не проверены»; в этом случае полномочия можно проверить вручную, отметив флаг «Полномочия проверены мной вручную».

МЧД в обмене: передача контрагенту и автоматические проверки

Начиная с версии модуля ЭДО 1.9.9.48 сведения о МЧД передаются в составе транспортного контейнера электронного документа (файл warrant.xml), и доверенность загружается у получателя автоматически. Если программа или оператор контрагента этого не поддерживают, доверенность передают одним из способов: сообщают её номер в реестре ФНС, выгружают в файл или отправляют произвольным электронным документом с видом «Машиночитаемая доверенность».

• Выгрузка в файл формирует zip-архив: файл доверенности в утверждённом формате XML, файл в PDF и электронная подпись доверителя.
• Приём документов. Если документ подписан подписью физлица без ИНН организации, программа считает, что требуется доверенность, ищет её в сведениях ЭДО и при отсутствии выдаёт предупреждение.
• Состав проверок. Сопоставляются данные доверителя и представителя, номер МЧД в электронном документе, полномочия представителя, сертификат подписанта, дата подписания и срок действия доверенности, а также подпись доверителя под самой МЧД.
• Отправка документов. Программа сопоставляет данные документа и сертификата и при необходимости просит выбрать доверенность из списка зарегистрированных.

Результат проверки виден в штампе и на закладке «Подписи»; по двойному щелчку в колонке «Статус подписи» открывается протокол выполненных проверок с поясняющими комментариями. Практику применения МЧД при обмене первичкой удобно смотреть вместе с материалом УПД в ЭДО.

Ошибка «Доверенность не найдена»

Статус подписи «Доверенность не найдена» — так называется и карточка справочника 1С-ЭДО «Доверенность не найдена» (SD0055082) — означает, что документ отправлен с подписью, для проверки которой требуется МЧД, но доверенность существует только в бумажном виде либо есть в распределённом реестре, а контрагент не передал сведения о ней. Справочник предлагает три варианта действий.

1. Загрузить МЧД контрагента. По номеру — команда «Загрузить из реестра ФНС» в журнале «Машиночитаемые доверенности» с указанием ИНН доверителя и номера; из файла — «Ещё – Загрузить из файла» с проверкой соответствия формату и подписи; либо принять доверенность произвольным документом от контрагента.
2. Проверить подписание самостоятельно. При нажатии «Подписать и отправить» открывается окно с выбором «Да, доверяю» или «Нет, не доверяю»; до подписания доступна команда «Проверка доверенности выполнена вручную», а сведения о ручной проверке отображаются на вкладке «Подписи», в штампе и в протоколе статуса подписи.
3. Запросить документ с другой подписью. Вариант для случаев, когда полномочия подписанта подтвердить нечем.

Флажок «Больше не задавать вопрос по документам этого контрагента» запоминается только для ответа «Да, доверяю». Снять его можно в «Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами – Настройки ЭДО», открыв настройку отправки: «Ещё – ЭДО – Не показывать окно ручной проверки МЧД».

Частые ошибки

• Оставлено значение «Все полномочия». Значение по умолчанию нужно убрать и указать требуемые ограничения.
• Текстовые полномочия без правил проверки. Без заполненных правил использовать такую доверенность невозможно.
• Срок действия меньше двух дней. Срок должен быть не менее двух дней с момента регистрации.
• Использование МЧД сразу после создания. Перед первым использованием нужно подождать около 15 минут.
• Сертификат представителя не зарегистрирован у оператора ЭДО. После оформления МЧД подпись сотрудника добавляется в учётную запись ЭДО на вкладке «Сертификаты».
• Попытка исправить действующую доверенность. Изменения в оформленную МЧД внести нельзя — выпускается новая.
• Подписание на сервере. Работа с МЧД поддерживается при подписании на клиенте; настройка проверяется в «Настройках электронной подписи и шифрования» на закладке «Программы».
• Устаревшая версия решения. Если пункт «Машиночитаемые доверенности» отсутствует в группе команд ЭДО, требуется обновление до версии с модулем ЭДО 1.9.6 и выше.

Частые вопросы