Идентификатор участника ЭДО: устройство, поиск в 1С и передача контрагенту

Что такое идентификатор участника ЭДО

Идентификатор участника ЭДО — это уникальный номер, который оператор электронного документооборота выдаёт участнику при регистрации в системе ЭДО. Он состоит из последовательности цифр и букв, а по своей сути является «адресом» организации в системе обмена электронными документами: его запрашивает контрагент при настройке обмена или оператор при настройке роуминга.

Требование получить идентификатор закреплено нормативно. Согласно Порядку выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, для участия в электронном документообороте продавцу (покупателю) нужно представить оператору заявление об участии в ЭДО и получить у оператора идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения. При изменении учётных данных участник не позднее трёх рабочих дней подаёт оператору заявление о внесении изменений, а оператор в тот же срок эти данные меняет.

• Кто выдаёт. Оператор ЭДО, у которого организация зарегистрирована как участник обмена.
• Где применяется. В приглашениях к обмену, в настройках ЭДО с контрагентом, в заявках на роуминг и в обращениях в техподдержку.
• Сколько их может быть. Организация вправе завести учётные записи у разных операторов ЭДО и получить у каждого свой идентификатор.

Как устроен идентификатор: префикс оператора

Начало идентификатора — это идентификатор ОЭД оператора, публикуемый в реестре ФНС России. Поэтому по первым символам видно, у какого оператора зарегистрирован участник: например, идентификатор, начинающийся с 2AE, выдан АО «Калуга Астрал», а начинающийся с 2AL — ООО «Такском». Остальная часть номера уникальна для конкретного участника.

Префиксы операторов публикуются в реестре операторов электронного документооборота ФНС России вместе с ИНН оператора и перечнем поддерживаемых направлений обмена; идентификаторы ОЭД операторов, доступных для регистрации в 1С-ЭДО, перечислены и в справочнике 1С-ЭДО. В таблице — примеры соответствия по этим источникам; полный перечень смотрите в реестре, он обновляется.

Префикс полезен как быстрая проверка: если контрагент называет оператора «Диадок», а присланный идентификатор начинается с 2AE, скорее всего, у организации есть вторая учётная запись у другого оператора либо прислан не тот номер. Уточните это до отправки приглашения — подробности о зонах ответственности операторов разобраны в материале об операторах ЭДО.

Где посмотреть свой идентификатор в 1С

Подключение к сервису в решениях 1С называется «Учётная запись». Именно в ней хранится идентификатор, присвоенный организации как участнику ЭДО. Для конфигураций на управляемых формах с модулем ЭДО (например, «Бухгалтерия предприятия», ред. 3.0) порядок такой: справочник Организации → выбрать свою организацию → ЭДО – Учётные записи. Откроется список всех учётных записей ЭДО организации.

Далее нужно открыть интересующую учётную запись: на вкладке Основное представлены регистрационные данные организации, а идентификатор можно скопировать по соответствующей кнопке справа. Там же меняются настройки почтовых уведомлений, добавляются электронные подписи других пользователей ЭДО организации и обновляются регистрационные данные. Пошаговый разбор с экранами — в статье «Как узнать идентификатор участнику ЭДО?» и в тренажёре 1С-ЭДО.

• Проверьте, какая запись нужна. Если учётных записей несколько, идентификаторы будут разными — контрагенту передавайте тот, через который планируете обмен.
• Неуправляемые формы. Для «Бухгалтерии предприятия» 2.0, «Управления торговлей» 10.3 и «Управления производственным предприятием» 1.3 действует отдельная инструкция по отправке приглашения с указанием идентификатора участника ЭДО.
• Восстановление подключения. Если организация ранее была подключена к ЭДО, в помощнике подключения выбирается пункт «Выбрать существующий» и нужный идентификатор из списка — ранее созданные настройки с контрагентами загрузятся из сервиса.

Как узнать идентификатор контрагента

Самый надёжный вариант настройки обмена — отправка приглашения с указанием идентификатора ЭДО контрагента. Если сервису 1С-ЭДО известен идентификатор контрагента, то есть по нему кто-либо из пользователей уже создавал настройку обмена, при отправке приглашения он подставится автоматически или его можно будет выбрать из списка, когда контрагент использует несколько идентификаторов.

Если сведений об учётных записях контрагента в сервисе нет, в окне «Отправка приглашения» нужно нажать гиперссылку «Я не знаю оператора контрагента», выбрать «Я знаю идентификатор ЭДО» и указать номер, который предоставил контрагент. Учётная запись вашей организации определится автоматически по оптимальным настройкам, при необходимости её можно сменить. По кнопке «Подробнее» видно, какому оператору принадлежит выбранный идентификатор и какие дополнительные сведения контрагент указал при регистрации; оба сценария описаны в инструкции по отправке приглашения с указанием идентификатора.

Запрашивать идентификатор нужно в текстовом, редактируемом виде: в справочнике 1С-ЭДО прямо рекомендуется передавать его копированием — скопировать код и вставить в ответ на запрос. Скриншот или продиктованный по телефону номер вида 2AE11284CDD-D935-4603-881F-92DDB27D6BA0 приходится набирать вручную, и ошибка в одном знаке делает приглашение недоставляемым.

• Значок в справочнике «Контрагенты». Значок в столбце «ЭДО» означает, что в сервисе есть сведения об учётных записях контрагента; зелёный — что настройка обмена с ним уже создана.
• Подключён — не значит согласен. Информация о том, что контрагент подключён к ЭДО, не гарантирует готовности вести обмен именно с вашей организацией: приглашение всё равно нужно отправить и дождаться принятия.
• Массовая отправка. В окне массовой отправки приглашений красный индикатор означает отсутствие данных об учётных записях получателя — идентификатор или e-mail вводится вручную; жёлтый предлагает сверить выбранную запись с контрагентом; зелёный сообщает, что известна одна учётная запись.
• Несколько записей у одного контрагента. Один контрагент может иметь несколько учётных записей для разных направлений обмена, поэтому подтверждение нужного идентификатора у самого контрагента экономит время.

Где идентификатор ищут пользователи других систем

Во многих системах идентификатор ЭДО отображается в карточке организации, где приводятся все её реквизиты. Если контрагент работает не в 1С и затрудняется найти свой номер, подскажите ему точное место в его программе — это быстрее, чем ждать ответа от его оператора.

• Такском-Файлер. Идентификатор указан в разделе «Настройки – Идентификатор».
• Астрал Онлайн. Идентификатор указывается в верхней части раздела «Личный кабинет – Моя организация».
• Saby. Идентификатор организации можно посмотреть в разделе «Конфигурация / Наша компания»; в карточке организации при наведении на значок в виде галочки отображается информация о регистрации в Saby ЭДО.
• Диадок. Идентификатор доступен в меню «Реквизиты и настройки – Реквизиты организации».

Отдельный случай — обмен с абонентами оператора ЦРПТ (ЭДО Лайт). Для него дополнительно нужно в личном кабинете ГИС МТ в разделе «Профиль – Операторы ЭДО» выбрать своего оператора и указать идентификатор ЭДО. Функциональность ЭДО Лайт охватывает только работу с маркированными товарами, а обмен ограничивается УПД и УКД.

Зачем идентификатор нужен при настройке обмена и роуминге

Идентификатор — ключ ко всем сценариям настройки. Если вы и контрагент подключены через операторов, входящих в 1С-ЭДО, роуминг настраивать не нужно: межоператорское взаимодействие работает автоматически, достаточно отправить приглашение. Порядок отправки и приёма разобран в материале о приглашениях в ЭДО, а сам механизм подключения — в статье о подключении ЭДО в 1С.

С абонентами операторов, поддерживающих автоматический роуминг, обмен также настраивается приглашением. С абонентами отдельных операторов — Эвотор ОФД и OFD.ru (ЭДО.Поток) — роуминг настраивается только через отправку приглашения с указанием идентификатора ЭДО контрагента, заявка на роуминг для них не оформляется. Если же роуминг настраивается по заявке, в форме «Отправка приглашения» выбирается оператор ЭДО контрагента и указывается e-mail вашей организации, на который придут уведомления о настройке. Подробнее — в разборе роуминга ЭДО и в инструкции «Настройка роуминга в 1С-ЭДО».

Если в форме «Отправка приглашения» отсутствует поле выбора оператора контрагента, значит, в сервисе 1С-ЭДО нет сведений ни об одной учётной записи этого контрагента. В этом случае нужно связаться с контрагентом, получить его идентификатор ЭДО и ввести его в поле «Учётная запись контрагента».

Несколько идентификаторов, филиалы и смена оператора

В решениях 1С можно создать несколько учётных записей и получить идентификаторы у разных операторов ЭДО, а при отправке приглашения выбирать, через какого оператора вести обмен с конкретным контрагентом. Если документы отправляются и принимаются в разных программах 1С, во избежание ошибок рекомендуется получать для каждой программы новый идентификатор участника ЭДО.

Для обособленных подразделений отдельный идентификатор не обязателен. Поиск учётной записи выполняется по ИНН организации без учёта КПП, поэтому документы филиала можно отправлять через идентификатор головной организации: в графе «Продавец» останется филиал, а после отправки в настройках ЭДО автоматически создастся отдельная настройка для филиала с учётной записью головной организации.

При смене оператора идентификатор не переносится — организация получает новый номер и заново рассылает приглашения. Показательный случай: после того как оператор «Тензор» прекратил поддержку технологии 1С-ЭДО с 1 июня 2023 года, абонентам со старым идентификатором приходит сообщение с рекомендацией запросить у контрагента актуальный идентификатор и отправить приглашение заново либо выбрать другого оператора 1С-ЭДО. Удаление собственного идентификатора у операторов Калуга Астрал или Такском выполняется по заявлению за подписью руководителя, направленному в техподдержку 1С-ЭДО.

• Разные идентификаторы одного контрагента. Если покупатель использует несколько идентификаторов, настройки отправки разграничиваются в разрезе договоров: в настройках отправки документов по кнопке «Создать по договору» выбирается учётная запись контрагента с нужным идентификатором.
• Принятые приглашения. Все принятые приглашения с разными идентификаторами контрагента видны на вкладке «Приглашения» Архива ЭДО.
• Изменение реквизитов. При смене регистрационных данных сведения обновляются в карточке организации и передаются оператору по гиперссылке «Обновить» в учётной записи ЭДО. Но если ИНН организации изменился при слиянии, разделении или смене организационно-правовой формы, нужно получить новый идентификатор участника ЭДО и повторно пригласить контрагентов к обмену.

Частые ошибки

Большинство проблем с идентификатором сводится к тому, что номер передан неточно, относится к другой учётной записи или к оператору, с которым обмен настраивается иначе. Перед обращением в поддержку проверьте эти сценарии.

• Приглашение ушло не на ту учётную запись. Контрагент может иметь несколько записей для разных направлений обмена — подтвердите нужный идентификатор до отправки, особенно при жёлтом индикаторе в массовой отправке.
• Использован устаревший идентификатор. Номер, полученный у оператора, прекратившего работу в 1С-ЭДО, больше не работает: нужен актуальный идентификатор и повторное приглашение.
• Нужного идентификатора нет в списке при восстановлении. Проверка регистрации идёт по реквизитам организации: сверьте ИНН и КПП в карточке, а при смене КПП укажите прежнее значение, восстановите подключение и затем передайте оператору актуальные данные.
• Ошибка «Требуется запрос на роуминг от оператора». При отправке приглашения абоненту Диадока такое сообщение (как и «Sender … not recognized») означает, что нужно сформировать и отправить заявку на настройку роуминга.
• Параллельная работа в двух системах. Если организация перешла на 1С-ЭДО, но продолжает использовать Saby ЭДО, приглашения с идентификатора 1С-ЭДО в сторону абонентов Saby могут автоматически отклоняться оператором «Тензор» — вопрос решается отключением Saby ЭДО либо запросом на добавление в Saby идентификатора 1С-ЭДО.
• Незаполненные реквизиты организации. Для регистрации участника ЭДО в обязательном порядке должны быть заполнены ИНН, КПП, наименование, ОГРН и юридический адрес, а их актуальность важно поддерживать и своевременно передавать оператору.
• Ошибка 3103 «Сертификат не связан ни с одним абонентом системы». Данные об используемом сертификате не обновились в учётной записи на сервере оператора ЭДО: сертификат нужно удалить из профиля и добавить заново, чтобы оператору ушёл новый регистрационный пакет.

Частые вопросы