Аннулирование документов в ЭДО и их исправление в 1С

Когда документ аннулируют, а когда исправляют или корректируют

Справочник «Электронный документооборот» разделяет две принципиально разные ситуации. Первая — в подписанном документе неверны отдельные показатели: тогда по ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и п. 19 ФСБУ 27/2021 в первичном документе допускаются исправления, а п. 20 ФСБУ 27/2021 разрешает исправлять электронный первичный документ составлением нового (исправленного) документа со ссылкой на первоначальный и датой исправления.

Вторая — документ не нужен целиком: направлен не тому контрагенту, либо один факт хозяйственной жизни ошибочно оформлен двумя разными электронными документами. Нормативных актов, регулирующих признание оформленного и подписанного сторонами документа недействительным, нет, поэтому применяется процедура, при которой составляется отдельный документ, фиксирующий согласие сторон на аннулирование.

Третья ситуация — стоимость изменилась уже после закрытия сделки: первичные документы были оформлены верно, вопрос корректировки сумм НДС решается корректировочными счетами-фактурами (п. 3 ст. 168 НК РФ), а вычет требует договора, соглашения или иного первичного документа, подтверждающего согласие покупателя на изменение стоимости (п. 10 ст. 172 НК РФ).

Как оформить аннулирование документа в 1С ЭДО

Порядок описан в карточке SD0000749 справочника 1С-ЭДО. Сторона-инициатор направляет контрагенту через оператора ЭДО предложение об аннулировании с указанием причины лишения документа юридической значимости.

1. Откройте нужный электронный документ и выполните команду «Другие действия» → «Аннулировать».
2. В открывшемся окне укажите причину аннулирования — она попадёт в предложение об аннулировании, которое увидит контрагент.
3. Подпишите сформированное предложение: оно подписывается инициатором и уходит контрагенту через оператора ЭДО.
4. Дождитесь ответа контрагента: согласия с аннулированием или отказа.
5. После аннулирования отмените проведение соответствующего документа учётной системы и при необходимости пометьте его на удаление — этот шаг описан в карточке SD0000747.

• Аннулировать можно и сразу после отправки. При таком сценарии контрагент получит отправленный документ в папку «Аннулировать» раздела входящих в «Текущих делах ЭДО».
• Завершённый документооборот тоже аннулируется. Документ, находящийся в архиве, при получении предложения об аннулировании переносится в папку «Аннулировать» раздела входящих или исходящих.
• Попытка одна. Отправить запрос на аннулирование можно только один раз; при отказе получателя дальнейшее аннулирование возможно с помощью произвольного документа или в судебном порядке.
• Переформирование инициирует аннулирование автоматически. При переформировании отправленного документа по прежней версии контрагенту уходит предложение об аннулировании с причиной «Переформирование документа»; новую версию рекомендуется отправлять после согласия контрагента.

Что происходит со статусами: состояния ЭДО

По мере выполнения регламента обмена состояние ЭДО меняется автоматически. Для процедуры аннулирования справочник 1С-ЭДО выделяет отдельные состояния.

• Ожидается подтверждение аннулирования (в карточке об аннулировании статус назван «Ожидается аннулирование»). Одна сторона сформировала предложение об аннулировании и отправила его контрагенту; ожидается согласие или отказ.
• Требуется подтверждение аннулирование. Предложение об аннулировании получено. Доступно «Согласиться с аннулированием» — документооборот будет аннулирован, и «Не согласиться с аннулированием» — сформируется уведомление об уточнении с причиной отказа, документ вернётся в предыдущее состояние.
• Аннулирован. Документооборот аннулирован как со стороны отправителя, так и со стороны получателя.
• Завершён с исправлением. Отправитель сформировал корректировочные документы, с которыми контрагент согласился.
• Ожидается исправление. Исходящий документ отклонён: в панели регламента ЭДО сформировано уведомление об уточнении в адрес отправителя электронного документа. У отклонившего получателя документ уходит в папку «На контроле».
• Требуется уточнение. Контрагент отклонил документ, и отправителю отсылается «Уведомление об уточнении» с причиной отказа — исправлять документ предстоит стороне-отправителю.
• Закрыт принудительно. Документ изъят из активного документооборота, причём иные участники обмена уведомлений об этом не получают.

Принудительное закрытие доступно на каждой стадии активного документооборота, причина отражается в состоянии ЭДО и в журнале действий по ЭДО. Начиная с версии модуля ЭДО 1.9.1 закрытый документ можно вернуть в обработку командой «Другие действия» → «Вернуть в работу». Если документы вообще не доходят до «Текущих дел ЭДО», сначала разберитесь с получением документов, а не с аннулированием.

Предложение об аннулировании и согласие контрагента

Аннулирование — двусторонняя процедура. Любая из сторон сделки, обнаружившая несоответствие оформленного и подписанного документа факту хозяйственной жизни, формирует контрагенту предложение об аннулировании, которое тот в случае согласия подписывает: подписанный документ признаётся аннулированным, то есть лишённым юридической силы.

Если контрагент с аннулированием не согласен, он вправе отказаться от поступившего предложения. Тогда подписанный сторонами документ сохраняет свою силу, и отношения сторон переходят в плоскость хозяйственных споров с использованием существующих механизмов их урегулирования.

Отдельный случай — отзыв информации одной стороны. Пока покупатель не подписал документ, корректнее говорить не об аннулировании документа, а об аннулировании (отзыве) информации продавца. Учётные решения 1С позволяют продавцу отправить предложение об аннулировании до завершения документооборота; если вторая сторона успела подписать ответную информацию, «перевод» предложения в аннулирование составленного документа выполняется автоматически на основе анализа состояния документооборота.

Аннулирование в роуминге и когда оператор не поддерживает технологию

Карточка SD0000747 справочника 1С-ЭДО описывает случай, когда оператор контрагента и используемое контрагентом решение не поддерживают технологию аннулирования. Тогда аннулирование проводится с помощью шаблона письма «Предложение об аннулировании».

• Форма отправки. Предложение об аннулировании направляется стороной-инициатором в виде произвольного электронного документа с признаком обязательности ответной подписи.
• Момент аннулирования. Если получатель утвердил полученный документ, то есть поставил ответную подпись, исходный электронный документ считается аннулированным по соглашению сторон.
• Роуминговая настройка. Для документов, отправленных по роуминговой настройке, справочник прямо отсылает к инструкции по аннулированию через произвольный документ.

Технически это тот же обмен, поэтому до аннулирования проверьте, что роуминговая связь с контрагентом действительно настроена: порядок приглашений и заявок разобран в материале про роуминг в 1С-ЭДО.

Исправленный УПД и корректировочный документ (УКД)

Ошибки в электронном УПД справочник «Электронный документооборот» классифицирует по приложению № 7 к письму ФНС России от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@: показатели могут относиться одновременно к счёту-фактуре и первичному документу, только к первичному документу или только к счёту-фактуре, а в части счёта-фактуры быть существенными либо несущественными.

• Исправленный УПД. Если ошибка относится и к счёту-фактуре, и к первичному документу и в части счёта-фактуры существенна, продавец исправляет её по правилам постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, выставляя покупателю исправленный УПД.
• Строки исправленного документа. В нём сохраняются данные строки (1) исходного УПД и заполняется строка (1а) с порядковым номером и датой исправления, а все показатели переносятся из прежнего экземпляра с указанием новых или уточнённых сведений.
• Подписание. Исправленный электронный УПД подписывается в том же порядке, в каком был подписан УПД, составленный до внесения исправлений.
• Исправленный счёт-фактура. Исправления вносятся составлением нового экземпляра, в строке 1а которого отражаются порядковый номер и дата исправления; продавец выставляет его на основании уведомления покупателя либо без дополнительных документов-оснований, если ошибку нашёл сам.
• УКД. Формат УКД — это формат корректировочного счёта-фактуры с дополнительной информацией. Он состоит из файла обмена информации продавца и файла обмена информации покупателя со сведениями о согласии на изменение стоимости; файл покупателя может отсутствовать, если составление двустороннего документа не требуется.

В интерфейсе 1С обе процедуры начинаются одинаково: из документа учёта командой «Создать на основании» создаётся «Корректировка реализации». В поле «Вид операции» выбирается исправление в первичных документах либо корректировка по согласованию сторон, при наличии счёта-фактуры выписывается соответствующий исправительный или корректировочный документ учёта, затем выполняется «ЭДО – Отправить электронный документ». Состояние ЭДО по предыдущему электронному документу меняется на «Завершён с исправлением». Подробнее про сам обмен УПД — в отдельном разборе УПД в ЭДО.

Форматы и нормативные основания

Форматы счёта-фактуры и универсального передаточного документа утверждены приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@; изменения в приложение № 1 к нему, в том числе версия формата УПД 5.03, внесены приказом от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@. Действующий перечень форматов ФНС публикует на своём сайте.

• Корректировочные документы. Приказ ФНС России от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@ утвердил три формата: корректировочного счёта-фактуры, документа о согласии (факте уведомления) покупателя на изменение стоимости, включающего корректировочный счёт-фактуру, и такого же документа о согласии в электронной форме; по данным справочника приказ действует с 27.11.2020.
• Новый приказ по корректировочным форматам. Приказ ФНС России от 19.01.2026 № ЕД-1-26/29@ утверждает форматы корректировочного счёта-фактуры и документа о согласии покупателя на изменение стоимости; зарегистрирован 17.03.2026 № 85644, опубликован 19.03.2026.
• Переходные периоды по прежним форматам. С 27.11.2020 по 01.10.2021 корректировочные счета-фактуры можно было создавать как по формату приказа № ММВ-7-15/189@, так и по формату приказа № ЕД-7-26/736@; корректировочные счета-фактуры по формату № 189, составленные до 01.10.2021, налоговые органы обязаны принимать по 01.01.2025.
• Порядок обмена. С 01.07.2021 выставление и получение счетов-фактур в электронной форме регулируется Порядком, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н; с 01.04.2016 по 30.06.2021 действовал Порядок, утв. приказом от 10.11.2015 № 174н, а до него — приказ от 25.04.2011 № 50н.
• Подписи. Файл обмена информации продавца подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ), и подписью ответственного за оформление факта хозяйственной жизни (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Отдельно стоит помнить про счета-фактуры: законодательство не содержит положений, определяющих порядок аннулирования ранее выставленных счетов-фактур, а в программе «1С:Бухгалтерия 8» механизм аннулирования счетов-фактур не поддерживается — под «аннулированием счетов-фактур» на практике понимается аннулирование регистрационных записей в книге продаж, книге покупок и журнале учёта.

Официальные источники по теме: аннулирование электронного документа, аннулирование в роуминге, аннулирование электронных счетов-фактур, выставление исправленного УПД, приказ ФНС № ЕД-1-26/29@ и перечень форматов ФНС.

Частые ошибки

• Аннулированием правят опечатку в показателях. Для существенной ошибки счёта-фактуры предусмотрен исправленный экземпляр со строкой 1а, а не лишение документа юридической силы.
• Аннулирование путают с корректировкой по согласованию сторон. Изменение стоимости после закрытия сделки оформляется корректировочным счётом-фактурой или УКД при наличии документа, подтверждающего согласие покупателя.
• Предложение об аннулировании отправляют без внятной причины. Запрос отправляется только один раз, а причина видна контрагенту и остаётся в регламенте обмена.
• Ждут «автоматического» аннулирования. Пока контрагент не подписал предложение, документ остаётся в состоянии «Ожидается подтверждение аннулирования» и юридическую силу сохраняет.
• Принудительное закрытие принимают за аннулирование. При закрытии контрагент и оператор уведомлений не получают, документ лишь изымается из активного документооборота.
• Отклонение считают исправлением. Отклонить документ может только получатель и только до приёмки; после завершённого документооборота остаются исправительный, корректировочный документ или аннулирование.

Частые вопросы