Приглашение в ЭДО: отправка контрагенту, приём входящего и статусы обмена

Зачем нужно приглашение и что такое настройка обмена с контрагентом

Настройка ЭДО с контрагентом создаётся через отправку приглашения к обмену и получение положительного ответа на него. Инициировать отправку может любая из сторон. Пока приглашение не принято, действующей настройки обмена нет: документы можно подготовить, но фактическая отправка не состоится.

Приглашение — это техническая процедура сервиса ЭДО, а не договорный документ. При использовании усиленной квалифицированной электронной подписи заключать отдельное соглашение об обмене электронными документами необязательно, хотя стороны вправе его оформить — отдельным документом или дополнительным соглашением к договору. Если используются иные виды подписей, наличие соглашения обязательно. Обмен электронными счетами-фактурами при этом возможен только через оператора ЭДО, общий порядок работы с сервисом разобран в обзоре ЭДО в 1С.

• Что нужно от вас. Подключённая учётная запись ЭДО организации: при отправке приглашения она определяется автоматически согласно оптимальным настройкам, при необходимости её можно сменить из списка. Порядок подключения разобран в статье подключение ЭДО в 1С.
• Что нужно от контрагента. Идентификатор участника ЭДО — уникальный номер, который оператор выдаёт при регистрации участника в системе; он работает как «адрес» организации в системе обмена. Подробности — в материале про идентификатор участника ЭДО.
• Что показывает справочник «Контрагенты». Значок в столбце «ЭДО» означает, что в сервисе есть информация об учётных записях контрагента и приглашение следует отправлять с указанием идентификатора. Зелёный значок означает, что настройка с этим контрагентом уже имеется.
• Откуда сервис знает об учётных записях. В сервисе хранится информация о зарегистрированных абонентах 1С-ЭДО, а также об учётных записях клиентов иных операторов, которые принимали приглашения от пользователей сервиса. Проверка выполняется по реквизитам.
• Важное ограничение. Сведения о том, что контрагент подключён к ЭДО, не являются гарантией готовности этой организации вести обмен именно с вами: приглашение всё равно нужно отправить и дождаться его принятия.

Если контрагент обслуживается у другого оператора, отдельная заявка на роуминг чаще всего не нужна: между операторами, поддерживающими технологию 1С-ЭДО, межоператорское взаимодействие работает автоматически, и настройка выполняется обычным приглашением. Исключения и порядок заявок описаны в материале роуминг ЭДО.

Способы отправки приглашения: что выбрать

Вариант отправки зависит от того, есть ли в сервисе информация об учётных записях получателя и какие данные предоставил сам контрагент. Ниже — сравнение штатных способов из справочника 1С-ЭДО.

Как отправить приглашение контрагенту из справочника «Контрагенты»

Пути и названия команд приведены для конфигураций на управляемых формах с актуальной версией библиотеки электронных документов (например, «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0). Для конфигураций на библиотеке электронных документов 1.1 — «Бухгалтерия предприятия» 2.0, «Управление торговлей» 10.3, «Управление производственным предприятием» 1.3 — приглашение отправляют из раздела Сервис – Обмен электронными документами – Настройки ЭДО по кнопке «Создать»: укажите профиль настроек ЭДО организации, выберите получателя из справочника «Контрагенты» и нажмите «Отправить приглашение», затем заполните идентификатор или e-mail и текст приглашения и нажмите «Отправить».

Общий старт одинаков: выберите контрагента в справочнике «Контрагенты» и нажмите ЭДО – Пригласить к обмену электронными документами. Дальше — по ситуации.

• По идентификатору, когда данных в сервисе нет. В окне «Отправка приглашения» нажмите гиперссылку «Я не знаю оператора контрагента», выберите «Я знаю идентификатор ЭДО» и укажите идентификатор, полученный от контрагента. Учётная запись вашей организации подставится автоматически; нажмите «Отправить».
• По идентификатору, когда учётные записи известны сервису. Выберите нужный идентификатор получателя из списка. Кнопка «Подробнее» показывает, какому оператору принадлежит идентификатор, и дополнительную информацию, указанную контрагентом при регистрации участником ЭДО.
• Если нужного идентификатора нет в списке. Очистите поле «Учётная запись контрагента» и вставьте идентификатор, который предоставил получатель.
• С указанием оператора. Выберите из списка оператора ЭДО контрагента. Оператору уйдёт запрос на поиск абонента среди его клиентов по реквизитам; если абонент найден, контрагент сможет принять приглашение в своей клиентской программе.
• По электронной почте. Нажмите «Я не знаю оператора контрагента», выберите «Я знаю только e-mail» и введите адрес. Запрос на поиск абонента уйдёт операторам, входящим в сервис 1С-ЭДО, а если получатель в сервисе ЭДО не зарегистрирован — на указанную почту придёт информация о том, как подключиться и принять приглашение.
• Массово. Выделите получателей в справочнике «Контрагенты» (клавиша Ctrl, весь список — Ctrl+A) и запустите отправку. Красный индикатор означает, что данных об учётных записях нет и нужно вручную указать идентификатор или e-mail; жёлтый рекомендует проверить данные и выбрать нужную учётную запись; зелёный сообщает, что в сервисе известна одна учётная запись контрагента.

Перед отправкой по идентификатору свяжитесь с получателем и уточните, по какому именно идентификатору он ведёт обмен с вашей организацией: один контрагент может иметь несколько учётных записей для разных направлений обмена и разных клиентских программ. После отправки приглашения с указанием идентификатора документы можно формировать и подписывать сразу — после принятия приглашения они отправятся автоматически.

Приглашение при создании электронного документа

Приглашение можно отправить прямо на этапе подготовки документа к отправке. В журнале документов учётной системы выберите документ и нажмите ЭДО – Просмотреть электронный документ: система проверит наличие действующей настройки и при её отсутствии откроет помощник настройки обмена с контрагентом.

• Вариант «Ввести идентификатор вручную». Получите идентификатор участника ЭДО у контрагента, укажите его в соответствующем поле и нажмите «Готово». Приглашение уйдёт получателю, а на экране откроется форма предварительного просмотра электронного документа.
• Вариант «Отправить приглашение». Отправка выполняется с указанием оператора ЭДО или адреса электронной почты получателя. Подготовить документы в этом случае можно будет только после получения положительного ответа от контрагента.
• Что происходит после подписания. После нажатия «Подписать и отправить» состояние ЭДО документа сменится на «Ожидается согласие контрагента»; как только контрагент примет приглашение, электронный документ будет отправлен автоматически.

Как принять входящее приглашение в ЭДО

Входящие приглашения приходят в то же рабочее место, что и документы. Перейдите в «Текущие дела ЭДО» и нажмите «Отправить и получить» — входящая настройка отобразится в группе «Приглашения». Чтобы работать с этим контрагентом дальше, согласитесь с приглашением по кнопке «Принять». После этого соответствующая настройка появится в «Настройках ЭДО», и организация сможет получать документы от данного контрагента.

Если вы планируете получать документы от контрагентов, которых ещё нет в информационной базе, перед началом обмена рекомендуется установить флаг «Создавать контрагентов автоматически» в разделе Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами: контрагенты будут создаваться при получении документов и приглашений.

Статусы приглашений и как понять, что обмен настроен

Основное место контроля — раздел «Приглашения» рабочего места «Текущие дела ЭДО». Статусы обновляются не сами по себе: чтобы получить актуальное состояние, нажмите «Отправить и получить».

• «Ждём согласия» / «Ожидаем согласия». Отправленные приглашения попадают в папку «Ждём согласия» со статусом «Ожидаем согласия» — ответ от контрагента ещё не получен.
• «Ознакомиться» / «Принято». Приглашения, ответ по которым получен, переходят в папку «Ознакомиться» со статусом «Принято». Их следует отправить в архив соответствующей кнопкой.
• «Ожидается ответ на приглашение» (состояние документа). Документ подготовлен к отправке, но настройки ЭДО со статусом «Принято» нет: при формировании документа контрагенту отправлено приглашение, и после его принятия документ уйдёт автоматически. Учтите разнобой в названиях: в помощнике настройки обмена то же по смыслу ожидание показывается как «Ожидается согласие контрагента», а в перечне состояний ЭДО — как «Ожидается ответ на приглашение».
• «Закрыт с отклонением приглашения» (состояние документа). Контрагенту было направлено приглашение, документ сформирован и подписан, однако контрагент приглашение отклонил.
• Признак настроенного обмена. Настройка появляется в справочнике «Настройки ЭДО», а в справочнике «Контрагенты» в столбце «ЭДО» у контрагента отображается зелёный значок. Принятые приглашения видны и на вкладке «Приглашения» Архива ЭДО — там же видно, если с одним контрагентом принято несколько приглашений с разными идентификаторами.

Чтобы не отслеживать статусы вручную, включите уведомления: в учётной записи ЭДО организации (справочник «Организации» – ЭДО – Учетные записи) установите флаг «Уведомлять на» и укажите адрес. Доступны в том числе уведомления о новых приглашениях и об ответах на приглашения; письма приходят с адреса edo-noreply@mailer.1c.ru.

Приглашение не приходит или контрагент его не видит

Отсутствие ответа почти всегда объясняется типовыми причинами: данные не обновлены, приглашение ушло не на тот идентификатор, не совпали реквизиты, уже есть действующая настройка или сработали технологические особенности оператора получателя. Проверяйте по порядку.

• Обновите данные с обеих сторон. И отправитель, и получатель должны нажать «Отправить и получить» в «Текущих делах ЭДО»: до этого входящее приглашение в группе «Приглашения» у контрагента не появится.
• Проверьте идентификатор получателя. Если у контрагента несколько учётных записей, приглашение могло уйти на ту, в которой он не работает. Запросите действующий идентификатор: в 1С-ЭДО он виден в справочнике «Организации» через ЭДО – Учетные записи на вкладке «Основное»; в Такском-Файлер — в разделе «Настройки – Идентификатор»; в Астрал Онлайн — в «Личный кабинет – Моя организация»; в Диадоке — в меню «Реквизиты и настройки – Реквизиты организации»; в Saby — в разделе «Конфигурация / Наша компания».
• Сверьте реквизиты контрагента в справочнике «Контрагенты». Поиск абонента при отправке по оператору или e-mail выполняется по реквизитам, поэтому любое расхождение критично. Отдельный случай — роуминг по заявке: если уведомление о выполнении настройки роуминга получено, а настройка ЭДО в 1С не сформировалась, сверьте реквизиты, с которыми была подтверждена настройка, с карточкой контрагента и в первую очередь обратите внимание на КПП.
• Проверьте, нет ли уже действующей настройки. Убедитесь, что в справочнике «Настройки ЭДО» нет действующей настройки с этим контрагентом.
• Учтите особенности абонентов Saby (оператор «Тензор»). Если вы перешли с Saby на 1С-ЭДО, но с частью контрагентов продолжаете обмен через Saby ЭДО, приглашения, отправляемые с идентификатора 1С-ЭДО в сторону абонентов Saby, могут автоматически отклоняться оператором Тензор. Чтобы сохранить обмен в Saby, направьте на edo@1c.ru письмо с темой «Добавление в Saby идентификатора 1С-ЭДО», указав наименование организации, ИНН, КПП и идентификатор, полученный в 1С-ЭДО.
• Отправьте приглашения повторно, если сменились условия обмена. Подтверждённых сценария два. Первый: до отключения Saby ЭДО приглашения контрагентам — абонентам Saby были отправлены, но настройка обмена по ним не состоялась — после отключения Saby ЭДО их нужно отправить заново. Второй: при слиянии, разделении или смене организационно-правовой формы изменился ИНН — тогда организация получает новый идентификатор участника ЭДО и приглашает контрагентов повторно.
• Посмотрите транзакционную картину. Веб-кабинет «Мониторинг 1С-ЭДО» показывает служебную информацию по отправленным и полученным приглашениям и документам, включая сообщения об ошибках; он доступен абонентам оператора Калуга Астрал, для абонентов Такском схожие возможности есть в веб-кабинете 1c.taxcom.ru.

Если приглашение отправлено ошибочно или обмен нужно прекратить, его можно отозвать: в справочнике «Контрагенты» выберите ЭДО – Настройки отправки документов, откройте настройку и перейдите по гиперссылке статуса приглашения, затем нажмите «Отозвать приглашение». Отзыв доступен и для приглашений, ожидающих подтверждения, — прямо из папки «Ждём согласия». После отзыва обмен электронными документами невозможен, пока одна из сторон не отправит приглашение снова.

Если настройка с контрагентом уже принята, а обмен всё равно не идёт, это другая тема: она разобрана в материале о том, почему документы ЭДО не приходят.

Частые ошибки

• Считать, что подключения достаточно. Подключение организации к сервису не создаёт настройку с контрагентом: обмен возможен только после отправки приглашения и получения согласия.
• Ориентироваться на значок «ЭДО» как на разрешение. Информация о том, что контрагент подключён, не гарантирует его готовность вести обмен с вашей организацией.
• Отправлять приглашение на первый попавшийся идентификатор. У контрагента может быть несколько учётных записей для разных направлений обмена и разных программ, и приглашение уйдёт в ту, в которой он не работает.
• Передавать идентификатор картинкой. Идентификатор желательно передавать в редактируемом виде: скопировать код и вставить в ответ на запрос, иначе высок риск опечатки.
• Не обновлять статусы. Без команды «Отправить и получить» состояние приглашения в списке останется прежним, и обычное ожидание будет выглядеть как сбой сервиса.
• Забывать про форматы исходящих документов. Перед подготовкой документов получателю рекомендуется установить нужные форматы исходящих электронных документов.

Частые вопросы

Официальные материалы по теме: Создание настроек обмена с контрагентами, Отправка приглашения с указанием идентификатора участника ЭДО контрагента, Получение и принятие приглашения от контрагента, Состояние ЭДО в 1С, Особенности создания настройки ЭДО с абонентами Saby, Изменение регистрационных данных в сервисе 1С-ЭДО, Как начать обмен электронными документами, ЭДО между хозяйствующими субъектами (ФНС России).