Как настроить ЭДО в 1С: подключение организации, учётная запись и настройки обмена

Что нужно подготовить до подключения

Справочник 1С-ЭДО перечисляет шесть обязательных условий подключения. Пять из них выполняются вне программы: продукт с поддержкой ЭДО, регистрация на Портале ИТС, криптопровайдер, сертификат подписи и доступ в интернет. Шестое — сама настройка ЭДО в информационной базе.

Два ограничения по криптографии учитывают заранее: на одном рабочем месте не рекомендуется ставить одновременно КриптоПро и ViPNet, а сертификаты, выпущенные под один криптопровайдер, не работают с другим. КриптоПро CSP платный и требует лицензии. Сертификата нет — его можно заказать прямо при подключении через сервис 1С:Подпись.

Если раздела Администрирование – Обмен электронными документами не видно, справочник 1С-ЭДО рекомендует обратиться к администратору программы. Второй нюанс — поле «Пользователь» в форме сертификата учётной записи ЭДО: пока оно заполнено, подписывать документы этим сертификатом сможет только указанный пользователь.

Подключение организации к сервису

Интерфейсные пути ниже приведены для типовых решений на платформе «1С:Предприятие 8.3» с актуальной версией Модуля ЭДО — он обновляется вместе с типовой конфигурацией. В решениях на Библиотеке электронных документов 1.1 и 1.6 названия разделов отличаются, такие случаи отмечены отдельно.

Подключение выполняется из карточки организации командой ЭДО – Подключить организацию. Если команд ЭДО в карточке нет, нужно перейти в Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами и включить флаг Сервисы ЭДО. Дальше работает помощник подключения.

• Выбор сертификата. Помощник показывает сертификаты, установленные на этом рабочем месте. Если нужного нет в списке, он не установлен на компьютере — сначала установите его в хранилище «Личное».
• Пароль к контейнеру. Вводится пароль от закрытого ключа. Если пароль не устанавливался, поле оставляют пустым. Ни техподдержка 1С, ни удостоверяющий центр паролей пользователей не знают: при безвозвратной утере нужен выпуск нового сертификата.
• Идентификатор участника. При первом подключении выбирается Получить новый. Если организация ранее уже была подключена, выбирается Выбрать существующий — тогда учётная запись и настройки с контрагентами восстанавливаются из сервиса.
• Реквизиты. Юридический адрес, код налогового органа и e-mail для уведомлений подбираются автоматически из карточки организации.

Проверка наличия прежней регистрации идёт по реквизитам организации. Если при восстановлении нужного идентификатора нет в списке, проверьте корректность ИНН и КПП в карточке организации.

Когда КПП сменился после первичного подключения, в карточке временно указывают прежнее значение, восстанавливают подключение, затем возвращают актуальный КПП и передают оператору ЭДО сведения об изменении регистрационных данных. Подробнее про сам идентификатор — в статье идентификатор участника ЭДО.

Учётная запись ЭДО и выбор оператора

Подключение к сервису в решениях 1С называется учётной записью. Оператор ЭДО выбирается из выпадающего списка в помощнике: подойдёт любой из операторов, поддерживающих технологию 1С-ЭДО. По состоянию на ноябрь 2024 года это АО «Калуга Астрал» (идентификатор ОЭД 2AE), ООО «Такском» (2AL), ООО «Линк-сервис» (2BN) и ООО «ЭТП ГПБ» (2LB).

Выбор оператора влияет на роуминг. Если ваш контрагент подключён к любому из операторов, входящих в сервис, межоператорское взаимодействие работает автоматически и настраивать ничего не нужно. Пользователи, выбравшие при подключении «Калугу Астрал» или «Такском», дополнительно могут настроить роуминг по заявке с некоторыми операторами, не входящими в перечень 1С-ЭДО. Разбор случаев — в статье про роуминг ЭДО.

На завершающих шагах заполняются назначение и описание учётной записи — их видят все пользователи 1С при настройке связи с вашей организацией, — после чего регистрационные данные подписываются сертификатом. Открыть готовую запись можно из карточки организации: ЭДО – Учётные записи; на вкладке «Основное» лежат регистрационные данные и кнопка копирования идентификатора.

Регистрационные реквизиты (ИНН, КПП, наименование, ОГРН, юридический адрес) держат актуальными: после правки карточки организации в учётной записи ЭДО нажимают ссылку «Обновить» рядом с реквизитом и подписывают регистрационный пакет. Если из-за реорганизации сменился ИНН, потребуется новый идентификатор и повторные приглашения контрагентам.

Подключение через помощник 1С-Отчётности

Второй сценарий — подключить 1С-ЭДО попутно, из механизмов 1С-Отчётности; пути указаны для типовых решений на платформе 8.3 с актуальным Модулем ЭДО. В форме заявления (рабочее место «1С-Отчётность» – Настройки – Отчётность в электронном виде – Заявление на подключение 1С-Отчётность) устанавливается флажок 1С-ЭДО: Подключить, а по ссылке «Уточнить настройки» указываются оператор ЭДО и код ФНС.

Помощники 1С-Отчётности нельзя использовать для самостоятельного подключения ЭДО — только в рамках подключения отчётности или изменения её настроек. В этом варианте используется абонентский сертификат 1С-Отчётности, а оператором выбирается АО «Калуга Астрал».

После одобрения заявления открывается окно завершения настроек: пароль от контейнера ключей, шифрование данных для офиса регистрации оператора, создание профиля настроек ЭДО. Подключение доступно и в локальном, и в облачном режиме («1С:Предприятие 8 через Интернет»), но при условии хранения ключа локально на компьютере.

Результат проверяется в разделе Администрирование – Настройки программы – Обмен электронными документами: установлены флажки Электронные подписи и Сервисы ЭДО, добавлены сертификаты подписи, создан профиль настроек ЭДО. Если окно закрыли, не завершив настройку, вернуться к ней можно командой Подключиться к сервису 1С-ЭДО в том же разделе.

Настройки отправки и получения документов

Подключить организацию недостаточно: для обмена юридически значимыми документами через решения 1С контрагенту отправляется приглашение, и он должен его принять. Процедура обязательна и означает взаимное согласие сторон на обмен. Приглашения отправляются из справочника «Контрагенты» командой ЭДО – Пригласить к обмену электронными документами; варианты и статусы разобраны в статье про приглашения в ЭДО.

• Форматы исходящих. В типовых решениях для платформы 8.3 формат подбирается автоматически, наиболее подходящий для обмена с выбранным контрагентом; при необходимости его меняют вручную в настройке отправки документов. В версиях на Библиотеке электронных документов 1.6 путь такой: Справочники – Контрагенты – ЭДО – Настройки отправки документов.
• Отправка по договорам. Настройки отправки можно разграничить в разрезе договоров — это нужно, когда с одним контрагентом обмен идёт в разных форматах или на разные идентификаторы. Предварительно включается флаг «Учёт по договорам» в разделе Администрирование – Функциональность.
• Отложенная отправка. Флаг в Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами отключает немедленную отправку при подписании: документ получает состояние «Требуется отправка», и кнопку «Отправить» нужно нажать отдельно.
• Получение. Документы приходят по команде Отправить и получить в рабочем месте «Текущие дела ЭДО» (в «1С:Бухгалтерии 8» — разделы Продажи или Покупки, подраздел «Сервис»). В клиент-серверном режиме получение можно поставить на расписание в настройках обмена с контрагентами.

Уведомления настраиваются в учётной записи ЭДО: флажок «Уведомлять на», адрес почты и выбор событий — новые приглашения, ответы на приглашения, новые документы, необработанные документы, окончание срока действия сертификата; письма приходят с адреса edo-noreply@mailer.1c.ru. В версиях на Библиотеке электронных документов 1.1 те же настройки лежат в Сервис – Обмен электронными документами – Профили настроек ЭДО.

Всплывающие уведомления включает флаг «Проверять наличие новых электронных документов»: регламентное задание по умолчанию отрабатывает каждые 30 минут, и в 1cfresh расписание изменить нельзя.

Что проверить после подключения

Первая проверка — тест профиля настроек (учётной записи) и тест сертификата в профиле. Если тест возвращает «Нет доступных сертификатов. Тест не выполнен.», а срок действия сертификата в порядке, сертификат открывают в учётной записи ЭДО и нажимают «Проверить»: дальше проблема решается по конкретному типу ошибки.

Вторая проверка — связка «пользователь 1С — сертификат». Ошибка «Нет доступного сертификата для подписания документов» обычно означает, что пользователь, указанный в сертификате учётной записи (вкладка «Сертификаты организации»), отличается от пользователя, под которым выполнен вход в 1С. Помогает вход под нужным пользователем, смена пользователя в форме сертификата или очистка поля «Пользователь».

Третья проверка — движение документов. Нажмите Отправить и получить в «Текущих делах ЭДО» и посмотрите столбец «Состояние ЭДО» в журналах документов учёта или в Архиве ЭДО. Состояние отражает регламент обмена: «Не начат» — связь с контрагентом есть, документ ещё не сформирован; «Требуется подписание» — сформирован, но не подписан; «Ожидается подтверждение оператора» — отправлен оператору; «Завершён» — все участники выполнили свои действия.

Если документы не появляются, разбор причин — в статье не приходят документы ЭДО.

Внутренний ЭДО и обмен с контрагентами

Обмен с контрагентами — это внешний документооборот через оператора ЭДО: нужны учётная запись участника, квалифицированная подпись и принятое приглашение с каждой стороной. Электронными счетами-фактурами обмениваться можно только через оператора ЭДО: этого требует п. 3 Порядка обмена, утверждённого приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н (до 01.07.2021 действовал порядок из приказа от 10.11.2015 № 174н). Общий обзор сервиса — в материале ЭДО в 1С.

Внутренний ЭДО оформляет документы организации в электронном виде без выхода наружу и допускает не только усиленную квалифицированную, но и простую электронную подпись — логин и пароль входа в информационную базу. Для простой подписи потребуется утвердить Положение об использовании простой электронной подписи и ознакомить сотрудников с уведомлениями; комплект документов формируется мастером настройки.

Порядок подписания задаётся списком подписантов или маршрутом подписания с условиями «поставить все подписи по порядку», «поставить любую из подписей», «поставить все подписи».

Функциональность внутреннего ЭДО доступна не во всех конфигурациях. По справочнику 1С-ЭДО она включена в «Бухгалтерию государственного учреждения», ред. 2 — с версии 2.0.71.12 (28.05.20), «1С:ERP Управление предприятием 2» — с 2.4.13.46 (30.09.20), «Бухгалтерию предприятия КОРП», ред. 3.0 — с 3.0.92.51 (08.05.21); состав решений расширяется.

Включается связкой флагов Администрирование – Обмен электронными документами: Электронные подписи, затем в группе «Обмен с контрагентами» — Сервисы ЭДО и Использовать внутренние электронные документы.

Частые ошибки при подключении

• Нет команд ЭДО в карточке организации. Сервисы ЭДО не включены — порядок в разделе о подключении организации.
• Нужного сертификата нет в списке помощника. Сертификат не установлен на этом рабочем месте. Если он в хранилище есть, но не показывается, пользователь в сертификате отличается от пользователя 1С — помогает флаг «Показывать все сертификаты».
• «Код региона в адресе в карточке организации: значение не заполнено». Нужно перезаполнить юридический адрес организации, выбрав значения из классификатора, и повторить подключение.
• «Возникли проблемы с интернет-соединением». Закрыт доступ к ресурсам сервиса. Данные автоматической диагностики показывают недоступные адреса. Если база опубликована на веб-сервере, доступ нужен на самом веб-сервере, а в серверном режиме — для пользователя, от имени которого работает сервер 1С.
• Ошибка 3103: «Сертификат не связан ни с одним абонентом системы». Возникает при тестировании профиля настроек или при «Отправить и получить», когда сертификат с таким отпечатком не найден среди сертификатов абонента.
• «Не удалось распаковать пакет электронных документов. Не настроена связь с контрагентом». Настройка получения по контрагенту не в состоянии «Присоединён» либо отсутствует: нужно дождаться перевода приглашения в этот статус, после чего пакет распакуется автоматически.
• Истёк срок сертификата в учётной записи. Новый профиль и новый идентификатор не нужны: в существующем профиле удаляют просроченный сертификат и добавляют актуальный.

Частые вопросы

Официальные материалы по теме: что нужно для подключения 1С-ЭДО, как подключиться к 1С-ЭДО, создание настроек обмена с контрагентами, порядок подключения внутреннего ЭДО, подключение через помощник 1С-Отчётности, порядок выставления и получения электронных счетов-фактур.