Отчет о розничных продажах в 1С:УНФ: формирование и проверка

Как сформировать отчет о розничных продажах в 1С:УНФ из смены

Рабочий сценарий начинается в РМК: кассир открывает смену, пробивает чеки и оформляет возвраты. При команде закрытия смены 1С:УНФ получает итог от подключенной ККТ и создает отчет о розничных продажах по чекам этой кассовой смены.

1. Убедитесь, что все чеки переданы в информационную базу и имеют корректный статус.
2. В РМК выполните закрытие смены и дождитесь печати Z-отчета на ККТ.
3. Откройте созданный отчет о розничных продажах и сопоставьте номер, кассу, организацию, склад и период смены.
4. Проверьте вкладки с товарами, оплатами и возвратами, затем проведите документ.

Названия команд и разделов могут различаться между релизами и вариантами интерфейса УНФ. Важна связь документа с конкретной кассой ККМ и сменой: без нее автоматическая сверка чеков и итогов становится ненадежной.

Товары, оплаты и возвраты в отчете

Товарная часть должна отражать итог продаж за вычетом возвратов согласно механике используемого релиза. Проверяйте не только общую сумму, но и номенклатуру, характеристику, серию, количество, цену, скидку, ставку НДС и склад.

Возврат, оформленный в той же смене, уменьшает выручку и движение товара. Возврат после закрытия смены может попасть в отдельную смену или отдельный документ. Поэтому при сверке всегда учитывайте дату и смену возвратного чека, а не только дату первоначальной продажи.

• Продажа увеличивает выручку и уменьшает складской остаток.
• Возврат уменьшает выручку и возвращает товар на склад, если операция оформлена и проведена полностью.
• Скидка влияет на сумму строки, но не должна менять фактически проданное количество.
• Аннулированный чек не должен участвовать в итогах проведенного отчета.

Как сверить наличные и оплаты картой

Сначала разложите итог документа по видам оплаты. Наличные сравните с фискальным итогом смены и фактической суммой в кассе с учетом внесений, выемок и разменных денег. Оплаты картой сравните с итогом терминала эквайринга, а не с банковской выпиской: поступление банка может быть позже и за вычетом комиссии.

Контрольная формула для розничной выручки:

Выручка = Наличные + ОплатыКартой + ПрочиеОплаты - Возвраты

Если в УНФ настроено несколько видов безналичной оплаты, сверяйте каждый отдельно: разные терминалы, банки, СБП, подарочные сертификаты и смешанные оплаты нельзя объединять до поиска расхождения.

Закрытие кассовой смены и контроль Z-отчета

Закрывайте смену после завершения обмена со всеми кассами и терминалами. Если закрыть ее при непереданных чеках, итог ККТ и данные УНФ могут различаться. Проверьте, что фискальный накопитель сформировал отчет о закрытии смены, а в УНФ смена получила статус закрытой.

Сравните в Z-отчете и документе суммы продаж, возвратов, наличных и электронных оплат. Количество чеков — дополнительный контроль: одинаковая выручка при разном числе чеков может скрывать пропущенную продажу и ошибочно продублированную операцию на ту же сумму.

Не создавайте второй итоговый документ вручную, пока не проверили, не сформирован ли первый в фоне или на другом рабочем месте. Дублированный отчет повторно спишет товары и исказит выручку.

Складские движения и остатки товаров

После проведения откройте движения документа и проверьте склад, организацию и количество. Продажи должны уменьшать остаток, возвраты — восстанавливать его. Если товар списался не с того склада, сначала исправьте склад кассы или документа, затем перепроведите документы в хронологическом порядке.

Отрицательный остаток не всегда означает ошибку отчета: причиной может быть неоформленное поступление, перемещение между торговой точкой и основным складом, неверная характеристика или позднее проведение документов. Сверяйте остаток по каждой комбинации номенклатуры, характеристики, серии и склада.

Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
    "ВЫБРАТЬ
    |   Продажи.Номенклатура,
    |   СУММА(Продажи.Количество) КАК Количество,
    |   СУММА(Продажи.Сумма) КАК Сумма
    |ИЗ
    |   Документ.ОтчетОРозничныхПродажах.Товары КАК Продажи
    |ГДЕ
    |   Продажи.Ссылка = &Документ
    |СГРУППИРОВАТЬ ПО
    |   Продажи.Номенклатура";
Запрос.УстановитьПараметр("Документ", ОтчетСсылка);
Результат = Запрос.Выполнить();

Имя документа и состав табличной части зависят от версии и доработок конфигурации. Перед запуском запроса проверьте метаданные конкретной базы.

Пошаговая сверка выручки

1. Зафиксируйте кассу, номер смены, время открытия и закрытия.
2. Сравните число и сумму чеков продаж и возвратов в УНФ с Z-отчетом.
3. Сверьте наличные с итогом ККТ и кассовыми документами, учитывая внесения и выемки.
4. Сверьте карты и СБП с итогами каждого терминала и отчетом эквайринга.
5. Проверьте смешанные оплаты и чеки, оплата по которым отменялась или повторялась.
6. Сопоставьте товарные строки с движениями по складу.

Полезно искать разницу от детального к общему: сначала по чекам, затем по видам оплаты и только потом по итоговой сумме дня. Это позволяет установить первичный документ, а не маскировать расхождение корректировкой.

Как исправить расхождения

Перед исправлением сделайте копию числовых итогов смены и определите источник: чек, обмен с ККТ, эквайринг, кассовый документ или складское движение. Затем меняйте первичный объект, который создал неверный итог.

• Чек не загрузился: восстановите обмен с кассой и повторно получите данные, контролируя отсутствие дубля.
• Неверный вид оплаты: исправьте чек или связанный документ по регламенту учета и повторите закрытие либо формирование отчета.
• Двойное списание: найдите два отчета по одной смене и определите корректный; пометка на удаление проведенного документа требует проверки связанных операций.
• Не тот склад: исправьте настройку кассы и документы, затем восстановите последовательность проведения.
• Возврат отсутствует: оформите возвратный чек и документ возврата с правильной сменой, оплатой и товаром.

Если смена уже закрыта фискально, ее нельзя просто «открыть обратно» на ККТ. Исправление выполняют допустимыми кассовыми документами текущей смены и учетными документами УНФ с сохранением связи между операциями.

Маркированные товары в розничном отчете

Для маркированного товара одной номенклатуры и количества недостаточно: код маркировки должен пройти проверку при продаже, попасть в фискальный чек и корректно изменить статус в системе маркировки. При возврате используют код возвращаемой единицы товара и проверяют возможность его повторного ввода в оборот.

Если отчет проведен, но марки не списаны или числятся в неверном статусе, проверьте чек, результат проверки кода, обмен с ОФД и оператором маркировки, а также уведомления УНФ. Не добавляйте код маркировки только в итоговый отчет: первичным источником остается кассовый чек.

Частые ошибки с отчетом о розничных продажах

• Отчет не сформировался. Смена не закрыта, чеки не переданы из РМК, нет связи с ККТ либо фоновый обмен завершился ошибкой.
• Сумма карт не совпадает. Сравниваются разные периоды, не учтен возврат, смешанная оплата, СБП или отмененная операция терминала.
• Наличные отличаются от кассы. В сверку ошибочно включены внесение, выемка или начальный размен.
• Товар списался дважды. По одной смене создано два проведенных отчета либо одновременно использованы несовместимые схемы отражения чеков и итогового документа.
• Возврат уменьшил деньги, но не вернул товар. Неверно указан склад, товар, характеристика или возвратный документ не проведен.
• Маркировка не прошла. Код не проверен в РМК, не передан в чек или обмен с системой маркировки завершился ошибкой.
• Документ не проводится. Проверьте обязательные реквизиты, состояние смены, остатки, серии, марки и сообщения журнала регистрации.

Частые вопросы об отчете о розничных продажах в 1С:УНФ