Инвентаризация в 1С:УНФ: пересчёт и оформление расхождений

Подготовка к инвентаризации в 1С:УНФ

До пересчёта завершите движения по проверяемому складу: проведите поступления, отгрузки, перемещения и производственные документы, относящиеся к моменту проверки. На время подсчёта остановите новые складские операции либо установите единый момент отсечения. Иначе учётное количество изменится между выгрузкой ведомости и вводом факта.

• определите организацию, склад, дату и ответственных;
• проверьте непроведённые и оформленные задним числом документы;
• разделите склад на зоны, если пересчёт выполняют несколько сотрудников;
• подготовьте сканер штрихкодов или печатный бланк без фактических значений;
• зафиксируйте правила подсчёта упаковок, характеристик, партий и серий.

Инвентаризацию проводят отдельно по каждому складу. Объединять в одном результате товары из разных мест хранения нельзя: излишек на одном складе и недостача на другом могут означать не пересортицу, а неоформленное перемещение.

Где создать документ «Инвентаризация запасов»

В текущей пользовательской документации 1С:УНФ операция находится в разделе «Склад» → «Инвентаризация». Создайте документ, укажите дату и проверяемый склад. В интерфейсе конкретного релиза название команды списка может отображаться как «Инвентаризации», но имя самого документа в актуальной документации — «Инвентаризация запасов». Если пункта нет, проверьте права пользователя и настройки складского учёта.

Склад → Инвентаризация → Создать

1. Указать склад и дату проверки
2. Заполнить табличную часть по остаткам
3. Зафиксировать фактическое количество
4. Записать документ и проверить отклонения
5. Создать документы по расхождениям

Не создавайте корректирующие документы до окончания пересчёта и проверки спорных позиций. Сначала сохраните единый согласованный результат инвентаризации.

Как заполнить учётные остатки

После выбора склада используйте команду заполнения табличной части по остаткам на складе. В зависимости от релиза и формы команда находится в меню «Заполнить» и формулируется как заполнение по складским остаткам. При большом ассортименте применяйте доступные в форме отборы по номенклатуре, группе или категории, но убедитесь, что совокупность отборов покрывает всю проверяемую зону.

Учётные данные нужно получать на согласованный момент проверки. Если после заполнения провели приход, расход или перемещение, обновите документ либо разберите это движение отдельно — не корректируйте учётную колонку вручную только ради совпадения с фактом.

Фактический пересчёт и ввод количества

Для «слепого» пересчёта распечатайте из документа бланк инвентаризации без подсказки ожидаемого количества, если такая настройка доступна в вашем релизе. Сотрудник считает товар по местам, записывает единицу измерения и идентифицирующие аналитики, после чего результат переносят в колонку «Количество». Программа рассчитывает отклонение между фактом и учётом.

• нулевой факт вводите явно — пустая строка не всегда означает подтверждённый ноль;
• считайте в единице, указанной в строке, с учётом коэффициента упаковки;
• добавляйте найденную номенклатуру, которой не было в заполненных остатках;
• повторно пересчитывайте все ненулевые отклонения другим сотрудником;
• не сворачивайте одинаковый товар с разными характеристиками, партиями или сериями.

Положительное отклонение означает излишек, отрицательное — недостачу. Нулевая разница подтверждает совпадение только в указанном разрезе учёта: одинаковое общее количество ещё не доказывает правильность распределения по сериям или местам хранения.

Излишки, недостачи и пересортица

Перед оформлением расхождений выясните их причину. Проверьте документы рядом с датой инвентаризации, незавершённые перемещения, неверно выбранный склад, единицы измерения, дубли карточек и ошибочно указанную серию. Если товар фактически переместили между складами, правильное действие — восстановить документальное движение, а не компенсировать его независимым списанием и оприходованием.

Когда расхождение подтверждено, разделите строки на излишки и недостачи. Для взаимосвязанных замен одного товара другим актуальная документация УНФ отдельно предусматривает документ «Пересортица запасов». Применяйте его только после подтверждения, что речь действительно о пересортице, а не о разных характеристиках или ошибке в исходных документах.

Оприходование излишков и списание недостач

Из документа инвентаризации выполните «Создать на основании» и сформируйте «Оприходование запасов» для положительных отклонений. Проверьте склад, номенклатуру, количество, характеристики, партии или серии, стоимость и корреспонденцию. Основание должно сохранять связь с инвентаризацией.

Аналогично создайте «Списание запасов» для отрицательных отклонений. Укажите корректную причину и корреспонденцию списания по правилам учёта организации. Автозаполнение не заменяет проверку: перед проведением сопоставьте строки документов с итоговой ведомостью.

Сначала согласуйте результаты и только затем проводите корректирующие документы. После проведения повторно сформируйте складской отчёт на ту же дату с учётом времени документов: подтверждённые расхождения должны быть закрыты, а новые отрицательные остатки — отсутствовать.

Склады, ячейки и серии при инвентаризации

Документ оформляется по выбранному складу. Если включён учёт по сериям, фактический остаток сверяйте по каждой серии: недостача одной серии не погашается излишком другой. То же относится к характеристикам и партиям — используемый набор аналитик зависит от настроек конкретной базы.

Ячейки в УНФ относятся к местам размещения внутри склада; в актуальной документации для работы с ними существует отдельная операция «Перемещение по ячейкам». Поэтому сначала выясните режим адресного хранения в вашей версии. Если инвентаризация фиксирует итог только по складу, расхождения размещения по ячейкам оформляйте соответствующим перемещением, а не складским оприходованием или списанием. Если форма вашего релиза показывает ячейку как аналитику строки, пересчитывайте и сверяйте каждую ячейку отдельно.

Как проверить результат отчётом

Для контрольной проверки используйте складские отчёты из раздела «Склад». В актуальной документации доступны, в частности, «Движение товаров по складам» с вариантом «Остатки по складу», «Остатки товаров», «Запасы», отчёт по отрицательным остаткам и отдельный отчёт по остаткам серий.

• сформируйте остатки непосредственно перед корректировкой и сохраните вариант отчёта;
• после проведения складских актов повторите отчёт с теми же датой, складом и отборами;
• проверьте движения по каждой спорной позиции до и после даты пересчёта;
• для серийной номенклатуры сопоставьте общий итог и детализацию по сериям;
• отдельно проконтролируйте отрицательные остатки и документы, введённые задним числом.

Частые ошибки при инвентаризации в 1С:УНФ

• Пересчёт при продолжающемся движении товара. Факт и учёт относятся к разным моментам, поэтому отклонения недостоверны.
• Неверный склад в шапке. Физически считают одно помещение, а остатки заполняют по другому месту хранения.
• Пропущены позиции с нулевым учётным остатком. Найденный товар нужно добавить в документ вручную.
• Пустое значение принято за ноль. Непересчитанная строка попадает в недостачу; подтверждённый ноль фиксируйте явно.
• Смешаны упаковки и единицы. Коробки заносят как штуки без пересчёта коэффициента.
• Свёрнуты серии или характеристики. Общий итог совпал, но аналитический учёт остался неверным.
• Проведена только инвентаризация. Остатки изменяют документы оприходования, списания или пересортицы, а не фиксация результата сама по себе.
• Расхождение исправлено без поиска причины. Неоформленное перемещение маскируют списанием и оприходованием, создавая неверные доходы и расходы.
• Использовано название документа из другой конфигурации. Ориентируйтесь на справку именно вашей версии УНФ и на документ «Инвентаризация запасов» в актуальной документации.

Частые вопросы об инвентаризации в 1С:УНФ