1С:Документооборот: как настроить шаблон процесса

Назначение шаблона процесса в редакциях 2.1 и 3.0

1С документооборот: шаблон процесса нужен для многократного запуска одинаковой обработки без ручного набора маршрута. Он фиксирует не экземпляр работы, а правило: какой объект обрабатывается, какие задания возникают, кому они назначаются, сколько длятся и от какого результата зависит следующий шаг.

В редакции 2.1 для цепочки разных типов работ используют шаблон комплексного процесса: в него включают связанные действия согласования, утверждения, регистрации, исполнения или ознакомления. В редакции 3.0 управление работами переработано: маршрут настраивают в шаблоне процесса как схему из действий и переходов. Поэтому названия команд, редактор маршрута и состав карточки между 2.1 и 3.0 не совпадают. Не переносите инструкцию по экрану одной редакции в другую; общий принцип маршрута сохраняется, а доступность действий зависит также от варианта поставки, включённых возможностей и прав пользователя.

Предмет процесса и параметры старта

Предмет — объект, ради которого запускается маршрут. Для примера это карточка договорного документа вместе с её актуальным файлом. Ограничьте применимость шаблона нужным видом документа, организацией или другими признаками, чтобы пользователь не запустил договорный маршрут для служебной записки.

• Наименование — «Обработка договора: согласование и регистрация».
• Предмет — договорной документ; файл должен храниться в карточке как актуальная версия.
• Инициатор — автор договора либо ответственный за договор.
• Условие доступности — нужный вид договора и заполненные обязательные реквизиты.
• Старт — вручную, по событию или автоматически по настроенному условию.

Автостарт настраивайте только после проверки ручного запуска. Для жёсткого запуска по шаблону типовой механизм предусматривает привязку к виду документа, условие автостарта, событие запуска и запрет изменения процесса пользователем. Конкретный набор событий и расположение настройки различаются по редакциям.

Действия и этапы обработки договора

Соберите маршрут от бизнес-результата, а не от списка сотрудников:

1. Согласование. Юрист проверяет условия, финансовый согласующий — сумму и расчёты, владелец бюджета — обязательства. Участники могут работать последовательно, параллельно или смешанно.
2. Подписание. Уполномоченное лицо подписывает согласованную редакцию. Способ подписания определяется принятым в организации сценарием и настройками электронной подписи.
3. Регистрация. Делопроизводитель присваивает номер и дату после подписания, если такой порядок установлен для вида документа.
4. Ознакомление. Ответственный менеджер и другие участники подтверждают, что ознакомились с зарегистрированным договором.

В 2.1 эти шаги оформляют как действия комплексного процесса. В 3.0 размещают действия на схеме и соединяют переходами. Не подменяйте подписание действием согласования: положительная виза подтверждает решение согласующего, но сама по себе не означает подписание договора уполномоченным лицом.

Предмет: договорный документ
Старт: после готовности проекта договора

1. Согласование: Юрист + Финансовый согласующий
   Согласовано      → 2
   С замечаниями    → 1 после доработки
   Не согласовано   → Завершение с отрицательным результатом
2. Подписание: Подписант
   Подписано        → 3
   Отклонено        → 1
3. Регистрация: Делопроизводитель
   Зарегистрировано → 4
4. Ознакомление: Ответственный менеджер
   Ознакомлен       → Завершение

Это спецификация маршрута, а не программный код и не универсальное имя объектов метаданных. Перенесите её в штатный редактор шаблона вашей редакции.

Исполнители, роли и сроки

В типовом процессе исполнителем может быть конкретный пользователь или роль, например «Юрист» или «Секретарь». Для устойчивого шаблона предпочитайте роли: при кадровой замене достаточно изменить состав роли, а не каждый маршрут. Конкретного сотрудника задавайте, когда полномочие действительно персональное, например для подписанта.

• назначьте владельца каждого действия и отдельно — контролёра всего процесса;
• проверьте, что роль разрешается в одного или нескольких подходящих исполнителей по правилам вашей базы;
• задайте срок действия и при необходимости общий срок процесса;
• учтите рабочий календарь, точность срока и порядок переноса просрочки;
• для параллельного согласования определите, ждёт ли маршрут всех участников.

Типовые процессы поддерживают общий срок и индивидуальные сроки участников; срок может задаваться с точностью до минут. Не обещайте «два рабочих дня», пока не проверены производственный календарь и правила расчёта сроков именно в используемой информационной базе.

Условия ветвления и повторное согласование

Каждая развилка должна проверять формализованный результат завершённого действия. Для согласования предусмотрите как минимум положительный и отрицательный исходы; вариант «Согласовано с замечаниями» направляйте дальше только тогда, когда регламент допускает подписание с такими замечаниями.

• Согласовано — переход к подписанию.
• Согласовано с замечаниями — к доработке или к подписанию по принятому регламенту.
• Не согласовано — завершение либо доработка и новый цикл согласования.
• Подписание отклонено — возврат ответственному и затем новый цикл согласования.

Для условий по сумме, организации, категории договора и способу подписания задайте явный маршрут по каждому значению, включая ветку «иначе». Иначе процесс может остановиться без подходящего перехода. Новый цикл должен сохранять историю прежних виз, а на согласование следует передавать актуальную версию файла.

Версии шаблона и ввод изменений в действие

Не исправляйте рабочий маршрут без фиксации версии. Скопируйте или создайте новую версию шаблона, укажите причину изменения, проверьте её и назначьте действующей с согласованной даты. Старую версию оставьте доступной для истории: она объясняет, по каким правилам были созданы ранее запущенные экземпляры.

Новая версия шаблона применяется к новым запускам. Уже активный процесс является отдельным экземпляром и не перестраивается автоматически вслед за шаблоном. Названия команды создания версии, признаки действия и порядок публикации зависят от редакции 2.1 или 3.0 и версии конфигурации, поэтому перед изменением сверяйте встроенную справку для установленного релиза.

Тестовый запуск шаблона процесса

Проверяйте новую версию на тестовом договоре и тестовых участниках. Если отдельного режима имитации в вашем релизе нет, запустите обычный процесс на специально созданном документе с ограниченным доступом и пометкой «ТЕСТ».

1. Заполните предмет, организацию, сумму, ответственного и приложите тестовую версию файла.
2. Запустите процесс вручную и убедитесь, что исполнители получили задания.
3. Пройдите положительную ветку до ознакомления и проверьте сроки каждого действия.
4. Повторите запуск для отказа, замечаний, возврата на доработку и граничной суммы.
5. Проверьте историю, версию файла, уведомления, завершение подпроцессов и итоговый статус.
6. Только после этого включите автостарт и запрет изменения маршрута, если они нужны.

Как изменить уже активный процесс

Правка шаблона не исправляет активный экземпляр. Сначала определите, что требуется: заменить исполнителя задачи, перенести срок, добавить участника, остановить ошибочный экземпляр или запустить новый маршрут. Доступные команды зависят от состояния задачи, полномочий пользователя и редакции.

Безопасный порядок: зафиксировать текущие выполненные действия и результаты, использовать штатные команды изменения исполнителя или срока, а при изменении самой логики — корректно завершить либо прервать ошибочный экземпляр и запустить новый по исправленной версии шаблона. Не редактируйте данные процесса напрямую в таблицах базы: это нарушает связи задач, историю и контроль завершения.

Частые ошибки при настройке шаблона процесса

• Смешаны инструкции для 2.1 и 3.0. В 2.1 ищут комплексный процесс, в 3.0 — схему действий; названия экранов нельзя считать одинаковыми.
• Не задан предмет или применимость. Шаблон доступен для неподходящих документов либо не заполняет предмет при старте.
• Исполнитель указан фамилией. После кадровой замены задачи уходят не тому сотруднику; используйте роль, где это допустимо.
• Нет перехода «иначе». Ни одно условие не срабатывает, и маршрут останавливается.
• Подписание заменено согласованием. Положительная виза ошибочно считается подписью договора.
• На новый цикл ушёл старый файл. Перед повторным согласованием не проверена актуальная версия вложения.
• Автостарт включён до теста. Ошибочный процесс массово создаёт задания по рабочим документам.
• Изменён действующий шаблон в ожидании исправить запущенное. Активный экземпляр продолжает идти по ранее созданной схеме.

Частые вопросы о шаблонах процессов