1С:Документооборот: файлы документа, версии и история

Как прикрепить файл к документу в 1С:Документооборот

Откройте карточку внутреннего, входящего или исходящего документа и перейдите к списку файлов. Выберите команду добавления с компьютера, укажите файл и дождитесь завершения загрузки. В зависимости от настроек базы также доступны создание из шаблона, загрузка со сканера, перетаскивание мышью и добавление нескольких файлов за один раз.

После загрузки откройте файл из карточки и проверьте содержимое. Понятное имя важнее локального технического названия: «Договор поставки № 18» легче отличить от приложений, чем «scan0004». Не добавляйте новую копию при каждой правке — это разрывает историю и мешает определить актуальный вариант.

В редакциях 2.1 и 3.0 расположение команд отличается, а доступные способы добавления зависят от настроек хранения и прав пользователя. Практический ориентир одинаков: работать нужно со списком файлов именно в карточке документа.

Карточка файла и его роль в документе

Карточка документа описывает деловой объект: вид, организацию, автора, номер, дату и маршрут. Карточка файла хранит сведения о конкретном вложении: имя, расширение, размер, автора, дату добавления, текущую версию и историю. Один документ может содержать договор, приложения, протокол разногласий и сканы, поэтому файл и документ — не одно и то же.

Роль файла объясняет его назначение: основной текст, приложение, оригинал, скан-копия или иной тип, предусмотренный настройками. Роли помогают участникам процесса не согласовать приложение вместо договора. Состав ролей и их названия задаются в конкретной информационной базе и могут различаться в 2.1 и 3.0.

Версии файла и блокировка редактирования

Чтобы изменить документ, используйте команду редактирования или получения файла для изменения. Система создаёт либо подготавливает следующую версию и фиксирует, кто занял файл. Блокировка защищает от параллельной правки: другой сотрудник может открыть содержимое для просмотра, но не должен сохранять конкурирующую редакцию поверх вашей.

1. Заблокируйте файл или откройте его на редактирование штатной командой.
2. Внесите изменения в локальном редакторе и сохраните документ.
3. Верните файл в базу как новую версию.
4. Укажите содержательный комментарий: что изменено и по какой причине.
5. Завершите редактирование и убедитесь, что блокировка снята.

Если сотрудник закрыл программу или потерял соединение, блокировка может остаться. Снимать чужую блокировку следует только после подтверждения, что у автора нет несохранённых изменений. Принудительное снятие обычно доступно ответственному пользователю или администратору.

Сравнение версий и история изменений

В истории версий выберите две редакции и запустите сравнение. Для поддерживаемых офисных форматов система может показать различия средствами установленного приложения или встроенного механизма. Если автоматическое сравнение недоступно, сохраните обе версии и сравните их в подходящей программе; изображения и сканы обычно проверяют визуально.

История отвечает на три вопроса: кто создал версию, когда она появилась и с каким комментарием. Она не заменяет журнал регистрации: история описывает редакции содержимого, а журнал помогает расследовать операции пользователей. Не удаляйте старые версии ради «порядка» — именно они подтверждают ход подготовки документа.

Как выбрать основной файл и актуальную версию

Основным назначают файл, который представляет документ при просмотре и запуске процессов. Если к договору приложены спецификация, доверенность и скан, основным должен быть актуальный текст договора. Перед отправкой на согласование проверьте, что основным не остался черновик или сопроводительное приложение.

Актуальной обычно считается последняя корректно сохранённая версия выбранного файла. Номер версии сам по себе не гарантирует готовность: откройте содержимое, проверьте реквизиты, комментарий и автора. После согласования создавайте следующую версию только по установленному регламенту, иначе согласованное содержание перестанет совпадать с текущим.

Шаблоны файлов и работа со сканами

Шаблон создаёт новый файл с заранее подготовленной структурой и может подставлять реквизиты карточки. Сначала выберите правильный вид документа и шаблон, затем заполните текст и сохраните результат в карточку. Не заменяйте общий шаблон ради одного договора: исправления в шаблоне повлияют на последующие документы.

При сканировании проверьте ориентацию и порядок страниц, читаемость подписей и печатей, отсутствие пустых листов, итоговый формат и размер. Многостраничный оригинал удобнее хранить одним PDF, если внутренний регламент не требует раздельных файлов. Скан-копию помечайте понятным именем и ролью; редактируемый проект и подписанный скан не должны выглядеть как взаимозаменяемые версии одного содержимого.

Права доступа к файлам документа

Доступ к файлу обычно наследуется от документа и зависит от организации, подразделения, грифа доступа, рабочей группы и ролей пользователя. Возможность видеть карточку ещё не всегда означает право открыть содержимое, изменить файл, удалить его или снять блокировку. Участник согласования должен иметь доступ до запуска процесса.

Если файл не открывается у одного сотрудника, сравните его права с правами коллеги, проверьте доступ к самому документу и ограничения по грифу. Не решайте проблему выдачей полной роли: предоставляйте минимальные полномочия через штатные группы и правила доступа. После изменения прав повторите проверку под учётной записью пользователя.

Удаление и восстановление файла

Удаление файла может означать пометку на удаление, перенос в корзину либо окончательное удаление — поведение зависит от редакции, настроек и прав. Если команда доступна, сначала убедитесь, что удаляется лишний дубль, а не основной файл с историей. Для исправления содержимого правильнее создать новую версию, чем удалять предыдущую.

Восстанавливайте файл штатной командой из корзины или списка удалённых объектов, если такой механизм включён. После восстановления проверьте привязку к документу, версии, признак основного файла и права. Если данные удалены окончательно, восстановление возможно только из резервной копии силами администратора; это уже операция над информационной базой, а не обычная команда карточки.

1. Открыть карточку документа и список файлов.
2. Выбрать основной файл и проверить текущую версию.
3. Сопоставить автора, дату и комментарий изменений.
4. Открыть содержимое перед запуском согласования.

Частые ошибки при работе с файлами документа

• Каждая правка загружается отдельным файлом. Используйте версии одного файла, иначе история распадается на дубли.
• На согласование уходит черновик. Откройте основной файл и его последнюю версию непосредственно перед запуском процесса.
• Файл остаётся заблокированным. Завершайте редактирование штатной командой; чужую блокировку снимайте только после проверки.
• Нет комментариев к версиям. Указывайте суть правки, а не «новая версия» — это ускоряет сравнение и аудит.
• Согласующий видит задачу, но не вложение. Проверяйте права на документ и содержимое до старта маршрута.
• Скан принят за редактируемый оригинал. Разделяйте роли проекта, подписанного оригинала и скан-копии.
• Удалена история вместо исправления. Сохраняйте предыдущие версии и добавляйте корректную редакцию следующей.
• Команды из инструкции не совпадают с интерфейсом. Учитывайте редакцию 2.1 или 3.0, настройки базы и доступную роль.

Частые вопросы о файлах документа в 1С:Документооборот