1С:Документооборот: как составить номенклатуру дел

Для чего нужна номенклатура дел в 1С:Документооборот

Номенклатура дел — систематизированный перечень дел, которые заводятся в организации, с указанием индексов, заголовков и сроков хранения. В 1С:Документооборот она помогает единообразно классифицировать зарегистрированные документы, закрепить ответственность за формирование дел, контролировать их наполнение и подготовить сведения для последующей архивной работы.

Начинайте не с механического переноса списка из таблицы, а с утверждённой в организации структуры. Укажите год, организацию и применяемую номенклатуру. Команды, названия справочников и расположение полей в редакциях 2.1 и 3.0 могут различаться, а доступность операций зависит от ролей и настроек подсистемы архивного дела.

Разделы, заголовки и индексы дел

Разделы обычно соответствуют подразделениям или направлениям деятельности, принятым в системе делопроизводства. Внутри раздела создают позиции дел. Заголовок должен конкретно описывать состав документов и вопрос деятельности: формулировка «Переписка с поставщиками по поставке оборудования» полезнее, чем «Разная переписка».

• Индекс дела идентифицирует позицию внутри номенклатуры; его формат устанавливает организация.
• Заголовок отражает вид и содержание документов, при необходимости — корреспондента, территорию или период.
• Раздел задаёт место позиции в иерархии, но сам по себе не заменяет подразделение и ответственного.
• Примечание используют для уточнений: переходящее дело, электронная форма, ограничение состава или другое принятое пояснение.

Не меняйте индексы уже используемых позиций без контроля дублей и ссылок документов. Перед загрузкой новой структуры проверьте уникальность индексов в пределах нужной номенклатуры и отсутствие одинаковых дел с разными формулировками.

Подразделение и ответственный за дело

Для каждой позиции определите подразделение, в котором формируется дело, и сотрудника, отвечающего за его ведение. Ответственный контролирует правильность отнесения документов, полноту дела, создание следующего тома и подготовку к закрытию. Это не обязательно автор документов или руководитель подразделения.

При реорганизации не подменяйте историческое подразделение во всех старых делах новым значением. Зафиксируйте, кто завершает открытые дела, а для новой структуры создайте позиции на соответствующий период. Права на просмотр карточек документов и права на работу с делом проверяются отдельно: назначение ответственного не гарантирует доступ ко всем документам ограниченного доступа.

Как указать и проверить сроки хранения

Срок хранения выбирают не по удобству и не только по названию документа. Основание определяют по содержанию, функции документа, действующему перечню типовых архивных документов, отраслевым перечням и внутренним нормативным документам организации. Для кадровых, бухгалтерских, договорных и управленческих документов могут применяться разные основания и условия исчисления срока.

В карточке дела зафиксируйте срок хранения и, если конфигурация или регламент это предусматривает, статью перечня либо иное основание. Не переносите номер статьи из чужой инструкции без сверки: редакции нормативных перечней меняются, а одинаковые бытовые названия документов могут относиться к разным функциям. Отметки «постоянно», «до минования надобности», «до замены новыми» и решения экспертной комиссии применяйте только тогда, когда такое основание действительно установлено для конкретного состава документов.

Дата закрытия дела и срок хранения — разные сведения. Начало исчисления срока устанавливается применимыми правилами архивного хранения и может зависеть от завершения дела, исполнения договора, прекращения действия документа или другого события. 1С хранит введённые реквизиты, но не заменяет правовую и архивную экспертизу.

Привязка видов документов к делам

Связь с видом документа помогает предлагать подходящее дело при регистрации или помещении документа в дело. Настраивайте её после утверждения видов: приказ по основной деятельности, кадровый приказ и приказ по административно-хозяйственным вопросам могут иметь сходные названия, но формироваться в разных делах и иметь разные сроки хранения.

Не делайте одну широкую позицию для всех внутренних документов. Для каждого вида проверьте организацию, подразделение, период действия, доступ и возможные исключения. Если один вид используется для разных функций, автоматической привязки недостаточно: уточняйте выбор по содержанию карточки или разделите вид по правилам учёта. После настройки проверьте на тестовых карточках, какое дело предлагается пользователю и можно ли выбрать ошибочную позицию прошлых лет.

Дела и тома: как вести наполнение в течение года

Позиция номенклатуры описывает, какие документы должны формировать дело. Фактическое дело или его том содержит документы конкретного периода. Новый том создают, когда текущий достиг установленного организацией предела объёма либо когда деление требуется по периоду или содержанию. Номер тома и даты его документов должны позволять восстановить последовательность без просмотра каждой карточки.

• помещайте документ только после проверки вида, даты, подразделения и содержания;
• не включайте в одно дело документы с разными сроками хранения без подтверждённого правила;
• исключайте лишние копии и рабочие материалы, если они не входят в состав дела по регламенту;
• проверяйте крайние даты и полноту тома перед его закрытием;
• для электронных документов сохраняйте связь карточки, файла и сведений о подписании.

Закрытие года и перенос переходящих дел

Перед закрытием года найдите открытые дела и тома, проверьте документы без дела, пустые позиции, крайние даты, количество единиц хранения и ответственных. Завершённое дело закрывают после того, как его состав проверен и новые документы в него больше не должны поступать. Простая смена года в интерфейсе не завершает делопроизводственный цикл.

Для нового года создают или копируют структуру номенклатуры, затем актуализируют подразделения, индексы, заголовки, виды документов и сроки хранения. Переходящее дело продолжается в следующем периоде, если это следует из характера вопроса и принятого порядка; перенос не означает бесконечное добавление документов в один том. Неактуальные позиции не удаляйте из истории — исключите их из новой номенклатуры, сохранив сведения прошлых лет.

Архив и поиск дел и документов

После закрытия дела проводят предусмотренную организацией экспертизу ценности, оформляют необходимые описи и акты, затем передают дела на архивное хранение либо готовят к уничтожению после истечения срока и выполнения обязательных процедур. Не уничтожайте документы только потому, что рассчитанная системой дата наступила: должны быть проверены основания, отсутствие ограничений на уничтожение и требуемое решение уполномоченных лиц или комиссии.

Искать дело удобнее по сочетанию года, организации, индекса, заголовка, подразделения, ответственного и состояния. Документ внутри дела ищите по регистрационным реквизитам и связанному делу; полнотекстовый поиск по вложениям может зависеть от индексации и прав доступа. Если результат пуст, уберите сохранённые отборы, расширьте период и проверьте, не находится ли документ в другом томе или в деле предыдущего года.

1. Выбрать организацию, подразделение и год.
2. Проверить индекс, заголовок и ответственного.
3. Указать срок хранения по утверждённому основанию.
4. Связать позицию с подходящими видами документов.

Частые ошибки при ведении номенклатуры дел

• Номенклатура создаётся без привязки к году и организации. В результате пользователи выбирают позиции не того периода или юридического лица.
• Индекс используют как случайный порядковый номер. Формат индекса должен соответствовать принятой структуре и оставаться однозначным в пределах номенклатуры.
• Заголовок не раскрывает состав дела. Формулировки «Общее» и «Разное» мешают классификации, поиску и экспертизе.
• Срок хранения копируют по похожему названию. Срок и основание проверяют по функции и содержанию документов в актуальных применимых источниках.
• В одно дело помещают документы с разными сроками. Это усложняет отбор и может привести к преждевременному уничтожению части документов.
• Вид документа привязан слишком широко. Автоподстановка направляет кадровые, договорные или управленческие документы в неверное дело.
• Новый том создают без закрытия и проверки прежнего. Появляются пересекающиеся даты, дубли и неопределённый состав.
• Прошлогодние дела просто переименовывают. Теряется история периода; новую номенклатуру следует формировать с сохранением предыдущей.
• Уничтожение запускают по дате из 1С без экспертизы. Система помогает учитывать сроки, но решение принимают по действующему порядку и подтверждённым основаниям.

Частые вопросы о номенклатуре дел в 1С:Документооборот