ЭДО в 1С: справочник с ИИ-помощником

ЭДО в 1С: что закрывает этот справочник

Помощник отвечает по материалам справочников 1С:ИТС «Справочник 1С-ЭДО» и «Электронный документооборот», а также по опубликованным материалам ФНС России и нормативным актам об электронной подписи и форматах электронных документов. Темы, которые спрашивают чаще всего: подключение к сервису 1С-ЭДО, идентификатор участника ЭДО, приглашения контрагентам, роуминг с абонентами других операторов, обмен УПД и счетами-фактурами, машиночитаемые доверенности и разбор ошибок обмена.

Порядок шагов в интерфейсе зависит от конфигурации и версии модуля ЭДО, поэтому в вопросе полезно указывать, в какой программе вы работаете: «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), «Управление торговлей», «Управление нашей фирмой», «1С:Клиент ЭДО 8» и т. д.

Что нужно для подключения 1С-ЭДО

По справочнику 1С-ЭДО для подключения и работы сервиса потребуется:

• программный продукт 1С с поддержкой ЭДО (список решений опубликован на сайте 1c-edo.ru);
• регистрация программы на Портале 1С:ИТС и сохранённый в программе логин интернет-поддержки (раздел «Администрирование» — «Интернет-поддержка пользователей»);
• криптопровайдер: поддерживаются КриптоПро CSP и VipNet CSP. Одновременная установка двух криптопровайдеров на одном рабочем месте не рекомендуется, а сертификат, выпущенный под один криптопровайдер, не работает с другим;
• усиленная квалифицированная электронная подпись от аккредитованного удостоверяющего центра — по требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (перечень аккредитованных УЦ — на сайте Минцифры России);
• доступ в интернет к ресурсам сервиса (1c.ru, login.1c.ru, 1c-edo.ru, edo-integration.1c.ru и другим — полный список портов и адресов приведён в справочнике);
• настройки обмена электронными документами в самой программе.

Как подключить организацию к 1С-ЭДО

Подключение выполняется из карточки организации: «ЭДО» — «Подключить организацию». Если команд ЭДО в карточке нет, их включают в «Администрирование» — «Обмен электронными документами» — «Обмен с контрагентами» (Сервисы ЭДО). Дальше помощник подключения просит:

• выбрать сертификат электронной подписи и ввести пароль к закрытому ключу (если пароль не устанавливался, поле оставляют пустым);
• получить новый идентификатор участника ЭДО — либо выбрать существующий, если организация уже была подключена: тогда ранее созданные настройки с контрагентами загрузятся из сервиса автоматически;
• выбрать оператора ЭДО из списка операторов, поддерживающих технологию 1С-ЭДО;
• проверить подставленные из карточки организации юридический адрес, код налогового органа и адрес электронной почты для уведомлений;
• заполнить назначение и описание учётной записи — их видят другие пользователи 1С при настройке связи;
• подписать регистрационные данные сертификатом.

После подключения обмен ещё не начинается: контрагенту нужно отправить приглашение и дождаться его подтверждения. Реквизиты своей инспекции можно уточнить в сервисе ФНС «Адрес и платёжные реквизиты вашей инспекции».

Идентификатор участника ЭДО: что это и где посмотреть

Идентификатор участника ЭДО — уникальный номер, который выдаёт оператор при регистрации в системе ЭДО. Он состоит из цифр и букв (первые три символа — идентификатор оператора, например 2AE) и по сути служит «адресом» организации в обмене: его запрашивают контрагент или оператор при настройке связи и роуминга. Передавать идентификатор лучше копированием, а не «перепечатыванием».

В программах 1С идентификатор смотрят так: справочник «Организации» — выбрать организацию — «ЭДО» — «Учётные записи» — открыть нужную учётную запись — вкладка «Основное», кнопка копирования справа от идентификатора. Справочник 1С-ЭДО подсказывает и где искать идентификатор контрагенту, работающему в другой системе: в Такском-Файлер — «Настройки — Идентификатор», в Астрал Онлайн — «Личный кабинет — Моя организация», в Saby ЭДО — «Конфигурация / Наша компания», в Диадок — «Реквизиты и настройки — Реквизиты организации».

Приглашения: как начать обмен с контрагентом

Обмен электронными документами начинается со взаимного согласия сторон, оформленного приглашением. Отправить приглашение можно из справочника «Контрагенты» по кнопке «ЭДО», а также при подготовке документов к отправке; предусмотрена и массовая отправка приглашений. Способ зависит от того, что известно о контрагенте:

• известен идентификатор участника ЭДО — приглашение адресуется точно в нужную учётную запись;
• известен только оператор ЭДО контрагента — оператор выбирается из списка;
• ничего не известно — приглашение отправляется на адрес электронной почты контрагента.

Входящие приглашения появляются в рабочем месте «Текущие дела ЭДО» после команды «Отправить и получить» — в группе «Приглашения»; чтобы начать обмен, приглашение нужно принять. Если документы и приглашения будут приходить от контрагентов, которых нет в базе, заранее включите флаг «Создавать контрагентов автоматически» («Администрирование» — «Обмен электронными документами» — «Обмен с контрагентами»). Ошибочно отправленное приглашение можно отозвать.

Роуминг: контрагент у другого оператора ЭДО

Если вы и контрагент подключены через операторов, входящих в сервис 1С-ЭДО (АО «Калуга Астрал» — идентификатор оператора 2AE, ООО «Такском» — 2AL, ООО «Линк-сервис» — 2BN, ООО «ЭТП ГПБ» — 2LB), роуминг настраивать не нужно: достаточно обычной настройки обмена по приглашению.

С абонентами операторов вне сервиса возможны два пути:

• автоматический роуминг по приглашению — для пользователей, выбравших при подключении оператора «Калуга Астрал», он работает с рядом операторов, поддерживающих эту технологию: СКБ Контур (Диадок), «Тензор» (Saby ЭДО), Эвотор ОФД, ЦРПТ (ЭДО Лайт), КОРУС Консалтинг СНГ (СФЕРА), ИНФОТЕКС Интернет Траст, СИСЛИНК (DOCLINK), Эдисофт (Ediweb) и другими;
• роуминг по заявке — с операторами ТаксНет (Транскрипт), LERADATA, E-com. Заявка формируется в форме «Отправка приглашения» (справочник «Контрагенты» — «ЭДО»): выбирается оператор контрагента, при необходимости прикладывается подписанный скан письма о выборе оператора, указывается e-mail вашей организации для уведомлений. Отправленную заявку видно в папке «Ждём согласия» рабочего места «Текущие дела ЭДО».

Частные случаи, о которых стоит знать заранее: с абонентами Эвотор ОФД и OFD.ru связь настраивается только приглашением с указанием идентификатора ЭДО контрагента; для обмена с абонентами ЭДО Лайт (ЦРПТ) нужно в личном кабинете ГИС МТ в разделе «Профиль — Операторы ЭДО» указать своего оператора и идентификатор ЭДО; если на приглашение абоненту Диадок пришла ошибка «Требуется запрос на роуминг от оператора», потребуется заявка на настройку роуминга с сайта 1С-ЭДО. Актуальный перечень операторов ЭДО ведёт ФНС России.

Почему не приходят документы от контрагента

Типовая причина — незавершённая настройка обмена. Ошибка «Не удалось распаковать пакет электронных документов. Не настроена связь с контрагентом» в «Текущих делах ЭДО» означает, что пакеты лежат в папке «Распаковать», потому что настройка получения документов не в состоянии «Присоединён» либо отсутствует: в пакете не заполнены обязательные поля (идентификаторы отправителя и получателя, контрагент).

• дождитесь перевода приглашения в статус «Присоединён» — данные заполнятся, и пакет распакуется;
• статус смотрите в настройке получения документов по контрагенту или на вкладке «Приглашения» Архива ЭДО;
• если статус долго не меняется, дело может быть в роуминговой связи — это повод обратиться в поддержку 1С-ЭДО;
• если ошибка сопровождается сообщением о неполученных приглашениях, ограниченных датой запроса, очистите «Начальные даты запроса данных у оператора ЭДО» в учётной записи ЭДО («Организации» — «ЭДО» — «Учётные записи» — «Ещё») и повторите «Отправить и получить».

Отдельный класс проблем — сертификат и криптография: непрослеживаемая цепочка до доверенного корневого сертификата, отсутствие сертификата на рабочем месте, неверный пароль к закрытому ключу, невалидные подписи в полученном документе. По каждой такой ошибке в справочнике 1С-ЭДО есть отдельная карточка — спросите помощника по тексту ошибки.

Отправка и получение электронных документов

Отправить документ можно из списка документов реализации или из карточки документа командой «ЭДО» — «Отправить электронный документ», а также кнопкой «Подписать и отправить» из карточки электронного документа или из папки «Исходящие» рабочего места «Текущие дела ЭДО».

Получение выполняется командой «Отправить и получить» в «Текущих делах ЭДО»; в клиент-серверном режиме получение можно поставить на расписание в настройках обмена. Поступивший документ попадает в папку «Утвердить», а вся история обмена — в «Архив ЭДО». На основании формализованного документа программа может создать документ учёта (например, «Поступление»), для неформализованного файла документ создают вручную и связывают с электронным по ссылке «Подобрать».

УПД, счёт-фактура и форматы ФНС

Формат электронного счёта-фактуры и документа об отгрузке товаров (выполнении работ, передаче имущественных прав, оказании услуг) утверждён приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Этот формат может выполнять три функции:

• СЧФ — только счёт-фактура;
• СЧФДОП — счёт-фактура и первичный учётный документ (аналог бумажного УПД со статусом «1»);
• ДОП — только первичный учётный документ.

УПД(СЧФДОП) состоит из двух файлов обмена: информации продавца (счёт-фактура с дополнительными сведениями) и дополнительной к счёту-фактуре информации покупателя. Файл покупателя может отсутствовать, если по гражданскому законодательству двусторонний документ о приёмке не требуется. Поскольку это формат счёта-фактуры, обмен идёт по Порядку выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утверждённому приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н.

Сервис 1С-ЭДО формирует документы во всех действующих форматах ФНС, включая формат по приказу ФНС России от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@. В типовых решениях формат подбирается автоматически под конкретного контрагента, при необходимости его меняют вручную в настройках отправки документов по этому контрагенту. Актуальный перечень утверждённых форматов публикует ФНС России.

МЧД: когда нужна машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной подписью доверителя (руководителя организации или ИП), который подтверждает полномочия физического лица подписывать документы от имени компании. По юридической силе МЧД равна бумажной доверенности, применять её можно с 1 марта 2022 года. Нормативная база — Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» с изменениями (в том числе № 476-ФЗ), приказы Минцифры России от 18.08.2021 № 856, № 857 и № 858, постановления Правительства РФ от 21.02.2022 № 222, № 223 и № 224.

По справочнику «Электронный документооборот» УКЭП, выданные коммерческими удостоверяющими центрами сотрудникам юридических лиц, действуют до 01.09.2024; с этой даты сотрудник, который подписывает документы от имени организации своим сертификатом физического лица, подтверждает полномочия перед контрагентом машиночитаемой доверенностью. Сроки обязательности неоднократно переносились законодателем (например, Федеральным законом от 19.12.2022 № 536-ФЗ), поэтому по своей ситуации сверяйтесь с первоисточником — помощник приводит ссылку на документ в ответе.

В решениях 1С подписание документов сертификатом физического лица с применением МЧД доступно начиная с версии модуля ЭДО 1.9.6 (в «1С:Бухгалтерии 8» — с версии 3.0.120). Переход состоит из трёх шагов: получить электронную подпись физического лица, оформить машиночитаемую доверенность и зарегистрировать сертификат представителя у оператора ЭДО. В самой МЧД можно ограничить полномочия представителя, доверенность можно передать контрагенту и отозвать.

Чего справочник не заменит

Помощник отвечает по документации и нормативным материалам, но не видит вашу информационную базу, учётную запись ЭДО и переписку с оператором: он не подскажет, что именно произошло с конкретным пакетом документов, и не выполнит настройку за вас. Вопросы, требующие данных вашей организации или вмешательства оператора, решаются в технической поддержке 1С-ЭДО. Если нужна доработка собственной конфигурации или расширения под ЭДО-сценарии — это задача для Консоли кода 1С: тот же ИИ работает внутри вашей базы, видит модули и показывает историю правок.